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Kanzleiverwaltung und Klientenmonitoring

Kanzleiorganisation

Genau hier ist zur Unterstützung der Kanzleiorganisation der Einsatz von BMD Business Software unerlässlich. Denn die Kanzleiorganisation gewährleistet, dass Sie als Steuerberater möglichst sachgemäß handeln und bestimmte Vorgaben erreichen können. Eine der Hauptaufgaben ist es hier, Fehler zu vermeiden und den Mandanten vor Schaden zu bewahren.

Stammdaten, zentrale Funktionen

  • Verwalten aller Stammdaten von Klienten, Gesellschaftern, Angehörigen und sonstigen Kontaktpersonen mit beliebig vielen Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen
  • Verwalten der Ansprechpartner beim Klienten, Beziehen von Personenstammdaten über Rollenkennzeichen
  • Verwalten der zuständigen Mitarbeiter je Klient bzw. Tätigkeitsbereich mit variabler Definition der Bereiche (verantwortlicher Bilanzierer, wer macht die Buchhaltung ...)
  • Verwaltung der Institutionen (Finanzämter, Gemeinden, Gebietskrankenkassen und Sozialversicherungsanstalten, …)
  • Listgenerator mit vielen Filter, Sortier- und Vergleichsmöglichkeiten samt Export und Ausdruck aus jeder Bildschirmansicht. Variable, je Anwender einstellbare Felddefinition
  • Druck von Adressetiketten mit individuell gestaltbarem Etikettenaufbau und Selektionsmöglichkeiten
  • Verwaltung von Kundengruppen, Adressatenlisten für gemeinsame Auswertungen und Serienbriefe
  • Stammdatenupdate für die FIBU, die eigene Buchhaltung, die interne Leistungsverrechnung und die Lohnverrechnung
  • Zahlreiche Berechtigungsmöglichkeiten, die das Ändern von Systemeinstellungen, das Ansehen bzw. den Zugriff auf heikle Daten, das Bearbeiten ganzer Datenmengen (Archive, Firmen, Datenkategorien) auf einen berechtigten Benutzerkreis einschränken.

Termine

Mit der Terminverwaltung ist Ihnen die Anlage und Kontrolle von Terminen möglich nach

  • Mitarbeitern
  • Mitarbeitergruppen
  • Kunden/Lieferanten
  • Institutionen
  • etc.

Vorteile der BMD Terminverwaltung

Sie können Termine auf mehrere Mitarbeiter verteilen und beispielsweise an andere Kollegen delegieren. Zum jeweiligen Termin lassen sich Ressourcen integrieren, beispielsweise die passende Räumlichkeit für eine Besprechung, das Dienstauto für die Fahrt zum Kundentermin. Die Synchronisation von Terminen mit Smartphones/Handhelds ist in beide Richtungen möglich – der Termin wird vom Smartphone in das System synchronisiert oder Sie erhalten via Synchronisation einen Termin aus dem System auf Ihr Smartphone. Die Dokumentation zum Termin können Sie jederzeit verknüpfen, beispielsweise das Angebot zum Verkaufstermin etc. Durch die komplette Integration in die BMD Software, können Termine auch in die Leistungserfassung vorgetragen werden.


Mit dem praktischen Tool Termindienstplan koordinieren Sie Ihre Mitarbeiter. Sie verwenden ihn als Urlaubsplaner oder zur Disposition von Aufträgen. Ihre Urlaubsplanung bilden Sie mit der Terminverwaltung ab, Genehmigungen erledigen Sie digital und alle haben den perfekten Überblick!
 

Aufgaben

In der Aufgabenverwaltung sind alle erfassten Aufgaben beinhaltet. Sie dienen zur Arbeitsverteilung an die zuständigen Mitarbeiter. Werden Aufgaben verwendet, im Gegensatz zu E-Mails, liegt der unbestreitbare Vorteil darin, dass die Aufgaben nachvollziehbar sind. Zusätzlich durch die Zuordnung zu Kunden und Mitarbeitern ist auch eine Übersicht über die angefallenen Aufgaben sehr einfach möglich.

 

Via Aufgabenworkflow ist sofort erkennbar, welchen Aufgabenstatus die jeweilige Aufgabe hat. Direkt ist so für Sie ersichtlich, was bereits erledigt ist, was noch zu tun ist etc.

Telefonprotokoll

Sie erfassen komfortabel alle ein- und ausgehenden Telefonate. Gesprächspartner und Inhalt bleiben jederzeit im Kontaktjournal nachvollziehbar. Telefonprotokolle können automatisch in die Leistungserfassung übergeben werden. Bei integriertem Call Interface verfügen Sie über die automatische Anruferidentifizierung. Damit sind alle Informationen zum Kunden vorhanden und Sie profitieren von dem damit verbundenen Informationsvorsprung.

Postverwaltung

  • Posteingangs- und –ausgangs-Verwaltung mit automatischer Fristerstellung bei Posteingang (falls notwendig) und klientenbezogener Projektverwaltung, die sämtliche Termine sowie Postein- und -ausgänge zusammenfasst.
  • Bei der Erfassung der Poststücke können alle erforderlichen Daten wie Klient, Gesellschafter, Briefdatum, Barauslagen, Betreff, etc. eingegeben werden. Barauslagen können nach der Erfassung zu Lasten der Klienten in die Leistungsabrechnung LEA übernommen werden.
  • Volle Integration mit BMDDMS, dem elektronischen Archiv bzw. mit Ihrem Scanner-Arbeitsplatz
  • Automatische Erzeugung von Fristen (Steuerbescheid, Abruf), Automatische Verteilung von Aufgaben und elektronischen Dokumenten an den/die zuständigen Sachbearbeiter
  • Massenversandtools, die Ihnen ermöglichen, gleiche Poststücke (Serienbriefe) mit wenigen Handgriffen zu bearbeiten 

Fristen

  • Die Fristenverwaltung entfaltet ihre Stärken in Verbindung mit der Postverwaltung. Durch ein- und ausgehende Poststücke werden Fristen erzeugt bzw. erledigt. Auf diese Weise entsteht ein starkes Instrument, das verhindert, dass wichtige Fristen (Bilanzerstellung; Einreichfristen beim Finanzamt etc.) versäumt werden.
  • Ansicht und Suche von Fristen nach Mitarbeiter, Fristart und Kunde
  • Erledigen, Delegieren, Verteilen von Fristen an andere Mitarbeiter, Nachverfolgung dieser Aktionen im „Verlauf" (wer hat wann ...)
  • Fristen werden bei Posteingang eingetragen und durch Postausgang erledigt
  • Bestimmte Fristen verursachen bei Postausgang auch eine Erledigung der Quote!
  • Erinnerungsfunktionen benachrichtigen den Sachbearbeiter rechtzeitig per E-Mail oder SMS und verhindern, dass wichtige Fristen übersehen werden
  • Wöchentlicher, vollautomatischer Versand von Fristenübersichten an jeden Mitarbeiter durch den Server!

Fristverwaltung Firmenbuchgerichte

  • Überwachung von Einreichungsterminen bei Firmenbuchgerichten
  • Erfassung des Fortschritts mit Unterscheidung der Größenklassen
  • Firmenbuchbilanz-Abgabeliste nach verschiedenen Kriterien

Fristverlängerung und Quoten

  • Erfassen von Planung, Fertigstellung, Abgabeplan und Abgabedatum
  • Erfassen von Fristverlängerungen
  • Schirmanzeige je Finanzamt mit aktueller Statistik der Quoten und Warnung bei Sollunterschreitung
  • Quotenliste mit verschiedenen Auswahlkriterien
  • Fristverlängerungsliste mit oder ohne Abgabedatum und Sortiermöglichkeit nach Honorarbereich und Sachbearbeiter 

 

Quoten

Die Quotenverwaltung erlaubt Ihnen die Überwachung der fristgerechten Erfüllung der Quoten bei den jeweiligen Finanzämtern. Zuständige Mitarbeiter verwalten Sie dazu entweder im Kundenstamm oder in den Zuständigkeiten. Die NTCS Steuererklärungen stehen in Zusammenhang mit der Quotenverwaltung. Durch die Zuordnung der Steuererklärungen zum Quotenfall können die Felder „Abgabe“, „Plan-Abgabe“ usw. erfasst werden. Dadurch scheinen sie in der Quotenverwaltung auf. Die Quoten können automatisch monatlich mit FinanzOnline abgeglichen werden.

Mandantenakte

Die Mandantenakte wird als Organisationsinstrument in Steuerberatungskanzleien eingesetzt. Sie fungiert als Navigator zwischen allen steuerberaterrelevanten Programm-Funktionen zu einem Mandanten und einem Bezugsjahr. Alle Programme, Dokumente, Daten und Informationen werden in der Akte nur für den ausgewählten Mandanten angezeigt. Mehrere Akten können gleichzeitig geöffnet sein und Sie bewahren den Überblick. Somit passen sich die BMD Programme ideal an die in Kanzleien praktizierte Arbeitsweise an.

Dauerakte

Die Mandantenakte selbst ist in Register unterteilt. In der Dauerakte sind alle Programme, Funktionen und Daten zur Kanzleiorganisation wie CRM/DMS/LEA enthalten.

Jahresakte

In der Jahresakte werden zu diesem Mandanten für jedes Jahr getrennt die Programme, Funktionen und Daten angezeigt, die für das jeweilige Wirtschaftsjahr von Bedeutung sind. Sind bestimmte Daten für ein Jahr nicht vorhanden, wird Ihnen dieser Programmbereich auch nicht angeboten.

Klientenmonitoring

Das Klientenmonitoring ist DAS Auswertungstool, wenn es um den Überblick über den Aufgabenstatus und die Beantwortung folgender Fragen geht:

  • Welche Buchhaltung ist bereits finalisiert?
  • Welche Lohnverrechnung ist schon abgeschlossen?
  • Sind die Abgaben vollständig eingereicht?
  • Wann wurde welcher Arbeitsschritt erledigt?

Überblick Aufgabenstatus

Mit dem Klientenmonitoring wurde ein hervorragendes Auswertungswerkzeug geschaffen, das für den Überblick über den Aufgabenstatus in Kanzleien sorgt, besonders was Buchhaltungen und Lohnverrechnungen betrifft.


Das Tool kann vom einzelnen Sachbearbeiter, vom verantwortlichen Abteilungsleiter/ Geschäftsführer oder überhaupt von einer zentralen Stelle aus für alle Mandanten der Kanzlei ausgeführt werden.

Vorteile

Händisch geführte Listen sind passé, denn die Vorteile des Klientenmonitoring liegen auf der Hand: Im Krankheitsfall eines Mitarbeiters wissen die zuständigen Führungspersonen sofort, wo Handlungsbedarf besteht. Die Arbeitsfortschritte müssen nicht mehr manuell in diverse Listen eingetragen werden, sondern werden von den einzelnen Programmen automatisch an das Klientenmonitoring gemeldet und können dort einfach abgerufen werden.

Einfache oder detaillierte Angaben: Umsetzung mittels Feldauswahl

Ob einfach oder detailliert, die Palette reicht von ganz einfachen (Monatsbuchhaltung erledigt Ja/Nein) bis zu detaillierten Angaben (wann wurde welcher Arbeitsschritt erledigt). Über eine Feldauswahl können die für die Kanzlei relevanten Felder einmal eingestellt und dann in monatlichen Wiederholspalten angezeigt werden.

 

Das Klientenmonitoring liefert zusätzlich zu den Informationen aus der NTCS FIBU auch den Abrechnungsstatus aus der NTCS LEA und in Zukunft auch den Status aus dem NTCS LOHN.

 

Das Programm ist vollständig in die Planung (PEP für Steuerberater) integriert und kann aus der Kanzleiverwaltung, der Planung, der Buchhaltung und aus der Lohnverrechnung aufgerufen werden. Auch die Lizenzierung läuft automatisch über diese Pakete. Das Klientenmonitoring ist sehr einfach in der Bedienung und kann ohne zusätzlichen Schulungsaufwand eingesetzt werden.

BMD Business Software – die richtige Wahl für Ihr Unternehmen!

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