BMD Projektmanagement: Was Kunden mit einer BMD Softwareeinführung erfolgreich macht

Interviewt wurden:

• Lenka Binding (Projektleitung)
• Franz Mitterbaur (Projektleitung, Projektbüroleitung)
• Jovan Popovic (Projektleitung)
• Andrea Schauflinger (Projektleitung)

Das Interview führte Helene Roselstorfer.

BMD Projektmanagement: Wer seid ihr und wie sieht ein typischer Arbeitstag bei euch aus?

Franz: Wir sind ein Team aus zehn Projektleitenden samt zwei Assistenzen und als Stabsstelle organisiert, wobei wir kürzlich unser 15-jähriges Jubiläum gefeiert haben. Unsere Kernaufgabe ist es, die BMD Softwareeinführung bei unseren Kundinnen und Kunden zu koordinieren, zu organisieren und zu begleiten. Dabei kooperieren wir intensiv mit anderen BMD Abteilungen. Auf Vollzeitbasis betreut jede/r Projektleitende parallel rund 20 Projekte in unterschiedlichen Phasen.

Lenka: Unsere Arbeitstage sind sehr abwechslungsreich. An manchen Tagen sind wir vor Ort bei Kundinnen und Kunden, an anderen planen wir neue Projekte, machen Projektcontrollings oder bearbeiten spontane Anfragen. Das erfordert viel Flexibilität und macht unsere Arbeit sehr spannend.

Viele Unternehmen fragen sich: "Soll ich bei der Softwareeinführung überhaupt in eine Projektbegleitung investieren? Ab wann lohnt es sich?" Was sind eure Tipps?

Andrea: Grundsätzlich macht die Unterstützung durch das BMD Projektmanagement ab einer gewissen Komplexität und Größe Sinn. Das ist z. B. der Fall, wenn mehrere Fachbereiche, BMD Module oder Kundenfirmen betroffen sind und natürlich auch, wenn komplexe Schnittstellen oder viele Datenübernahmen umgesetzt werden. Diese Themen klärt der BMD Verkauf bereits in den Erstgesprächen mit dem neuen Kunden ab. Es wird gemeinsam erhoben, ob ein Projektmanagement durch BMD sinnstiftend ist und in welchem Ausmaß.

Von der Idee bis zum Go-Live: Wie läuft eine typische Softwareeinführung mit dem BMD Projektmanagement ab?

Jovan: Im ersten Schritt erfolgt ein Wissenstransfer zwischen dem BMD Verkauf und uns als Projektleiter/innen. So starten wir optimal vorbereitet in die Analyse und den Unternehmenscheck. Hier beleuchten wir gemeinsam sämtliche Aspekte der Softwareimplementierung, klären Anforderungen ab und erheben ein ganzheitliches Ausgangsbild. Darauf basierend nominieren wir das BMD Projektteam, stellen eine phasenorientierte Projektplanung auf und leiten erste Maßnahmen ein. Nach der Analyse und Konzepterstellung geht es um Konfiguration, Customizing und Layouting der Software sowie um die Erstellung von Reportings, Datenaufbereitung, Datenübernahme und andere Themen. Gleichzeitig setzt dann die Schulungsphase und später der Testbetrieb ein.

Franz: Die Keyuser/innen beim Kunden werden von unserem Projektteam rechtzeitig geschult, damit der Testbetrieb stattfinden kann, und alle weiteren Anwender/innen zeitnah durch Keyuser/innen ausgebildet werden. Dabei setzen wir Schwerpunkte und führen einzelne, fachübergreifende Integrationstests durch, um die Qualitätssicherung zu vertiefen und gut vorbereitet in den Echtbetrieb zu starten. Wir begleiten Kunden auch über den Start hinaus und klären offene Fragen, die sich aus dem beginnenden Echtbetrieb ergeben. Bereits vor dem Projektabschluss findet ein interner Wissenstransfer zwischen Projektmanagement und BMD Support statt, damit sich unsere Kunden im Rahmen eines Wartungsvertrags auf eine langfristige, optimale Betreuung verlassen können.

Was sind eurer Erfahrung nach die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung oder Erweiterung einer Unternehmenssoftware?

Lenka: An erster Stelle steht die Bereitstellung ausreichender Ressourcen auf Kundenseite. Es braucht eine gute Balance, damit die Mitarbeitenden einerseits ihr Tagesgeschäft erledigen und andererseits aktiv im Softwareeinführungsprojekt mitwirken können. Ausschlaggebend ist außerdem eine detaillierte Konzeptphase, in der wir die Anforderungen genau definieren und einen klaren Fahrplan aufstellen. Für die Konzeptphase gibt es für jeden Bereich strukturierte Checklisten, die unsere Kunden ausfüllen. Sie sind die Basis für die ersten Analysetermine mit den BMD Fachexpertinnen und -experten.

Das BMD Projektmanagement hat eine sehr hohe Zufriedenheits- und Erfolgsquote. Worauf führt ihr das zurück? Wodurch zeichnet sich BMD aus?

Franz: Wir blicken mit Stolz auf die langjährige Erfahrung in der Softwareeinführung zurück, wobei wir unsere Prozesse kontinuierlich verbessern. Ein großer Vorteil des BMD Projektmanagements ist, dass wir als Stabsstelle etabliert sind und keine Fachbereiche operativ betreuen. Wir können uns also im Vergleich zu vielen anderen Firmen und Branchen komplett auf Kernaufgaben – d. h. die Koordination, Organisation und Abwicklung von Projekten – konzentrieren. Für die Fachbereiche holen wir BMD Kolleginnen und Kollegen mit der entsprechenden Expertise an Board. So haben wir stets den Überblick über das gesamte Projekt und können im Fall von Änderungen rasch reagieren. Auch hat der Kunde den Vorteil, mit uns eine zentrale Anlaufstelle für Fragen zu haben.

Jovan: Ich sehe BMD in diesem Zusammenhang als „magisches Dreieck“: Wir brauchen erstens ein funktionierendes Produkt, das Kundinnen und Kunden die Arbeit erleichtert. Zweitens haben wir ein gut strukturiertes Projektmanagement und die dritte Spitze des Dreiecks sind unsere BMD Fachexpertinnen und -experten, die nicht nur ihren eigenen Bereich ausgezeichnet kennen, sondern in vielen Fällen auch bereichsübergreifend agieren. Denn BMD ist ja ein sehr ganzheitliches System, in dem viele Module eng ineinandergreifen und Synergien schaffen. Das schätzen unsere Kundinnen und Kunden sehr. Im Projekt selbst gibt es außerdem Projektcontrolling-Termine, an denen alle Beteiligten teilnehmen, um z. B. fachübergreifende Themen gemeinsam zu besprechen. Je größer und komplexer ein Projekt ist, umso wichtiger und häufiger sind unsere Projektcontrollings.

Könnt ihr Beispiele nennen, wo die Projektbegleitung einen entscheidenden Vorteil bewirkt hat?

Lenka: Wir haben dafür sehr viele Beispiele und Kundenfeedbacks, die man in den BMD Referenzberichten einsehen kann. Ich habe kürzlich ein Projekt mit Optimus Tower finalisiert, in dem das gesamte Team und unsere Projektorganisation sehr gelobt worden sind.

Andrea: Ich habe z. B. eine sehr schöne Rückmeldung vom Bauunternehmen Gleitbau erhalten. Außerdem habe ich schon oft Kunden betreut, die sich bereits im Vorhinein sehr auf die BMD Einführung gefreut haben. Viele hatten in der Schule oder bei einem anderen Arbeitgeber Berührung mit unserer Software und wissen ganz genau, wie viel einfacher ihre Arbeit mit BMD wird. Sie freuen sich darauf, wenn BMD dann endlich auch im eigenen Unternehmen eingeführt wird. Ich denke, auch das spricht sehr für unsere Lösungen.

Wie ist gewährleistet, dass das Know-how nach Projektabschluss im Unternehmen bleibt und nicht mit dem BMD Projektteam abreist?

Jovan: Ab dem ersten Termin werden sowohl von uns als auch von den Keyuser/innen Dokumentationen erstellt. Damit leisten beide Seiten einen Beitrag zum Projekterfolg und zur Wissensverankerung. Alle Keyuser/innen werden auf einem hohen Level geschult, damit sie Endanwender/innen eigenständig betreuen können. So ist garantiert, dass das Wissen in der Kundenorganisation bleibt. Unsere Kunden können Basisfragen in der Regel selbständig lösen, ohne sofort auf den BMD Support zurückgreifen zu müssen.

Lenka: Mittlerweile wird auch unsere KI-gestützte Hilfe, der BMD Fox, von sehr vielen Anwender/innen regelmäßig und mit großer Zufriedenheit genutzt. Damit können unsere Kunden zahlreiche Fragen selbst lösen. Das ist eine großartige Unterstützung.

Wie stellt BMD den Qualitätsstandard bei der Projektbegleitung sicher? Gibt es Zertifizierungen und/oder Weiterbildungsprogramme, die ihr absolviert?

Franz: Alle Projektleitenden sind nach PMA auf unterschiedlichen Levels zertifiziert. Das ist ein national und auch international anerkannter Karrierestandard, den wir alle durchlaufen. Alle Projektleiter/innen haben zusätzlich eine mehrstufige Führungskräfteausbildung und bilden sich im Rahmen verschiedener Veranstaltungen permanent weiter. Letztere dienen auch zum Erfahrungsaustausch mit Branchenkolleginnen und -kollegen. All das hilft uns sehr, das BMD Projektmanagement auf einem so hohen Level zu etablieren und zu halten. Nicht zuletzt führen wir jährlich interne Audits durch und sind auch in die BMD Zertifizierung nach ISO 9001 mit eingebunden.

Andrea: Darüber hinaus haben wir intern ein Team, das für kontinuierliche Verbesserungsprozesse zuständig ist. Hier untersuchen wir die eigenen Vorlagen und Prozesse regelmäßig nach Optimierungspotenzialen und automatisieren weitere Tätigkeiten, z. B. durch den Einsatz von KI. Wir nutzen KI zum Verfassen von Statusreports, für Zusammenfassungen oder zum Filtern von Informationen. Zukünftig möchten wir sie auch bei der Terminplanung einsetzen.

Wie organisiert ihr euch im Team? Gibt es regelmäßige Meetings, Teamevents oder andere Aktivitäten, die den Zusammenhalt stärken?

Lenka: Wir haben ein wöchentliches Meeting, in dem wir uns abstimmen und neue Projekte aufteilen. Außerdem haben wir einmal im Monat eine längere Besprechung und jedes Jahr findet ein Workshop statt. Gleichzeitig sind wir aber ohnehin in regelmäßigem Austausch miteinander. Ich weiß, dass ich mich jederzeit bei meinem Team melden kann, wenn Fragen auftauchen oder ich Unterstützung brauche. Wir unternehmen auch immer wieder einmal etwas privat miteinander. So waren wir z. B. bei der Hochzeit von Jovan in Bosnien mit dabei, was ein tolles Erlebnis war.

BMD wird oft als Top-Arbeitgeber ausgezeichnet. Was schätzt ihr als Mitarbeitende bei BMD bzw. im BMD Projektmanagement ganz besonders?

Andrea: Grundsätzlich gibt es im gesamten Unternehmen eine sehr gute Atmosphäre und Zusammenarbeit. Im Projektmanagement haben wir einen ausgeglichenen Anteil an Frauen und Männern und sind ein eingespieltes Team, das sich extrem gut versteht. Ich komme gerne ins Büro, freue mich auf meine Kolleginnen und Kollegen und mache meine Arbeit sehr gern. Ein Motto bei BMD ist ja: „Geht's den Mitarbeitenden gut, geht’s der BMD gut.“ Das wird im Unternehmen gelebt.

Franz: Als ich 1997 bei BMD gestartet bin, waren wir rund 70 Mitarbeitende. Diese Zahl hat sich mittlerweile mehr als verzehnfacht. Im Laufe der Jahre hat es viele Veränderungen gegeben, aber die familiäre Atmosphäre und Wertschätzung sind geblieben. Das steigert unsere Motivation und somit auch die Arbeitsleistung. Es ist schön, dass mit dem Wachstum von BMD auch das mitgewachsen ist.

Was freut euch am meisten, wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen worden ist und live geht?

Andrea: Am wichtigsten für uns ist, dass unsere Kundinnen und Kunden zufrieden sind, dass sie gerne mit BMD arbeiten und eine Erleichterung im Arbeitsalltag erleben. Hinter einer Softwareeinführung steckt Arbeit und wenn alle zufrieden sind, ist das ein sehr schönes Gefühl.

Jovan: Wir freuen uns immer über Kundenrückmeldungen und die Referenzberichte. Dort lesen wir sehr oft die Begeisterung heraus. Wenn der BMD Slogan „We make business easy!“ in den Tagesroutinen unserer Kunden zur Realität wird, sind auch wir begeistert. Das macht unsere Aufgabe sehr erfüllend und sinnstiftend. Wenn wir einem zufriedenen Kunden beim Projektabschluss gegenübersitzen, der als Referenzkunde in einer jahrelangen Partnerschaft mit uns verbunden bleibt, ist das für uns die Krönung.