Geschäftsbedingungen im Rahmen der KI-Services von BMD

Datenschutz, Datenverarbeitung und Anwendungsfällen im Rahmen der KI-Services der BMD Systemhaus GesmbH

Dieses Dokument informiert über die Datenverarbeitung und weitere Aspekte hinsichtlich der von der BMD Systemhaus GesmbH angebotenen Services im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI).

Zuletzt aktualisiert: 15.09.2025

1.1. BMD Fox

BMD Fox ist ein Chatbot, der unseren Kunden zur Verfügung steht, um Fragen zur Funktionalität und Verwendungsweise der BMD Software zu stellen. Die Antworten basieren auf dem Hilfesystem der BMD Software. BMD Fox verwendet Large Language Models, welche fehlerhafte Ausgaben generieren sowie Verzerrungen aufweisen können. Dies ist eine technische Eigenschaft der Modelle und kann nicht vollumfänglich durch BMD verhindert werden. Verifizieren Sie also bitte stets jede Ausgabe von BMD Fox auf ihre Richtigkeit und Zweckmäßigkeit. BMD übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von Informationen, die vom Chatbot bereitgestellt werden. Benötigen Sie verbindliche Beratung in Bezug auf die Anwendung der Software, kontaktieren Sie bitte den BMD Support.

Exemplarisch unterstützte Anwendungsfälle:

Fragen über die Funktionalitäten der BMD Software.
Fragen zur Verwendungsweise der BMD Software.
Konkrete Fragestellungen, wie Geschäftsfälle in der BMD Software abgebildet werden können.

Beispiele von nicht unterstützten, zweckfremden Anwendungsfällen:

Jegliche Fragen, Anweisungen und Verarbeitungen, die nicht mit der BMD Software und deren Funktionalitäten und Verwendungsweisen zusammenhängen.
Die Verwendung von BMD Fox, um Entscheidungen abzuleiten.
Rechts- oder Steuerfragen.
Fragen zur rechtlich korrekten Verbuchung eines Geschäftsfalls.
Eingabe von persönlichen Daten.
Umgehung der eingebauten Sicherheitsmaßnahmen sowie die Verwendung für nicht gesetzeskonforme Zwecke.

Details zur Datenverarbeitung:

Wird eine Eingabe an BMD Fox geschickt, so werden folgende Daten an Server der Microsoft Azure, die ihren Standort innerhalb der EU haben, geschickt, verarbeitet und dort gegebenenfalls gespeichert:

Kundennummer (eine Benutzer-ID wird nicht übertragen)
- Die Speicherung Ihrer Kundennummer ist notwendig, um einzelne Fragen einer Konversation zuzuordnen und um damit BMD Fox zu analysieren sowie zu verbessern.
Betriebsland
- Wird benötigt, um das relevante Hilfesystem je nach Land auszuwählen.
Eingegebene Frage bzw. Text
- Diese werden verwendet, um relevante Kontexte in der Hilfe zu eruieren. Die Eingabe sowie die gefundenen Elemente des Hilfesystems werden dann an ein Large Language Model (LLM) geschickt, um die Inferenz durchzuführen.

Für die Inferenz (die Beantwortung) auf Basis der Eingabe sowie der Elemente des Hilfesystems (somit ohne Kundennummer sowie ohne Betriebsland) werden potenziell unterschiedliche Large Language Models verwendet. Diese können ihre Server auch außerhalb der EU haben. Ihre Eingabe sowie das erzeugte Resultat können überdies gemäß Absatz 1.6 von den Cloud-Providern (in- und außerhalb der EU) gespeichert werden.

1.2. BMD Fox Feedback

Im Rahmen der Interaktion mit BMD Fox kann durch Klick auf die „Daumen hoch“- oder „Daumen runter“-Symbole Feedback an BMD über die Antwort von BMD Fox gesendet werden. Dieses Feedback steht intern zur Verfügung, um BMD Fox weiter zu verbessern. Es kann eine Auswahl getroffen werden, ob das Feedback anonym, mit der BMD Kundennummer oder mit Kundennummer sowie dem eigenen Namen verschickt wird. Beachten Sie, dass Sie auf Ihr Feedback keine Rückmeldung erhalten werden. Nutzen Sie diese Funktion also nicht, um mit dem Support in Kontakt zu treten.

1.3. BMD Fox-Text

BMD Fox-Text dient der Verarbeitung von Texten unterschiedlicher Art und umfasst im Kern folgende Textverarbeitungsfunktionen: Zusammenfassen, Lektorieren und Generieren. Darüber hinaus gibt es eine Reihe an konkreten Integrationen von Fox-Text in der BMD Software. BMD Fox-Text verwendet Large Language Models, welche fehlerhafte Ausgaben generieren sowie Verzerrungen aufweisen können. Dies ist eine technische Eigenschaft der Modelle und kann nicht vollumfänglich durch BMD verhindert werden. Verifizieren Sie also bitte stets jede Ausgabe von BMD Fox-Text auf ihre Richtigkeit und Zweckmäßigkeit.BMD übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von KI-generierten Ausgaben.

Exemplarisch unterstützte Anwendungsfälle:

Zusammenfassen von E-Mails und Dokumenten.
Lektorieren von Werbeaussendungen.
Generieren von Einladungen und Briefen.
Verwendung im Rahmen der Integrationen (beispielsweise die Betreffgenerierung für eine Aufgabe, die Übersetzung von Texten oder der Chat mit Dokumenten im Rahmen von Dok-Chat).

Beispiele von nicht unterstützten, zweckfremden Anwendungsfällen:

Verarbeitung von Texten oder Dokumenten, die gegen Gesetze verstoßen, oder für Zwecke, die gesetzeswidrig sind.
Verarbeitung von Texten oder Dokumenten, für die sie nicht die ausreichenden Rechte haben (beispielsweise Urheberrecht).
Verwendung für Use Cases, die gemäß AI Act als verboten oder hochrisikoreich gelten.
Zusammenfassen oder Bewerten von Bewerbungen, Lebensläufen oder sonstigen Dokumenten, die mit dem Recruiting zusammenhängen. (Eine stets faire und verzerrungsfreie Antwort kann nicht gewährleistet werden.)

Details zur Datenverarbeitung:

Bei BMD Fox-Text können unterschiedliche KI-Modelle hinterlegt werden. Wenn Sie eigene Ressourcen hinterlegen, sind Sie für die Sicherstellung der Datenverarbeitung im Rahmen der Inferenz gemäß Ihren Anforderungen verantwortlich. Standardmäßig erhalten Sie von BMD Zugang zu Modellen, die innerhalb der Microsoft Azure in der EU oder durch Mistral AI in der EU betrieben werden.

Folgende Daten werden bei der Verwendung von BMD Fox-Text an Server der Microsoft Azure oder an Mistral AI, die ihren Standort innerhalb der EU haben, geschickt und verarbeitet:

Kundennummer (zu Abrechnungszwecken).
Benutzer-ID (zu Abrechnungszwecken).
Betriebsland (für statistische Zwecke).
Eingegebener oder ausgewählter Text bzw. betroffenes Dokument zur Verarbeitung (zur Erfüllung der Funktionalität).
- Wird Fox-Text im Rahmen von Dok-Chat verwendet, um mit einem KI-Modell über PDF-Dokumente zu chatten bzw. Fragen an den Dokumentinhalt zu stellen, so wird der Text aus den Dokumenten extrahiert und zur Verarbeitung verwendet. Das Dokument selbst wird dem KI-Modell nicht zur Verfügung gestellt.
Zusätzliche Anweisungen (zur Erfüllung der Funktionalität).
Fox-Text-Funktion, welche die Funktion selbst (z.B. Zusammenfassung), ggf. einen Styleguide sowie das zu verwendende KI-Modell umfasst (zur Erfüllung der Funktionalität).

Überdies werden folgende Daten inkl. Metadaten (wie Zeitstempel und verbrauchte Tokens) innerhalb der Microsoft Azure in der EU zu Abrechnungszwecken gespeichert:

Kundennummer
Benutzer-ID

Weiters können Ihre Eingabe sowie das erzeugte Resultat gemäß Absatz 1.6 von den Cloud-Providern (ausschließlich innerhalb der EU) gespeichert werden.
Die standardmäßig ausgelieferte Wahl des Anbieters bzw. Modells kann in den entsprechenden Einstellungen eingesehen und verändert werden. Die Datenverarbeitung erfolgt dann in Abhängigkeit Ihrer Konfiguration und kann von den obigen Darstellungen abweichen. In der Standardauslieferung können sowohl Mistral AI als auch Microsoft Azure verwendet werden.

1.4. Fox-Filter

Mit Fox-Filter können Sie Tabellen in der BMD NTCS komfortabel mit natürlicher Sprache filtern. Hierfür wird durch eine KI aus Ihrer natürlichsprachlichen Eingabe ein Filter erstellt. Fehlerhafte Ausgaben der KI können nicht ausgeschlossen werden. Verifizieren Sie daher bitte stets generierte Filter auf ihre Richtigkeit und Zweckmäßigkeit. BMD übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von KI-generierten Ausgaben.

Details zur Datenverarbeitung:

BMD verwendet für Fox-Filter KI-Modelle innerhalb der Microsoft Azure in der EU. Eine Abänderung der verwendeten Modelle ist bei Fox-Filter nicht möglich.

Folgende Daten werden bei der Verwendung von Fox-Filter an Server der Microsoft Azure, die ihren Standort innerhalb der EU haben, geschickt und verarbeitet:

Kundennummer (zu Abrechnungszwecken).
Benutzer-ID (zu Abrechnungszwecken).
Betriebsland (für statistische Zwecke).
Eingegebener Text bzw. natürlichsprachliche Beschreibung des zu erstellenden Filters (zur Erfüllung der Funktionalität).

Überdies werden folgende Daten inkl. Metadaten (wie Zeitstempel und verbrauchte Tokens) innerhalb der Microsoft Azure in der EU zu Abrechnungszwecken gespeichert:

Kundennummer
Benutzer-ID

Weiters können Ihre Eingabe sowie das erzeugte Resultat gemäß Absatz 1.6 von den Cloud-Providern (ausschließlich innerhalb der EU) gespeichert werden.

1.5. RechtGPT

Im Rahmen der BMD NTCS steht (unter Voraussetzung einer entsprechend gültigen Lizenzierung) eine Schnittstelle zu RechtGPT (https://rechtgpt.at/) zur Verfügung. RechtGPT ist ein KI-basiertes Tool des Unternehmens Prime AI GmbH mit Sitz in 2500 Baden, dient der Rechtsrecherche und ist in BMD Fox eingebunden. Weiters existieren zusätzliche Integrationen in Form von weiteren Komfortfunktionen und Anknüpfungspunkten. In allen Fällen – unabhängig von der Art und Weise des Aufrufs –, in denen RechtGPT innerhalb der BMD Software verwendet wird, ist alleinig Prime AI GmbH für den Inhalt der Antwort verantwortlich. Die Verwendung von RechtGPT innerhalb der BMD Software unterliegt überdies den Nutzungsbedingungen (https://rechtgpt.at/#terms) der Prime AI GmbH. Insbesondere ist die Nutzung rechtskundigen Personen vorbehalten und es wird darauf hingewiesen, dass die KI-generierten Antworten fehlerhaft sein können. BMD übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von Ausgaben, die durch oder mittels RechtGPT erstellt wurden.

Details zur Datenverarbeitung:

Im Kontext von RechtGPT eingegebene Daten innerhalb der BMD Software werden einerseits durch die Prime AI GmbH (Betreiber von RechtGPT) und andererseits durch BMD verarbeitet. Für Informationen zur Datenverarbeitung durch die Prime AI GmbH konsultieren Sie bitte ihre Datenschutzerklärung (https://rechtgpt.at/#privacy).

BMD speichert die eingegebene Frage und die von RechtGPT erstellte Antwort in Kombination mit Ihrer Kundennummer und Ihrer Benutzer-ID sowie Metadaten (wie dem Zeitstempel) zu Abrechnungszwecken und manuellen Qualitätsverbesserungen auf Servern der Microsoft Azure, die ihren Standort innerhalb der EU haben. BMD verwendet Ihre Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Ihre Interaktionen mit RechtGPT werden userbezogen im Verlauf von BMD Fox gespeichert, können jedoch möglicherweise – beispielsweise bei Archivierung zu einem Steuerfall – auch von anderen Personen in Ihrem Unternehmen eingesehen werden.

1.6. Datenspeicherung durch Cloud-Provider

Die von BMD verwendeten Cloud- oder Modell-Provider (Mistral AI und Microsoft Azure) speichern den Prompt (Ihre Eingabe und etwaige zusätzliche Instruktionen) sowie die Ausgabe für 30 Tage, um ein „Abuse Monitoring“ bzw. „Auditing“ zu betreiben. Dieser Prozess kann einerseits maschinelle Methoden und andererseits menschliche Überprüfungen umfassen, um zu prüfen, ob eine nicht erlaubte Nutzung vorliegt. Weitere Details entnehmen Sie bitte den Bedingungen und Informationen der beiden Provider.

1.7. Weitere Aspekte

Bitte berücksichtigen Sie, dass eine etwaige Datenklassifikation nicht von BMD vorgegeben werden kann. Es obliegt Ihnen zu entscheiden, welche Daten Sie gemäß der oben erläuterten Verarbeitungsweise im Rahmen der KI-Services von BMD verarbeiten möchten. Neben dem EU AI Act sind ebenso Richtlinien betreffend DSGVO und etwaige weitere Rechtsquellen oder Verträge zu berücksichtigen. BMD kann hierzu keine Rechtsauskunft erteilen.