Infrastrukturunternehmen Optimus Tower: Integriertes ERP & Prozessoptimierung mit BMD

Bei Optimus Tower verbessert der Wechsel zu einer integrierten ERP-Gesamtlösung nicht nur die interne Zusammenarbeit, sondern erhöht auch die Entscheidungsgeschwindigkeit. Durch die Ablösung von Altsystemen gewinnt das Unternehmen Transparenz und verfügt jetzt über eine automatisierte Prozesskette vom Bestelleingang bis zum Reporting. Die BMD Softwareeinführung bei Optimus zeigt, dass Digitalisierung nicht kompliziert sein muss, wenn man eine skalierbare Lösung wählt, die sich auf individuelle Anforderungen anpassen lässt.

Fragmentiertes IT-System führt zu Problemen

Die Optimus Tower Austria GmbH mit Sitz in Wien ist Österreichs größter unabhängiger Anbieter von Kommunikationsinfrastruktur und ermöglicht mit über 4.800 Standorten eine leistungsstarke Mobilfunkversorgung im gesamten Land. Die passive Infrastruktur für Mobilfunk bildet das Rückgrat moderner Kommunikationsnetze und unterstützt den schnellen, zuverlässigen Ausbau zukunftssicherer Mobilfunkstandards.

Um diese Standards weiterhin zu gewährleisten, muss auch die IT-Landschaft von Optimus einen hohen Anspruch an Effizienz, Stabilität und Skalierbarkeit erfüllen. Vor der strategischen Neuausrichtung mit BMD prägten Medienbrüche und unterschiedliche Datenquellen den Arbeitsalltag. Nicht harmonisierte Systeme verursachten Verzögerungen und erhöhten den manuellen Aufwand sowie das Fehlerrisiko. Nach einer umfassenden Bewertung mehrerer ERP-Systeme entschied sich Optimus für den Einsatz der BMD Business Software.

BMD erfüllt unsere Anforderungen perfekt: eine moderne, integrierte Plattform, die durchgängige Geschäftsprozesse abbildet, flexibel erweiterbar ist und eine hohe Benutzerfreundlichkeit bietet. Sowohl funktional als auch technologisch stellt BMD eine zukunftssichere Alternative zu unserem bisherigen SAP-System dar.

Franz Solti, Finance, Optimus Tower

Effektivere Geschäftsprozesse dank hoher Integration

Die Implementierung umfasste eine Neuinstallation der BMD Module für Customer-Relationship-Management, Rechnungswesen und Warenwirtschaft. Im Verlauf der Softwareeinführung schuf das BMD Projektmanagement-Team auch leistungsfähige Anbindungen an notwendige externe Programme.

Heute bildet BMD als ERP-System den gesamten Zyklus vom Bestelleingang über die Rechnungskontrolle bis hin zum Reporting lückenlos ab. Damit hat BMD die ursprüngliche Fragmentierung der Informationen und Abläufe größtenteils beseitigt: Stammdaten sind zentral verfügbar, Prozesse laufen konsistent ab und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ist jetzt wesentlich effizienter.

Strukturiertes Datenmanagement schafft Transparenz und spart Zeit

Im Bereich Customer-Relationship-Management pflegen die Mitarbeitenden von Optimus Stammdaten nun in einem einheitlichen System. Ein intelligentes Rollenkonzept stellt sicher, dass Anwender/innen Zugriff auf genau jene Informationen und Funktionen haben, die sie benötigen. Das steigert die Übersichtlichkeit im Arbeitsalltag für alle Beteiligten. Parallel dazu sorgt das BMD Dokumentenmanagement dafür, dass sämtliche Unterlagen digital ablegt werden und innerhalb kürzester Zeit wiederauffindbar sind.

Die digitale Eingangsrechnungskontrolle löst bei Optimus jetzt ein ganzes Servicecenter ab, das ursprünglich für das Management der unterschiedlichen Eingangsrechnungen zuständig war. Stattdessen werden einkommende Belege digitalisiert über einen Workflow direkt an berechtigte Personen zur Bearbeitung und Freigabe weitergeleitet. Die Zuordnung zum Workflow erfolgt automatisch durch Hinterlegung einer Lieferscheinnummer.

Intelligente Automatisierung im Rechnungswesen

Im Bereich Rechnungswesen stellte die Konsolidierung von drei Firmen einen Meilenstein des Projekts dar. Im Zuge der Übernahme wurden alle Konten auf den österreichischen Standardkontenplan umgestellt und die Personenkonten der drei Firmen harmonisiert. Die bestehenden Daten dafür konnten sowohl aus dem alten SAP-System als auch von der Steuerberatungskanzlei übernommen werden. Das führt dazu, dass die komplette Buchhaltung nun im eigenen Haus abgewickelt werden kann.

Neben der vereinfachten Eingangsrechnungskontrolle zeigt die großflächige Digitalisierung ihre Vorteile besonders beim digitalen Zahlungsverkehr und der automatisierten Bankauszugsverbuchung. Auch hier sparen die Mitarbeitenden jetzt viel Zeit, da sie diese Routinen in BMD wesentlich schneller abwickeln. Über eine Schnittstelle können außerdem Lohnverrechnungsdaten aus einer externen Software in BMD importiert und halbautomatisch verbucht werden. Der Jahresabschluss ist sowohl nach UGB als auch nach IFRS möglich.

Mehr Selbstständigkeit in der Kostenrechnung

Die Kostenrechnung wurde über alle drei Firmen harmonisiert und neu aufgestellt. Hier ergeben sich für die Mitarbeitenden neue Freiheiten, da Sachbearbeiter/innen individuelle Auswertungen selbstständig definieren und Daten unabhängig von der Finanzbuchhaltung bearbeiten können. Auch wurden im gesamten Rechnungswesen individuelle Auswertungen für verschiedene Abfragen definiert. Nicht zuletzt hat Optimus gemeinsam mit dem BMD Projektmanagement zwei Konsolidierungen umgesetzt: eine für das halbjährige Bankenreporting und eine weitere für den gemeinsamen Abschluss samt der Betrachtung von Intercompany-Verrechnungen.

Dank dem zentralisierten Dokumentenmanagement werden Buchungsbelege zwar direkt bei den Buchungen gespeichert, können jedoch bei Bedarf nicht nur in der Buchhaltung, sondern auch in der Kostenrechnung aufgerufen werden.

Was wir an BMD besonders schätzen, ist die klare Struktur, intuitive Bedienbarkeit und hohe Integrationsfähigkeit. Die Abteilungen können nun weitaus mehr Prozesse eigenständig steuern, ohne komplexe Umwege. Die Transparenz über alle Daten und Prozesse hinweg hat sich deutlich erhöht, ebenso wie die Geschwindigkeit, mit der wir Informationen auswerten können.

Franz Solti, Finance, Optimus

Nahtlose Prozesse in der Anlagenbuchhaltung und Warenwirtschaft

Ein großer Mehrwert ergibt sich aus dem direkten Zusammenspiel zwischen der Anlagenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung. Da beide Bereiche auf identischen Daten operieren, beschleunigen sich buchhalterische Abläufe. Auch haben sich sowohl die Nachvollziehbarkeit von Investitionen als auch die Korrekturmöglichkeiten dadurch verbessert.

In der Warenwirtschaft greifen Prozesse nun ebenfalls komplett ineinander. Die automatisierte Kette reicht von der Warenannahme über die Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung bis hin zur fertigen Rechnungslegung. Der hohe Automatisierungsgrad spart viel Zeit und steigert die Qualität der gesamten Prozesslandschaft.

Softwareumstellung hat Einfluss auf viele Erfolgsfaktoren

Heute profitiert Optimus von deutlich effizienteren Arbeitsprozessen, hohen Zeitersparnissen und einer insgesamt höheren Prozessqualität. Viele Aufgaben, die früher zeitaufwändige manuelle Prozesse waren, sind heute automatisiert. Auswertungen und Berichte sind auf Knopfdruck verfügbar. Das führt nicht nur zu geringeren Kosten, sondern ermöglicht auch schnellere und fundiertere Entscheidungen im Tagesgeschäft.

Ein Erfolgsfaktor für die reibungslose Umstellung war die Zusammenarbeit zwischen den Projektteams auf beiden Seiten. So wurde Optimus von der Planungsphase bis zur Umsetzung und Inbetriebnahme eng vom BMD Projektmanagement begleitet. Fragen und Herausforderungen wurden schnell beantwortet, und die Kommunikation war jederzeit klar und deutlich. Termine, Ressourcen und Meilensteine wurden zuverlässig gesteuert, und auch in intensiven Projektphasen blieb die Zusammenarbeit stets professionell und kooperativ.

Das Projektmanagement von BMD hat wesentlich zum Erfolg des Projekts beigetragen. Insgesamt war die Ausführung vorbildlich – genau so, wie es sich ein Kunde wünscht.

Franz Solti, Finance, Optimus