Thomas Schlinger, Lenka Binding, Helene Roselstorfer

Fonds der Wiener Kaufmannschaft & BMD: Effizienz durch Integration

Mehr Effizienz, weniger Fehler und klare Abläufe: Der Fonds der Wiener Kaufmannschaft hat mit BMD interne Strukturen umfassend modernisiert und setzt nun auf durchgängig digitalisierte Prozesse, die Kosten senken und Transparenz schaffen.

Mit BMD zur vollen Integration

Der Fonds der Wiener Kaufmannschaft ist seit dem 19. Jahrhundert eng mit der Entwicklung des Wiener Handels verbunden. Heute ist die Non-Profit-Organisation mit ihrem wirtschaftsorientierten Aus- und Weiterbildungsangebot als führender privater Schulbetreiber in Österreich tätig und leitet mehrere renommierte Bildungs- und Pflegeeinrichtungen. Zentrale Aufgabe ist es dabei, die betriebenen Institutionen zukunftsorientiert und nachhaltig zu führen und dem Fortschritt entsprechend weiterzuentwickeln.

Früher arbeiteten die Mitarbeitenden des Fonds mit mehreren isolierten Programmen, was viele Systembrüche zur Folge hatte. Auch war die fortführende Betreuung durch die unterschiedlichen Hersteller im Falle rechtlicher Änderungen oder Updates nicht immer gegeben.

Für BMD haben wir uns aus mehreren Gründen entschieden. Einerseits können wir mit dem Fokus auf Vollintegration alle Unternehmensbereiche zusammenfassen. Andererseits ist BMD ein österreichischer Hersteller und Dienstleister, dessen Softwareanwendungen im Lehrplan der von uns geführten Schulen verankert ist. Im Rahmen der Kosten-Nutzen-Analyse war BMD nicht zuletzt auch der Bestbieter.

Thomas Schlinger (Leitung Einkauf, IT & Facility Management, Fonds der Wiener Kaufmannschaft)

Standardisierte Daten, Dokumente und Abläufe

Neu eingeführt wurde eine BMD Lösung mit den Modulen Customer-Relationship-Management (CRM), Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Human Resources Management. Mit dem BMD CRM steht dem Fonds der Wiener Kaufmannschaft jetzt ein einheitliches System zur Verwaltung von Stammdaten zur Verfügung. Über das integrierte BMD Dokumentenmanagement können darüber hinaus auch Dokumente digital gemanagt werden. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept sorgt dabei stets für klare Rollen und individuell angepasste Zugriffsmöglichkeiten.

Alle im CRM bzw. DMS abgespeicherten Informationen lassen sich zentral pflegen und verwalten. Die strukturierte Archivierung von Daten und Dokumenten macht die Suche bzw. das Wiederauffinden wichtiger Informationen deutlich einfacher. Nicht zuletzt ist auch die Schulgeldverrechnung in BMD zentralisiert, was die damit verbundenen Prozesse vereinfacht und nachvollziehbar macht.

Durchgehende Transparenz im Rechnungswesen

Im Rechnungswesen hat der Fonds ein Altsystem durch BMD ersetzt, wobei die Buchhaltungs- und Kostenrechnungsdaten der letzten zehn Jahre direkt ins neue System übernommen werden konnten.

Bereits die Standardlösung von BMD deckt einen weiten Unternehmensbereich ab. Besonders vorteilhaft ist die laufende Aktualisierung des Programms an rechtliche Veränderungen.

Thomas Schlinger (Leitung Einkauf, IT & Facility Management, Fonds der Wiener Kaufmannschaft)

Im Vergleich zu früher gibt es nun durchgehend transparente Abläufe in der Buchhaltung. Buchungsbelege werden digital bei den Buchungen gespeichert und können bei Bedarf sowohl in der FIBU als auch in der Kostenrechnung aufgerufen werden. Mit der BMD Eingangsrechnungskontrolle prüfen berechtigte Mitarbeitende eingegangene Rechnungen ab sofort digital und geben diese über transparente Workflows frei. Weitere Arbeitserleichterungen gibt es bei der Kassenbuchführung, durch Automatisierungen im Zahlungsverkehr und dank der digitalen Belegverarbeitung. Weitere Vorteile bringt die direkte Verbuchung des Lohnbelegs in der Finanzbuchhaltung.

Detailliertes Projektcontrolling dank BMD

Vereinfachungen gibt es auch in der Anlagenbuchhaltung: Alle Anlagegüter wurden aus dem Vorsystem in BMD übernommen und lassen sich dort nun wesentlich effizienter verwalten. So erfolgen AfA-Buchungen direkt in der Finanzbuchhaltung, sind aber gleichzeitig in der Anlagenbuchhaltung jederzeit abrufbar. Automatisierte Anlagensummenkontrollen und aktualisierte Berichte geben den Verantwortlichen jederzeit den Überblick.

Außerdem ist mit BMD jetzt ein umfassendes Projektcontrolling möglich, da alle relevanten Informationen – wie Bestellungen, Rechnungen und Budgetwerte – auf Projektebene zentral erfasst werden. Dabei können Daten direkt aus der BMD Warenwirtschaft in die Kostenrechnung übernommen werden, wodurch kein mehrmaliges händisches Eingeben von ein und denselben Daten mehr notwendig ist. Insgesamt wurde mit dem BMD Rechnungswesen eine Datenbasis geschaffen, mit der Auswertungen für Projekte und Kostenstellen tagesaktuell im Programm erstellt werden können.

Einfachere Abläufe, weniger Fehler

Eine Erfolgsgeschichte

Dank BMD sind viele Prozesse jetzt wesentlich einfacher und wir bemerken eine deutliche Fehlerreduktion aufgrund der durchgängigen Prozesse. Auch die händische Arbeit hat sich reduziert.

Thomas Schlinger (Fonds der Wiener Kaufmannschaft)

In der Warenwirtschaft sorgt BMD für klarere Prozesse: Bestellungen sind über mehrere Bereiche hinweg in einer Firma gebündelt und über Workflows abgebildet. Die Lagerführung und Wareneinsätze, etwa für Küchen oder Reinigungen, sind transparent dokumentiert, was früher nicht der Fall war.

Begeistert zeigt sich der Kunde auch vom Projektverlauf: „Von Beginn der Analyse über die Umsetzung bis zum Systemstart und Projektabschluss hat uns das Team von BMD immer mit einem offenen Ohr und kompetenter Betreuung geholfen. Die gute Kundenbeziehung wird jetzt in der laufenden Betreuung unverändert weitergelebt" lobt Thomas Schlinger.

Eine Erfolgsgeschichte

Die Zusammenarbeit mit dem BMD Projektmanagement war stets klar strukturiert. Wir hatten eine laufende direkte Kommunikation mit klarer Ergebnisfokussierung. Wir stellen der Abwicklung durch BMD sowie der kompetenten Projektleitung in jedem Fall die Note 'Sehr gut' aus.

Thomas Schlinger (Fonds der Wiener Kaufmannschaft)

Digitalisierung zahlt sich aus

Mit BMD hat der Fonds der Wiener Kaufmannschaft Prozesse modernisiert, Systembrüche eliminiert und dank nahtloser Integration die Effizienz gesteigert. Die Einführung der BMD Business Software zeigt, wie durchgängige Softwarelösungen auch in Non-Profit-Organisationen nachhaltigen Mehrwert schaffen können.