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Das NTCS Zusatzmodul BMDGhost bringt vollautomatisch – wie von Geisterhand – wichtige Informationen in Ihre WT-Kanzlei und verwaltet die ebenfalls automatische Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter. Folgende Funktionen sind derzeit mit BMDGhost verfügbar:
Mit BMDGhost haben Sie alle Vollmachtverhältnisse Ihrer Mandanten im Griff. Tagesaktuell werden alle angemeldeten Vollmachten in FinanzOnline auf Aktualität geprüft. Änderungen werden an den zuständigen Mitarbeiter in NTCS in Form einer Aufgabe gemeldet.
Mit nur zwei Mausklicks werden alle bestehenden Vollmachten direkt in NTCS aufgelistet – einschließlich des aktuellen Saldos des Abgabenkontos, der aufrechten Vollmachtverhältnisse sowie des aktuellen Quotenjahrs.
Alle Kunden und Lieferanten der Kanzlei werden tagesaktuell mit den veröffentlichten Einträgen in der Edikte-Datei des Justizministeriums verglichen. Besteht der Verdacht, dass ein Kunde oder Lieferant der Kanzlei insolvent ist, erhält der zuständige Mitarbeiter eine Aufgabe in BMD NTCS. Der Auszug aus der Edikte-Datei ist als PDF-Dokument in der Aufgabe hinterlegt (bei Verwendung von BMD CRM).
Für alle im Firmenbuch eingetragenen Kunden und Lieferanten der Kanzlei wird täglich die Aktualität des Eintrags geprüft. Das erfolgt durch Abfrage der Firmendatenbank des Compass Verlags, der täglich aktualisierte Einträge des Firmenbuchs zur Verfügung stellt. Auf jede Änderung wird der zuständige Mitarbeiter durch eine Aufgabe in BMD NTCS hingewiesen. Bei Bedarf kann auch der Firmenbuchauszug als PDF Dokument (kostenpflichtig) in die BMD NTCS Dokumentenverwaltung heruntergeladen werden.
Alle behördlich in die Databox zugestellten Bescheide, Ergänzungsersuchen (Vorhalte) und Benachrichtigungen werden automatisch in das BMD CRM (optional) heruntergeladen. Das geschieht auch dann, wenn keine Zustellvollmacht beim Finanzamt angemeldet wurde. Der zuständige Mitarbeiter erhält einen Eintrag in seiner Fristenliste, dem der Bescheid als Attachment beigefügt ist. Für Ergänzungsersuchen und Benachrichtigungen kann wahlweise auch eine Aufgabe statt einer Frist erzeugt werden.
Einmal pro Monat verbucht BMDGhost die Abgabenkonten der Mandanten, für die in der Kanzlei eine Buchhaltung (in BMD 5.5 oder in NTCS) geführt wird vollautomatisch. Die Verbuchung kann – je nach Voranmeldezeitraum der Umsatzsteuer – monatlich oder quartalsweise eingestellt werden und ist für jeden Klienten und für jeden beliebigen Kontenplan gesondert steuerbar.
Sie überprüft sämtliche Protokolle, die zur Bestätigung der Einreichung von Steuererklärungen (einschließlich UVAs) von FinanzOnline zurückgegeben werden. Enthält ein Protokoll einen Hinweis auf die nicht ordnungsgemäße Einbringung einer Erklärung, so erhält der zuständige Mitarbeiter unverzüglich die Aufgabe, die korrekte Einbringung durchzuführen.
Importieren Sie per Mausklick alle Lohnzettel eines Jahres für einen Mandanten aus FinanzOnline für die Übergabe an die BMD-Steuerberechnung.
Aus der Bildschirmansicht des Vollmachtspiegels und über den Kundennavigator können Sie mit nur einem Mausklick das Abgabenkonto des Mandanten aufrufen. Die in NTCS angezeigte Liste der Finanzamt-Buchungen entspricht exakt den Daten aus FinanzOnline einschließlich der Angaben über den fälligen, den nicht fälligen und den Gesamtsaldo. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit die Buchungsliste nach Datum, nach Abgabenart und nach Beträgen zu sortieren, sowie einen Export in Excel mit nur zwei Mausklicks vorzunehmen.
BMDGhost kann per Mausklick auch die Jahreszusammenstellung, also die Summe aller Abgaben pro Kalenderjahr, online abfragen und Ihnen in einer NTCS Bildschirmansicht zeigen. Alle Auswertungen können direkt im Archiv von NTCS abgelegt und natürlich auch per E-Mail versendet werden.
Mit BMDGhost können Anmeldung, Änderung und Rücklegung von Vollmachten in FinanzOnline direkt in den Kundenstammdaten der NTCS Kanzleiverwaltung durchgeführt werden.
Die überblicksmäßige Darstellung der Abgaben je Jahr und Abgabenart kann ebenfalls aus den Navigatoren aufgerufen werden.
BMDGhost kann den FinanzOnline Zahlungsplan abholen und dem Mandanten direkt per Mail zukommen lassen oder ihn zuerst in NTCS für den Weiterversand durch den Sachbearbeiter archivieren.
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