Podmienky poskytovania služieb umelej inteligencie spoločnosti BMD

Ochrana osobných údajov, spracovanie údajov a prípady použitia v rámci AI nástrojov spoločnosti BMD SYSTEMHAUS GesmbH

Tento dokument informuje o spracúvaní údajov a ďalších aspektoch týkajúcich sa nástrojov v oblasti umelej inteligencie (AI), ktoré ponúka spoločnosť BMD Systemhaus GesmbH.

Posledná aktualizácia: stav 22.07.2026

1.1. Všeobecné informácie o spracúvaní údajov

Pri AI riešeniach ponúkaných spoločnosťou BMD sa môžu v závislosti od konkrétneho AI nástroja a konfigurácie v rámci NTCS používať rôzne AI modely a technické infraštruktúry. Konkrétne technické nastavenie AI nástrojov – najmä pokiaľ ide o použitých poskytovateľov, miesta spracúvania a možné prenosy údajov – sa riadi príslušnou konfiguráciou v rámci NTCS.

Ak sú uložené vlastné AI zdroje alebo konfigurácie, za zabezpečenie spracúvania údajov v súlade s vašimi požiadavkami zodpovedáte sami.

Nasledujúci prehľad obsahuje všeobecné informácie o použitých (sub-)poskytovateľoch a súvisiacich rámcových podmienkach ochrany údajov:

Prehľad použitých (sub-)poskytovateľov

Technické pripojenie jednotlivých AI modelov sa môže realizovať prostredníctvom poskytovateľa služieb Cortecs GmbH (1090 Viedeň). Podľa informácií spoločnosti Cortecs GmbH sa prenášané údaje nepoužívajú na trénovanie AI modelov. Ďalšie podrobnosti nájdete v informáciách spoločnosti Cortecs GmbH na adrese https://cortecs.ai/dpa.

1.2. Spracúvanie údajov mimo EÚ/EHP

AI nástroje štandardne poskytované spoločnosťou BMD sa v zásade prevádzkujú v rámci EÚ, resp. EHP.

V závislosti od príslušnej konfigurácie v rámci NTCS sa však môžu používať aj AI modely alebo poskytovatelia, pri ktorých dochádza k spracúvaniu údajov mimo EÚ, resp. EHP. Prípadné spracúvanie údajov mimo EÚ, resp. EHP sa pritom opiera o primerané záruky podľa kapitoly V GDPR (napr. štandardné zmluvné doložky EÚ alebo rozhodnutia o primeranosti, pokiaľ sú uplatniteľné).

1.3. Spracúvanie vstupov a výstupov

Údaje zadané v rámci AI nástrojov spracúva spoločnosť BMD výlučne na poskytovanie príslušnej funkcionality, najmä na vykonanie inferencie podporovanej AI. Spoločnosť BMD nepoužíva zadané údaje na trénovanie AI modelov.

Je potrebné zohľadniť, že použití poskytovatelia cloudu a modelov môžu prompty, ako aj vygenerované výstupy uchovávať počas obmedzeného obdobia. Takéto uchovávanie sa typicky uskutočňuje výlučne na účely monitorovania zneužitia alebo auditovania s cieľom odhaliť nepovolené alebo zneužívajúce používanie a môže zahŕňať automatizované, ako aj – ak je to potrebné – manuálne kontroly.

Ak je pre poskytovateľa aktivovaná takzvaná konfigurácia „Zero Data Retention“, takéto uchovávanie odpadá. Pod pojmom „Zero Data Retention“ sa rozumie konfigurácia, pri ktorej sa zadané údaje (prompty), ako aj vygenerované výstupy po spracovaní neuchovávajú na účely protokolovania, monitorovania, auditovania ani trénovania.

Rozsah, trvanie a konkrétna forma takéhoto spracúvania sa riadia príslušným použitým poskytovateľom a príslušnou konfiguráciou v rámci NTCS.

1.4. Spracúvanie metadát

Bez ohľadu na konkrétny AI nástroj ukladá spoločnosť BMD určité metadáta, ako napríklad zákaznícke číslo, ID používateľa, časovú pečiatku a spotrebované tokeny, na účely fakturácie na serveroch Microsoft Azure v rámci Európskej únie.

 
1.5. Právne upozornenia

Nasledujúce ustanovenia bližšie špecifikujú hlavné právne aspekty a aspekty používania v súvislosti s nasadením AI nástrojov a ich výsledkov.

1.5.1. Zodpovednosť za spracúvanie údajov

Rozhodnutie o tom, ktoré údaje aktívne zadáte a necháte spracúvať v rámci AI nástrojov, je na vás, pričom musíte zohľadniť svoje interné pravidlá, ako aj príslušné platné právne a zmluvné rámcové podmienky.

Pokiaľ sa AI funkcie vykonávajú na pozadí v rámci softvéru a pritom sa údaje spracúvajú automatizovane, napríklad na podporu funkcií alebo generovanie výsledkov, určenie kategórií údajov spracúvaných pri týchto činnostiach sa uskutočňuje v rámci systémovej konfigurácie a návrhu systému spoločnosťou BMD. V takom prípade zostáva vašou zodpovednosťou nastaviť používanie príslušných funkcií, ako aj podkladových údajov v súlade s vašimi internými pravidlami a právnymi požiadavkami.

Osobitne je potrebné samostatne zohľadniť požiadavky vyplývajúce z GDPR, smernice EÚ o umelej inteligencii, ako aj z ďalších zákonných, regulačných alebo zmluvných povinností.
Spoločnosť BMD v tejto súvislosti neposkytuje právne poradenstvo.

1.5.2. Spoľahlivosť a kontrola obsahu generovaného AI

AI nástroje sú založené na veľkých jazykových modeloch, ktoré môžu poskytovať nesprávne alebo neúplné odpovede alebo môžu obsahovať skreslenia. Ide o technickú vlastnosť modelov a spoločnosť BMD jej nemôže v plnom rozsahu zabrániť. Neobmedzená spoľahlivosť generovaného obsahu preto nie je zaručená. Obsah generovaný AI je potrebné pred jeho použitím vždy skontrolovať z hľadiska správnosti, úplnosti a vhodnosti na daný účel.

1.5.3. Zodpovednosť za obsah generovaný AI

Spoločnosť BMD nepreberá žiadnu zodpovednosť za správnosť, úplnosť alebo aktuálnosť informácií poskytovaných AI nástrojmi.

2. AI NÁSTROJE BMD

Nasledujúce opisy obsahujú informácie špecifické pre jednotlivé služby a AI nástroje, najmä o príslušných druhoch spracúvaných údajov, ako aj o možných odchýlkach od vyššie uvedených všeobecných rámcových podmienok. Všeobecné rámcové podmienky uvedené v bode 1 platia pre všetky AI nástroje spoločnosti BMD, pokiaľ nie sú prijaté odlišné alebo doplňujúce ustanovenia.
 

2.1. BMD Fox

BMD Fox je chatbot, ktorý je k dispozícii našim zákazníkom na kladenie otázok týkajúcich sa funkcionality a spôsobu používania softvéru BMD. Odpovede sú založené na systéme pomoci softvéru BMD.

Príklady podporovaných prípadov použitia

• Otázky týkajúce sa funkcionalít softvéru BMD
• Otázky týkajúce sa spôsobu používania softvéru BMD
• Konkrétne otázky, ako možno obchodné prípady zobraziť alebo spracovať v softvéri BMD.

Príklady nepodporovaných, účelovo nevhodných prípadov použitia

• Akékoľvek otázky, pokyny a spracúvania, ktoré nesúvisia so softvérom BMD a jeho funkcionalitami alebo spôsobmi používania.
• Používanie BMD Fox na odvodzovanie rozhodnutí.
• Právne alebo daňové otázky
• Otázky týkajúce sa právne správneho zaúčtovania obchodného prípadu
• Zadávanie osobných údajov
• Obchádzanie zabudovaných bezpečnostných opatrení, ako aj používanie na účely, ktoré nie sú v súlade so zákonom

Podrobnosti o spracúvaní údajov
Ak sa vstup odošle do BMD Fox, spracúvajú sa údaje potrebné na poskytnutie danej funkcionality.

Patria sem najmä:

• Zákaznícke číslo (ID používateľa sa neprenáša)
  • Ukladanie vášho zákazníckeho čísla je potrebné na priradenie jednotlivých otázok ku konverzácii, ako aj na analýzu a zlepšovanie BMD Fox.
• Prevádzková krajina
  • Je potrebná na výber relevantného systému pomoci podľa krajiny.
• Zadaná otázka alebo text
  • Tieto údaje sa používajú na zistenie relevantných kontextov v systéme pomoci. Vstup, ako aj nájdené prvky systému pomoci sa následne odošlú do veľkého jazykového modelu (LLM) na vykonanie inferencie.

Na inferenciu, teda zodpovedanie otázky na základe vstupu a prvkov systému pomoci, a teda bez zákazníckeho čísla a bez prevádzkovej krajiny, sa môžu potenciálne používať rôzne veľké jazykové modely. Tie môžu byť prevádzkované na serveroch mimo EÚ. Váš vstup, ako aj vytvorený výsledok môžu byť v súvislosti s používaním AI nástrojov ukladané použitými cloudovými poskytovateľmi v rámci EÚ alebo mimo EÚ. Podrobnosti o rozsahu, trvaní a forme spracúvania sú uvedené v bode 1.3.

2.1.1. Spätná väzba k BMD Fox

V rámci interakcie s BMD Fox je možné kliknutím na symbol „palec hore“ alebo „palec dole“ odoslať spoločnosti BMD spätnú väzbu k odpovedi BMD Fox. Táto spätná väzba je interne dostupná na ďalšie zlepšovanie BMD Fox. Je možné zvoliť, či sa spätná väzba odošle anonymne, so zákazníckym číslom BMD alebo so zákazníckym číslom a vlastným menom. Upozorňujeme, že na vašu spätnú väzbu nedostanete odpoveď. Nepoužívajte preto túto funkciu na kontaktovanie podpory.

2.2. BMD Fox-Text

BMD Fox-Text slúži na spracovanie textov rôzneho druhu a vo svojom jadre zahŕňa tieto funkcie spracovania textu: sumarizovanie, korektúru, generovanie, preklad, ako aj interaktívne spracovanie dokumentov alebo webových stránok v rámci BMD Dok-Chat. Okrem toho existuje viacero konkrétnych integrácií Fox-Text v softvéri BMD.

Príklady podporovaných prípadov použitia

• Sumarizovanie e-mailov a dokumentov
• Korektúra reklamných alebo marketingových oznámení
• Generovanie pozvánok a listov
• Použitie v rámci integrácií, napríklad generovanie predmetu úlohy, preklad textov alebo chat s dokumentmi v rámci Dok-Chat

Príklady nepodporovaných, účelovo nevhodných prípadov použitia

• Spracovanie textov alebo dokumentov, ktoré porušujú zákony, alebo spracovanie na účely, ktoré sú nezákonné.
• Spracovanie textov alebo dokumentov, ku ktorým nemáte dostatočné práva, napríklad autorské práva.
• Použitie na prípady použitia, ktoré sa podľa smernice o AI považujú za zakázané alebo vysokorizikové.
• Sumarizovanie alebo hodnotenie žiadostí o zamestnanie, životopisov alebo iných dokumentov súvisiacich s náborom (nie je možné zaručiť vždy spravodlivú a neskreslenú odpoveď).

Podrobnosti o spracúvaní údajov
V rámci používania BMD Fox-Text sa spracúvajú najmä tieto údaje:

• Zákaznícke číslo (na účely fakturácie)
• ID používateľa (na účely fakturácie)
• Prevádzková krajina (na štatistické účely)
• Zadaný alebo vybraný text, resp. dotknutý dokument určený na spracovanie (na poskytnutie funkcionality)
  • Ak sa Fox-Text používa v rámci Dok-Chat na chatovanie s AI modelom o PDF dokumentoch alebo na kladenie otázok k obsahu dokumentu, text sa z dokumentov extrahuje a použije na spracovanie. Samotný dokument sa AI modelu neposkytuje.
• Dodatočné pokyny (na poskytnutie funkcionality)
• Funkcia Fox-Text, ktorá zahŕňa samotnú funkciu (napr. sumarizáciu), prípadne štýlovú príručku a použitý AI model (na poskytnutie funkcionality).
•  

2.3.    Fox-Filter

Pomocou Fox-Filter môžete v BMD NTCS pohodlne filtrovať tabuľky prirodzeným jazykom. Na tento účel AI vytvorí filter z vášho zadania v prirodzenom jazyku.

Podrobnosti o spracúvaní údajov
Zmena použitých modelov pri Fox-Filter nie je možná.
V rámci používania Fox-Filter sa spracúvajú najmä tieto údaje:

• Zákaznícke číslo (na účely fakturácie)
• ID používateľa (na účely fakturácie)
• Prevádzková krajina (na štatistické účely)
• Zadaný text, resp. opis filtra, ktorý sa má vytvoriť, v prirodzenom jazyku (na poskytnutie funkcionality); na spracovanie sa pritom používajú výlučne metadáta tabuľky, napríklad označenia polí. Obsah zo samotného zobrazenia obrazovky sa AI neodosiela.

2.4.    RechtGPT

V rámci BMD NTCS je k dispozícii rozhranie k RechtGPT (https://rechtgpt.at/), a to za predpokladu príslušnej platnej licencie. RechtGPT je AI nástroj spoločnosti Prime AI GmbH so sídlom v 2500 Baden, slúži na právny výskum a je okrem iného integrovaný do BMD Fox. Okrem toho existujú ďalšie integrácie vo forme doplnkových komfortných funkcií a prepojovacích bodov. Vo všetkých prípadoch – bez ohľadu na spôsob vyvolania – keď sa RechtGPT používa v rámci softvéru BMD, je za obsah odpovede výlučne zodpovedná spoločnosť Prime AI GmbH. Používanie RechtGPT v rámci softvéru BMD podlieha navyše podmienkam používania (https://rechtgpt.at/#terms) spoločnosti Prime AI GmbH. Používanie je vyhradené najmä právne kvalifikovaným osobám a zároveň sa upozorňuje, že odpovede generované AI môžu byť chybné. Spoločnosť BMD nepreberá žiadnu zodpovednosť za správnosť, úplnosť alebo aktuálnosť výstupov vytvorených prostredníctvom RechtGPT alebo s jeho pomocou.

Podrobnosti o spracúvaní údajov
Údaje zadané v rámci softvéru BMD v kontexte RechtGPT spracúva jednak spoločnosť Prime AI GmbH ako prevádzkovateľ RechtGPT a jednak spoločnosť BMD.

Informácie o spracúvaní údajov spoločnosťou Prime AI GmbH, ako aj prípadnými subdodávateľmi nájdete v informáciách o ochrane osobných údajov RechtGPT: (https://rechtgpt.at/#privacy).

Spoločnosť BMD ukladá zadanú otázku a odpoveď vytvorenú RechtGPT spolu s vaším zákazníckym číslom, vaším ID používateľa a metadátami, napríklad časovou pečiatkou, na účely fakturácie a manuálneho zlepšovania kvality na serveroch Microsoft Azure umiestnených v rámci EÚ. Spoločnosť BMD nepoužíva vaše údaje na trénovanie AI modelov. Vaše interakcie s RechtGPT sa ukladajú používateľsky viazane v histórii BMD Fox, môžu však byť prípadne – napríklad pri archivácii k daňovému prípadu – dostupné aj iným osobám vo vašej spoločnosti.

2.4.1.    Spätná väzba RechtGPT

V rámci interakcie s RechtGPT je možné kliknutím na symbol „palec hore“ alebo „palec dole“ odoslať RechtGPT spätnú väzbu k odpovedi RechtGPT. Túto spätnú väzbu spracúva a ukladá spoločnosť BMD a zároveň ju odovzdáva spoločnosti Prime AI GmbH, aby umožnila zlepšovanie jej systému. Spätná väzba sa spoločnosti Prime AI GmbH vždy odovzdáva anonymne, pokiaľ samotná otázka a spätná väzba neobsahujú osobné údaje. Upozorňujeme, že na vašu spätnú väzbu nedostanete odpoveď. Nepoužívajte preto túto funkciu na kontaktovanie podpory.

2.5.    Fox-Analytics

BMD Fox-Analytics slúži na analýzu a vyhodnocovanie údajov rôzneho druhu. BMD Fox-Analytics je dostupný v obrazovkových zobrazeniach, reportoch a vyhodnoteniach a v závislosti od prípadu použitia poskytuje špecializované analýzy a vyhodnotenia navrhnuté spoločnosťou BMD alebo všeobecné štandardné vyhodnotenie. Analýzy a vyhodnotenia si okrem toho môžete sami prispôsobiť alebo individuálne riadiť a potrebné inštrukcie v prípade potreby centrálne ukladať v štýlových príručkách.

Príklady podporovaných prípadov použitia

• Analýza zoznamu dlhodobého majetku
• Vyhodnotenie nezvyčajných položiek v zozname otvorených položiek

Príklady nepodporovaných, účelovo nevhodných prípadov použitia

• Spracovanie textov alebo údajov, ktoré porušujú zákony, alebo spracovanie na účely, ktoré sú nezákonné.
• Spracovanie textov alebo údajov, ku ktorým alebo k ich AI spracovaniu nemáte dostatočné práva, napríklad autorské práva.
• Použitie na prípady použitia, ktoré sa podľa smernice o AI považujú za zakázané alebo vysokorizikové.

Podrobnosti o spracúvaní údajov
Štandardne sa používajú AI modely so spracúvaním v rámci EÚ, resp. EHP. Konkrétna podoba spracúvania údajov sa riadi príslušnými nastaveniami v NTCS. V závislosti od konfigurácie je možné využívať dodatočné možnosti, ako napríklad Zero Data Retention.

Pri používaní BMD Fox-Analytics sa spracúvajú tieto údaje:

• Zákaznícke číslo (na účely fakturácie)
• ID používateľa (na účely fakturácie)
• Prevádzková krajina (na štatistické účely)
• Nahraté alebo vybrané dátové podklady (na poskytnutie funkcionality)
• Dodatočné pokyny (na poskytnutie funkcionality)
• Funkcia Fox-Text, ktorá zahŕňa samotnú funkciu, prípadne štýlovú príručku a použitý AI model (na poskytnutie funkcionality).

Upozornenie: Pri Fox-Analytics sa podkladové údaje spracúvajú vyššie opísaným spôsobom a na poskytnutie funkcionality sa odovzdávajú použitým AI modelom, resp. (sub-)poskytovateľom. Preto sa odporúča čo najviac obmedziť množstvo prenášaných údajov. Napríklad v náhľadoch na obrazovke možno pred výberom Fox-Analytics dočasne skryť nepotrebné stĺpce.

2.6.    Hlasový vstup (Speech-to-Text)

V rámci BMD NTCS existuje možnosť zadávať hlasové vstupy tak, že sa vyberie vstupné pole a následne sa klikne na symbol mikrofónu. Túto funkciu možno použiť na krátke hlasové vstupy, ako aj na dlhšie prepisy.

Podrobnosti o spracúvaní údajov:
Na vykonanie automatického prepisu sa zaznamenaný hlasový vstup prenáša do príslušne nakonfigurovanej AI infraštruktúry. Štandardne sa na tento účel používajú AI modely, pri ktorých sa podľa poskytovateľa uplatňuje Zero Data Retention.

Pri používaní hlasového vstupu sa spracúvajú tieto údaje:

• Zákaznícke číslo (na účely fakturácie)
• ID používateľa (na účely fakturácie)
• Prevádzková krajina (na štatistické účely)
• Zaznamenaný hlasový vstup ako zvukový súbor na prepis (na poskytnutie funkcionality)