Durch die Einführung eines modernen, modularen Systems konnte das international tätige Unternehmen electronic4you gleich mehrere alte Softwarelösungen ablösen, Prozesse automatisieren und die Effizienz an mehreren Standorten erhöhen. Besonders im Rechnungswesen, bei der Integration verschiedener Zahlungsanbieter sowie im Personalmanagement zeigen sich umfassende Vorteile.
Die electronic4you GmbH hat ihren Firmensitz in Klagenfurt, Österreich, und ist einer der führenden Händler für Unterhaltungselektronik und Haushaltsgeräte. Dabei ist das Unternehmen nicht nur in Österreich, sondern auch Deutschland und anderen europäischen Ländern tätig. Bislang arbeiteten die Mitarbeitenden von electronic4you mit mehreren parallelen Systemen, was einen hohen Aufwand in der Stammdatenpflege erforderte. So führten separate Lösungen zu sich wiederholenden, händischen Prozessen und einer erschwerten Transparenz.
Mit der Einführung der BMD Business Software hat electronic4you viele zentrale kaufmännischen Prozesse neu aufgestellt.
Da wir gezwungen waren, eine neue Lösung für unsere Finanzbuchhaltung zu finden, haben wir uns sehr schnell für den renommiertesten österreichischen Anbieter BMD entschieden. Wichtig war uns neben Stabilität und Funktion auch die Integration anderer Bereiche, wie Lohnverrechnung, Zeiterfassung, Kostenrechnung und ein digitales Archiv.
Lorenz Genser (Chief Operating Officer & Chief Financial Officer, electronic4you)
Im Rahmen der Softwareinstallation hat electronic4you die BMD Pakete für Customer Relationship Management (CRM), Rechnungswesen und Human Resources Management neu eingeführt, wobei drei verschiedene Altsysteme durch die voll integrierte BMD Lösung ersetzt wurden.
Die größten Herausforderungen waren die Schnittstellen zur externen Warenwirtschaft und die Übertragung der Daten aus den alten Programmen. Gemeinsam mit dem BMD Projektteam haben wir das erfolgreich gemeistert. Wir erwarten uns eine Steigerung in der Effizienz der Arbeitsprozesse, insbesondere beim Faktor Zeit und im Bereich der Automatisierung bzw. Digitalisierung wesentlicher Arbeitsschritte.
Lorenz Genser (Chief Operating Officer & Chief Financial Officer, electronic4you)
Alle kaufmännischen und personalbezogenen Geschäftsbereiche laufen nun zentral in BMD. Die enge Verzahnung der unterschiedlichen Module sorgt dafür, dass viele händische Prozesse entweder entfallen oder deutlich reduziert sind und sich tägliche Arbeitsabläufe beschleunigen.
Die Einführung von BMD bringt electronic4you einen deutlichen Mehrwert, insbesondere in Bezug auf Effizienz und Zeitersparnis. Über das BMD CRM arbeiten die Mitarbeitenden des Unternehmens auf einer gemeinsamen Datenbasis und greifen je nach Berechtigung zentral auf Stammdaten zu.
Über das integrierte BMD Dokumentenmanagement sind darüber hinaus auch Dokumente standardisiert und digital abgelegt. Die strukturierte Ablage gewährleistet eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit der im Unternehmen zirkulierenden Informationen.
Neben Daten und Dokumenten ist außerdem der Rechnungslauf vollständig digitalisiert. Über die BMD Eingangsrechnungskontrolle erfassen Mitarbeitende eingehende Belege in BMD, können diese automatisch weiterleiten und papierlos im Unternehmen freigeben. Auf Knopfdruck lassen sich diese z. B. auch an die BMD Finanzbuchhaltung weiterleiten, die nicht nur in Österreich, sondern auch an weiteren Standorten in Deutschland, Slowenien und Kroatien eingeführt wurde.
Besonders stark wirkt die Automatisierung: Bankauszüge werden automatisch verbucht, Cent-Differenzen ausgebucht und Rechnungen aufgrund spezifischer Merkmale direkt mit Zahlungen abgeglichen. Das reduziert händische Eingaben im Rechnungswesen. Mit der Umsetzung einer vollständigen Kostenrechnung sind außerdem detaillierte Auswertungen schnell und einfach möglich.
Ein Highlight bei der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs ist die Integration unterschiedlicher Zahlungsdienstleister wie Amazon, Kaufland, PayPal, PostPay, Shöping, Adyen oder WorldLine. Die dafür etablierten Schnittstellen bringen enorme Zeitersparnis und vereinfachen die Abläufe im internationalen Geschäft.
Hier konnten wir gemeinsam hervorragende Ergebnisse erzielen!
Enis Vojnikovic (BMD)
electronic4you zeigt sich mit dem Einsatz des BMD Rechnungswesens auf allen Levels zufrieden.
BMD ist für uns ein starker Partner. Wir müssen uns darauf verlassen können, dass unser Rechnungswesen zuverlässig und stabil funktioniert. Das konnte mit BMD erreicht werden.
Lorenz Genser (COO & CFO, electronic4you)
Durch den hohen Automatisierungs- und Digitalisierungsgrad zeichnet sich eine signifikante Effizienzsteigerung ab.
Neben dem Rechnungswesen optimierte electronic4you auch die Personalprozesse. In der Lohnverrechnung sind jetzt mehrere Pakete im Einsatz, die das Arbeiten übergreifend erleichtern. Automatisiert wurden einige Vorgänge und Berechnungen, wie beispielsweise die Ermittlung der Bruttowerte von Gehältern, Überstunden oder Rundungen.
In der Zeiterfassung ersetzt BMD ein altes System. Hier profitieren die Mitarbeitenden von einer übersichtlicheren Struktur im Monatsjournal durch eine Aufteilung auf einzelne Salden und einem digitalen Antragswesen.
Die Zusammenarbeit mit dem BMD Projektmanagement war hervorragend: kompetente und motivierte Mitarbeitende, die uns in jeder Situation tatkräftig und rasch unterstützt haben, Probleme gelöst und hilfreich begleitet haben. Ohne dem BMD Team wäre die Umsetzung eines solchen Projekts nahezu unmöglich.
Lorenz Genser (COO & CFO, electronic4you)
Das Feedback zur Zusammenarbeit fällt sowohl bei electronic4you als auch BMD äußerst positiv aus. Da das umfangreiche Projekt sich komplexer entwickelte als zu Beginn angenommen, ist der erfolgreiche Abschluss keine Selbstverständlichkeit.
Die Projektabwicklung war geprägt von einer sehr konstruktiven Zusammenarbeit auf Augenhöhe, offener Kommunikation und einem hohen Maß an Engagement auf beiden Seiten. Herausforderungen wurden frühzeitig erkannt, gemeinsam besprochen und schnell gelöst. Die positive Teamdynamik, das lösungsorientierte Vorgehen sowie die vertrauensvolle Atmosphäre haben wesentlich zum Erfolg beigetragen.
Johannes Holzer (Projektleitung, BMD)
Zusammengefasst hat electronic4you mit BMD die Verfügbarkeit von Informationen optimiert, Prozesse automatisiert, händische Eingaben stark reduziert und die Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit erhöht. Besonders die Integration internationaler Zahlungsanbieter bringt einen Zeit- und Effizienzgewinn.
Holen Sie sich Rückenwind und digitalisieren Sie komplexe kaufmännische Prozesse mit BMD. Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen.
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