Vom Flickwerk zur zentralen Lösung

Die Fernwärme St. Pölten GmbH versorgt seit vielen Jahren Haushalte und Großabnehmer zuverlässig mit Fernwärme und Warmwasser. Neben dem sicheren Netzbetrieb gehören Nachhaltigkeit, Umweltfreundlichkeit und Kundenzufriedenheit zu den Kernzielen des Betriebs.

Um diese Ziele auch in Zukunft bestmöglich zu erreichen, entschied sich die Geschäftsführung für eine groß angelegte Digitalisierung der internen Prozesse. Vor der BMD Neueinführung mit den Modulen Customer Relationship Management, Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Human Resources Management arbeiteten die Mitarbeitenden mit mehreren Programmen und Excel-Listen, die fehleranfällig und teilweise schwer zu warten waren. Auch mussten die Mitarbeitenden viele Abläufe manuell abwickeln, was nun nicht mehr notwendig ist.

Digitalisierung im Arbeitsalltag

Mit der Einführung von BMD gibt es jetzt ein zentrales System, in dem alle Kernprozesse zusammenlaufen. Das gesamte Team arbeitet auf einer gemeinsamen Datenbasis und kann Informationen schneller austauschen, was den Arbeitsalltag deutlich zum Positiven verändert hat.

Im Customer Relationship Management laufen kaufmännische und mitarbeiterbezogene Prozesse digitalisiert in einem System zusammen. Über das integrierte BMD Dokumentenmanagement werden auch Dokumente zentral abgelegt und mit den Stammdaten verknüpft. Dank Berechtigungssystem ist individuell geregelt, welche Mitarbeitende bzw. Teams Zugriff auf welche Informationen haben. Mit der BMD Eingangsrechnungskontrolle ist das Belegwesen jetzt großteils papierlos und digitale Rechnungen können im Workflow transparent bearbeitet und freigegeben werden.

Weniger händische Arbeit dank Automatisierung

Im Rechnungswesen hat BMD nicht nur ein Altsystem, sondern darüber hinaus mehrere Excel-Listen abgelöst, die fehleranfällig waren. Intelligente Funktionen wie z. B. Automatikbuchungen und Abgrenzungslogiken reduzieren die manuelle Arbeit. Auf Knopfdruck können die Mitarbeitenden der Fernwärme St. Pölten klar strukturierte Reports und Auswertungen abrufen.

Dadurch, dass die Anlagenbuchhaltung direkt mit der Finanzbuchhaltung verknüpft ist, sind Arbeitsschritte eingespart, die früher doppelt durchgeführt werden mussten. In der Warenwirtschaft ersetzt BMD ebenfalls unterschiedliche Excel-Dateien. Mit der Verbindung aus Kasse, Materialwirtschaft, Einkauf, CRM und Rechnungswesen bildet die neue BMD Lösung ein in sich geschlossenes ERP-System, dass Routinearbeiten auf vielen Ebenen reduziert, automatisiert und vereinfacht.

Neues System bietet Vorteile für Unternehmensleitung, Mitarbeitende und Steuerberatung

In der Lohnverrechnung setzt die Fernwärme St. Pölten inzwischen ebenfalls auf BMD. Davon profitiert auch die Steuerberatung, die die Lohnverrechnung weiterhin extern betreut und ebenfalls mit BMD arbeitet. Mitarbeitende der Fernwärme und Sachbearbeitende der Steuerberatung können je nach Berechtigung direkt auf relevante Daten zugreifen, während diese zentral auf dem eigenen Server der Fernwärme liegen.

Im Bereich Zeiterfassung konnte mit BMD erstmals ein Gleitzeitsystem für alle Mitarbeitenden eingeführt werden. Die Berechnung der Gleitzeiten erfolgt automatisch, was die Verwaltung entlastet. Wesentlich mehr Transparenz gibt es jetzt im gesamten Schichtdienstsystem, das neu über die BMD Planungsübersicht abgebildet ist. Hier ergeben sich Vorteile daraus, dass alle Informationen in einem integrierten System zusammenlaufen: Von der Schichtplanung über die Buchungen in der Zeiterfassung bis hin zur Bewertung von Zulagen und Überstunden sowie deren Übergabe in die Lohnverrechnung entsteht eine durchgängige, digitale Prozesskette.

Schnelle Umsetzung, effektive Kooperation

Die Umsetzung des Softwareprojekts gelang erfolgreich, was insbesondere an der guten Kooperation zwischen dem BMD Projektmanagement-Team und den Mitarbeitenden der Fernwärme St. Pölten lag.

so Andrea Schauflinger (Projektleitung, BMD). Das bestätigt auch Kollege Thomas Kleindessner:

Fernwärme-Geschäftsführer Anton Waxenegger zeigt sich sehr zufrieden: 

Mitarbeitende entlastet und Effizienz gesteigert

Dank Automatisierungen und dem hohen Integrationsgrad der BMD Software sind die Mitarbeitenden der Fernwärme St. Pölten im Arbeitsalltag entlastet. Nicht nur händische Eingaben, sondern auch Fehlerrisiken sind automatisch reduziert, während viele Abläufe strukturierter und einfacher gestaltet sind.