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BMD LEA - Leistungserfassung und -abrechnung

Leistungen aufzeichnen, verrechnen & auswerten

Tägliche Arbeitsberichte bestehen aus Stunden- und Kostenpositionen mit Kontroll- und Änderungsmöglichkeiten. Viele Detailinformationsfenster, die Informationen zu Soll-Ist-Stunden, abgeschlossene Tage, etc. stehen direkt bei der Leistungserfassung zur Verfügung. Erfasste Leistungen können in einem Honorarvorschlag gebündelt aufbereitet werden. Automatisierte Arbeitsschritte sparen Zeit und Kosten. Alle erfassten Leistungen können individuell bewertet werden.

 

Der Honorarvorschlag kann in verschiedenen Varianten und nach verschiedenen Auswahlkriterien erstellt und beliebig verändert werden. Die gestaltbaren Honorarnoten werden automatisch in die FIBU übernommen. Zahlscheindruck oder Bankeinzug mittels Datenträger stehen zur Verfügung. Auswertungen können sowohl am Schirm als auch am Drucker ausgegeben oder exportiert werden.

 

Weiters stehen Ihnen zahlreiche Auswertungen, Statistiken und Analysen auf Knopfdruck zur Verfügung. Deckungsbeiträge werden auf Klienten-, Mitarbeiter- und Tätigkeitsebene ermittelt.

 

Sperrmechanismen in allen Programmen verhindern den unbefugten Zugriff auf die Daten der LEA.

 

Die volle Integration in CRM, Kostenrechnung und Zeiterfassung trägt ebenso zum erfolgreichen Einsatz der Software bei, wie die Einfachheit in der Bedienung.

Leistungen aufzeichnen

Möglichkeiten der Leistungserfassung

Verschiedene Erfassungsmöglichkeiten werden angeboten:

  • Leistungen mitstoppen 
  • Leistungen aus Terminen übernehmen 
  • Leistungen via Internet aufzeichnen (WebLEA)
  • Täglich erfassen und wöchentliche Erfassung
  • In Stunden, Minuten oder auch von-bis-Uhrzeit

Das LEA-Paket bezieht die Abrechnungsdaten

  • aus der täglichen Arbeitsberichterfassung und 
  • aus der Übernahme der Kosten aus der Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnung, Postverwaltung, sowie 
  • Telefonkosten aus dem Telefonprotokoll oder aus einem Telefonkosten-Aufzeichnungssystem.

Arbeitsbericht und Datenübergabe

  • Erfassen des täglichen Arbeitsberichtes bestehend aus Stunden- und Kostenpositionen mit Kontroll- und Änderungsmöglichkeiten
  • Ausdruck der Arbeitsberichte über voreingestellte Reportgeneratoren mit jeder beliebigen Sortierung, Gruppierung und Detailinformation!
  • Viele Detailinformationsfenster, welche Aufschluss über Zeitbuchungen, Soll-Ist-Stunden, abgeschlossene Tage etc. geben
  • Übernahme der EDV-Kosten (Druckzeilen), Buchungszeilen und abgerechnete Dienstnehmer mit kundenspezifisch hinterlegbaren Konditionen
  • Kostenübernahme aus Telefonsystemen mit automatischer Kontierung aufgrund der Telefonnummer, manuelle Bearbeitung möglich
  • Übernahme von Zeiten aus Terminen, Telefonprotokollen, Aufgaben, Postbearbeitung, manuelle Bearbeitung möglich
  • Evidenzhaltung von Arbeitsgängen
  • Automatischer Leistungstausch für interne Gegenverrechnungen
  • Urlaubs- bzw. Zeitausgleichsverwaltung
  • XML-Austausch von Filialdaten für dezentrale Tätigkeitsaufzeichnung- und -verrechnung 
  • Kontrolle der Arbeitsberichtsabgabe der Mitarbeiter durch neues Tagesabschlusskonzept

Web Leistungserfassung

Die Web Leistungserfassung ermöglicht die komfortable Erfassung von Stunden und Spesen und deren Zuordnung auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten. Eine variable Definition der Eingabefelder ist ebenso möglich, wie Soll-Ist-Vergleiche für Tag, Woche und Monat. Als Benutzer/in arbeiten Sie auf der zentralen Datenbank und sind auch dort eingeloggt.
 

Leistungen verrechnen

Stammdaten Erfassen

  • Stammdatenhaltung von Klienten nach Firmenstandorten getrennt oder firmenübergreifend – jeder Klient existiert nur einmal, kann aber von jeder Ihrer Firmen „vertreten" werden.
  • Gliederung in Tätigkeiten, Tätigkeitsgruppen und Tätigkeitshauptgruppen für Fakturierung und Auswertungen, wobei die Tätigkeiten statistisch auf Klienten, Profitcenter, Abteilungsleiter und Geschäftsführer zugeordnet werden können.
  • Durchgängige Führung und Verwendbarkeit von Projekten (Planung, Budgetierung, Checkliste, Erledigung, Fakturierung, Kostenrechnung Auswertung)
  • Stundensätze für jede Kombination von Zeiträumen, Mitarbeiter, Kunden(konzerne), Projekte, Tätigkeitsgruppe und Tätigkeit
  • Artikelpreise für Buchungszeilen, Dienstnehmerabrechnung, Ausdruckzeilen, KM-Gelder, Diäten usw., deren Preis und Anwendung je Kunde und Geltungszeitraum definiert werden kann, wobei auch Staffelpreise möglich sind.
  • Umlageverfahren für die Kombination stundenbezogener Selbstkosten mit mengenbezogenen Fixhonoraren
  • Nachlässe, Auf- und Abschläge pro Klient und Tätigkeit in Prozent
  • Honorarpauschalen je Klient, Projekt, Tätigkeitsgruppe und Zeitraum, wobei diese über eine Pauschalvorlage erzeugt werden können.
  • Textbausteine für Projektarten, Projekte, Tätigkeitsgruppen, Tätigkeiten und Artikel für die Honorarverrechnung

Fakturierung

  • Erstellen eines Honorarvorschlages mit Selektion der abzurechnenden Klienten und Tätigkeiten, oder von fertig gestellten Leistungen
  • Teil- und Schlussrechnungsautomatik
  • Ausdruck von Honorarvorschlägen und Leistungsverzeichnissen in jeder Sortierung, Gruppierung und Detailtiefe
  • Ändern des Honorarvorschlages im Dialog mit laufender Anzeige des Deckungsbeitrages, Um- und Ausbuchungen, Gruppenumbuchungen, Sperren von Abrechnungspositionen, Gruppenbildung für den Ausdruck der Honorarnote, Akonto, Teilrechnung, Gutschrift, Nachlass, Rückblick auf die letzten Honorarnoten bzw. Vorjahreshonorarnoten, Texterfassung für Erläuterungen je Tätigkeit und sichtbare Wertgebühreingabe, ...
  • Gleichzeitige Abrechnung mehrerer HN für einen Klienten (Honorieren auf mehreren Ebenen)
  • Stornieren und Ausbuchungen, Umbuchungen mit Protokoll
  • Nachträgliche Änderungsmöglichkeit von Arbeitsberichten
  • Vollkommen frei gestaltbare Honorarnote inkl. Kanzleibezeichnung, Logos, Festlegung der Ausdruckanzahl
  • Automatische Archivierung der Honorarnoten samt Registrierung im Postausgang
  • Aufruf der Fakturierungs-Grundlagen (Honorarvorschlag) direkt aus der archivierten Honorarnote
  • Druck vollständig ausgefüllter Zahlscheine und Bankeinzüge
  • Bankeinzug über Datenträger
  • Frei gestaltbares Leistungsverzeichnis als Beilage zur Honorarnote
  • Ausdruck von Honorarnotenlisten mit Deckungsberechnung
  • Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
  • Abrechnungsvorgang nach Vorständen oder Honorarbereichen sowie nach Sammelprojekten organisierbar
  • Wahlweise zentrale oder dezentrale Fakturierung mittels Bearbeitungsstatus von Honorarnoten (Entwurf, Fertig, mit Rechnung gedruckt, Verbucht, Verspeichert …)
  • Aufrollung bereits abgerechneter Honorarnoten mit eventueller Stornierung in der Finanzbuchhaltung und Ausdruck von Gutschriften
  • Erledigung beliebig vieler Honorarnoten in einem einzigen Arbeitsschritt (Rechnungsstapel)

Leistungen auswerten

Alle Auswertungen können mit einem leistungsstarken Ausdruckgenerator in beliebiger Sortierung, Gruppierung und Verdichtung ausgedruckt werden. Die Vorgaben sind verspeicherbar und es können beliebig viele Filtereinstellungen je Auswertung definiert werden. Dadurch ergibt sich eine unendliche Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten der NTCSLEA.


Über die Anlage einer Stapelauswertung können mehrere Auswertungen, 'zeitgleich' über ein einziges Abfragefenster gestartet werden.


Auch in Berichten können Auswertungen eingefügt werden, um diese mit diversen Kennzahlen zu vervollständigen. Selbstverständlich werden viele sinnvolle, häufig geforderte Ausdrucke bereits fix und fertig vordefiniert von BMD ausgeliefert!
 

Auswertungen Kundenkarteiblatt

  • Honorarübersicht und Honorarstatistik
  • Offene Leistungen bzw. Berechnung der offenen Leistungen zu einem bestimmten Stichtag
  • DB2-Liste je Klient und Tätigkeit - Liste der verrechneten und der verrechenbaren Beträge
  • Monats- und Jahresbericht je Klient
  • Darstellung des internen Leistungstausches bewertet nach verschiedenen Stundensätzen
  • Teamverrechnung (interner Leistungstausch) detailliert oder kumuliert mit internem DB
  • Urlaubstabelle mit Berücksichtigung des jährlichen Urlaubsanspruches nach Arbeits- und Kalenderjahr
  • Honorarstatistik im 12-Monatsraster mit Zeilenverrechnung (Fibu, Bilanz) und abgerechnete Dienstnehmer
  • Mitarbeiterstatistik - Leistung und Honorar je Tätigkeitsgruppe mit Summe der Haupttätigkeitsgruppen für verrechnete und nicht verrechnete Leistungen, Kosten je Tätigkeitsgruppe in unproduktiven Bereichen pro Monat oder kumuliert
  • Mitarbeiterbewertung als Hilfe zur Berechnung der tatsächlichen Kosten der Mitarbeiter
  • Jahresumsatzliste je Mitarbeiter, Klient und Tätigkeitsgruppe mit entsprechenden Summenbildungen
  • Wahlweise Darstellung als Tabelle oder Diagramm, standardmäßig als 12-Monats-Ansichten verfügbar!
  • Abfrageprogramm mit allen LEA-Daten in unterschiedlichen Darstellungen wie
    • Leistungsübersichten
    • Offen per Stichtag
    • DB-Ansichten
    • Unproduktiv Aufgliederung
    • Bestandsveränderung
    • Jahresvergleich
    • Arbeitsauslastung
    • Zeilen- und Dienstnehmerverrechnung
       

Zusatznutzen

  • einfache Anpassung der unterschiedlichen Auswertungen, wie z.B.:
    • Was macht der Mitarbeiter wie lange?
    • Wie viel Zeit wird für Projekte aufgewendet?
    • Wie viel Zeit steht für einzelne Arbeiten zur Verfügung?
  • Datenexport nach Excel für sämtliche Auswertungsprogramme
  • Bildschirm-Abfragen
  • Alle Abfragen sind beliebig filter- und sortierbar, sowie in bewährter Top-Down Architektur bis in das letzte Detail ansehbar.

Registrierkassensicherheitsverordnung – Registrierkassa in der LEA

Schnittstelle zur technischen Sicherheitseinrichtung – Machen Sie die Leistungsverrechnung RKSV fähig

Für Barkfakturen, -akontoforderungen, usw. bietet diese Schnittstelle für Anwender der NTCS LEA, konform zur ab 1.1.2016 geltenden Kassenrichtlinie über die WWS-Kassenfunktionalität mit Kassenbelegnummer und anderen gesetzlich vorgeschriebenen Informationen zu bedrucken samt der benötigten Funktionalität für Kassen für Saldovortrag, Tages-, Monats- und Jahresabschluss.


Mehrere virtuellen Kassen können geführt werden.

 

Zahlungen sind bei, vor und nach der Rechnungserstellung jederzeit möglich.

Stundensatzkalkulation/Selbstkostenerrechnung

Die LEA Stundensatzkalkulation dient dazu, Selbstkosten oder Herstellkostensätze mittels Formeln aus der BMD-Kostenrechnung zu ermitteln und in die NTCS LEA zu übernehmen. 


Sie hinterlegen Gliederungsschema, Gliederungstext, Umlagevariante und Stundensatzart. Es erfolgt die periodische (monatliche) Berechnung aller Kosten des Gliederungsschemas, dividiert durch alle Leistungsstunden. Nun wird der bisher gültige Herstell- oder Selbstkostensatz ersetzt. Anhand der neuen, aktuellen Sätze findet die Neuberechnung der Selbstkosten oder Herstellkosten seit Beginn des Wirtschaftsjahres statt.

 

Daher ist während des Wirtschaftsjahres auch eine kontinuierlich verbesserte Darstellung der Selbstkosten, Herstellkosten und des Deckungsbeitrags in der NTCS LEA gewährleistet.

Filialbetrieb/Filialoptimierung

Ihre Software für mehrere Standorte: Filialspezifische Funktionen

Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, egal ob mit nur EINER oder mehreren Datenbanken, können mit diesem Paket filialspezifische Funktionen eingestellt werden:
Einschränkung von Projekt- und Mitarbeitersuchroutinen. Sie steuern, wer welche Projekte verwenden darf, z. B. Mitarbeiter der Filiale 1 primär vor allem die Projekte der Filiale 1.


Je Filiale können bei Bedarf eigene Stundensätze hinterlegt werden. 

 

Führen Sie Auswertungen ganz einfach entweder für Ihr gesamtes Unternehmen oder je Filiale aus.
 

Einfacher Leistungstausch zwischen Filialen

Sie wickeln Ihren Filialbetrieb mit mehreren Datenbanken ab? Sie können mit dieser Software ganz einfach Leistungen von Filiale zu Filiale „schicken“. Zum Beispiel, wenn die Leistungen in einer Filiale entstehen, aber in einer anderen abgerechnet werden sollen. Ihr Vorteil: Vollautomatisch (d. h. vollständig ohne Manipulation durch einen Anwender) können die Daten in die andere Filiale „geschickt“ werden. Bei LEA-Software eine Selbstverständlichkeit: Alle Auswertungen berücksichtigen die Besonderheiten des Leistungstausches zwischen Filialen.
 

Interner Leistungstausch

Der LEA Leistungstausch dient zur Abwicklung einer Darstellung von Leistungen, die zwischen Profitcentern, Kostenstellen und dergleichen erbracht werden. Diese Ergebniskorrekturen können ausgewertet und als Grundlage für gegenseitige Fakturierung oder KORE-Belastungen verwendet werden.

Hinterlegung von Regeln für einen Leistungstausch für jede Kombination von Geschäftsführern und Abteilungsleitern

Diese Regeln können je Zeitraum, Geschäftsführerkombination, Abteilungsleiterkombination auf Basis dreier unterschiedlicher Stundensätze geführt werden (Selbstkostensätze, Herstellkostensätze, Verrechnungssätze).
 

Hinterlegung von speziellen Leistungstausch-Stundensätzen 

Diese Hinterlegung kommt zum Einsatz, wenn bestimmte Mitarbeiter (von Geschäftsführer/Abteilungsleiter A) Leistungen für bestimmte Projekte (von Geschäftsführer/Abteilungsleiter B) erbringen.
 

Bewertung

Es erfolgt die Bewertung aller LEA-Auswertungen mit dem derart ermittelten Stundensatz (Stundenanzahl * ermittelter Stundensatz) beim Zutreffen einer auswählbaren Leistungstauschbedingung.
 

LEA + / Abrechnung Kanzleiverbund

LEA-Plus bündelt mehrere unterschiedliche und voneinander unabhängige Funktionen:
 

Gegenverrechnungsregeln

Sie können Gegenverrechnungsregeln definieren mit denen bestimmt wird, zu welchen Bedingungen Firmen eines Firmenverbundes Leistungen untereinander verrechnen. Dabei entstehen (Im Gegensatz zum Paket LEA-Leistungstausch) tatsächlich „doppelte“ Umsätze in den Buchhaltungen. Es gibt einen „Außenumsatz“ bei der projektführenden Firma und einen „Innenumsatz“ bei der mitarbeiterführenden Firma. Das Honorar der mitarbeiterführenden Firma wird zu Selbstkosten der projektführenden Firma.
 

Auswertung Außenumsatz/Innenumsatz

In allen LEA-Auswertungen ist es selbstverständlich möglich, Außenumsatz (externe) und Innenumsatz (interne) getrennt und/oder gemeinsam auszuwerten.
 

Individualisierte Gliederung/Darstellung von Umsätzen

Mit Umsatzzeilen können Sammelprojekte bzw. deren Projekte innerhalb einer Abteilung übergliedert werden. Das ermöglicht in den LEA-Auswertungen eine für den Abteilungsleiter individualisierte Gliederung/Darstellung von Umsätzen ohne dabei die „richtigen“ Kunden- oder Konzerndaten manipulieren zu müssen 
 

Unterperioden

In der LEA-Periodenverwaltung ist es möglich, mit Unterperioden zu arbeiten. Damit können innerhalb eines Auswertungsmonats beliebig oft Auswertungszustände „eingefroren“ und somit jederzeit rekonstruiert werden.
 

Telefongebührenabrechnung

Damit können Schnittstellendateien zur Weiterverrechnung von Kundentelefonaten an die Kunden in die Leistungserfassung importiert werden. Diese Schnittstellendateien müssen von der Telefonanlage im CSV- oder im TXT-Format bereitgestellt werden.

 

Zunächst sind die Importeinstellungen zu treffen (Anpassung an die Datei des Herstellers der Telefonanlage) wie Standard-Artikelnummer, Standard-Mitarbeiternummer, Artikelpreis, Standard-Buchungstext. Wenn die Telefonanlage die Unterscheidung von Privat-Telefonaten und geschäftlichen Telefonaten unterstützt, dann ist auch das möglich.

 

Es gibt eine Zusammenfassung aller Telefonate je Kunde und Zeitraum, um eine unnötig aufgeblähte Datenmenge zu verhindern. 
 

BMD Business Software – die richtige Wahl für Ihr Unternehmen!

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Musterausdrucke

Gerne können Sie sich unsere Musterausdrucke zu allen Bereichen herunterladen. Geben Sie uns dazu bitte Ihre Daten bekannt. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in den Downloadbereich der Musterausdrucke.

 

Zu den Musterausdrucken

© BMD Systemhaus GesmbH | Sierninger Straße 190 | A-4400 Steyr | bmd@bmd.at | +43 (0)50 883 oder 0043 7252 883



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