In der modernen Geschäftswelt, die zunehmend von Digitalisierung und Automatisierung geprägt ist, stellt die E-Rechnung einen entscheidenden Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit dar. Sowohl Steuerberatungskanzleien als auch Mandanten profitieren erheblich von der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Gleichzeitig bringen die Umstellungen durch das Wachstumschancengesetz auch einige Herausforderungen und Änderungen mit sich.
Die E-Rechnung kommt und wird zwangsläufig tiefgreifende Veränderungen im Umgang mit Rechnungsdokumenten in der Steuerkanzlei, aber insbesondere auch beim Mandanten mit sich bringen. Nicht nur, dass der Mandant in Zukunft technisch für die E-Rechnung aufgestellt sein muss: Auch in der Steuerkanzlei braucht es notwendige Anpassungen für die Verarbeitungsprozesse in der Buchhaltung des Mandanten.
Angefangen beim Entgegennehmen der E-Rechnung vom Mandanten über das Visualisieren der Daten und bis hin zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung werden neue Techniken und Arbeitsweisen benötigt. Gleichzeitig muss auch die Kanzleisoftware zum Stichtag in der Lage sein, E-Rechnungen an den Mandanten zu erstellen, zu versenden und idealerweise auch direkt in der Finanzbuchhaltung des Mandanten zu verbuchen.
Als führender Kanzlei- und ERP-Softwarehersteller mit über 35.000 Kunden im DACH-Raum stellt BMD bereits seit vielen Jahren E-Rechnungsformate wie ebInterface (Rechnungsstandard Österreich) oder ZUGFeRD und XRechung (Rechnungsstandards Deutschland) zur Verfügung und vereinfacht deren Abwicklung.
„BMD unterstützt bereits jetzt die grundlegenden Funktionen des Austauschs elektronischer Rechnungen. Somit sind unsere Kundinnen und Kunden in Österreich und in Deutschland optimal auf die gesetzlichen Änderungen vorbereitet, da die BMD Business Software schon jetzt die Anforderungen erfüllt“, bestätigt Jürgen Palkoska (Leitung Softwareentwicklung, BMD).
Als Teil der EU-Initiative „ViDA“ (VAT in the Digital Age) sollen elektronische Rechnungen bis 2030 den Rechnungslegungsprozess innerhalb der EU vereinheitlichen und digitalisieren.
Während Deutschland VIDA vorgreift und schon einen konkreten Fahrplan ausgearbeitet hat, sind die Meilensteine und Fristen in Österreich noch nicht konkret definiert.
Das EDI-Framework von BMD unterstützt bereits jetzt mehrere technische Übertragungskanäle für den Export von Ausgangsrechnungen und den Import von Eingangsrechnungen, wobei die Kanäle stets weiter ergänzt werden. Im Allgemeinen bietet die E-Rechnung eine bessere Nachverfolgbarkeit und ist leichter zu auditieren, was die Compliance-Anforderungen unterstützt und die Prüfbarkeit verbessert.
In der BMD Business Software generieren Sie E-Rechnungen neben mehreren anderen Standards auch in den Formaten ebInterface und XRechnung. ZUGFeRD wird in Kürze unterstützt. Wir können aber jedes beliebige XML-Format (d.h. nicht nur ZUGFeRD) hybrid – d.h. eingebettet in PDF – übertragen. Eingangsseitig werden sowohl ebInterface, ZUGFeRD, als auch XRechnung unterstützt.
Das System hält alle gesetzlichen Anforderungen ein, wobei notwendige Updates stets rasch umgesetzt und in die Software eingespielt werden.
Der Umstieg auf elektronische Rechnungen führt zu einer spürbaren Senkung der Betriebskosten, da die Ausgaben für Papier, Druck und Porto entfallen. Zudem gehört die physische Lagerung von Rechnungen der Vergangenheit an, was zusätzliche Einsparungen mit sich bringt. Die Reduktion des Papierverbrauchs ist nicht nur umweltfreundlich, sondern verbessert auch das Image des Unternehmens.
In der Kanzlei wird der Bedarf an manueller Dateneingabe erheblich reduziert, da elektronische Rechnungen direkt in die BMD Software importiert und die Daten auch automatisiert ausgelesen werden können. Dies minimiert Fehler und beschleunigt Prozesse, wodurch Zeit gespart und die Effizienz in der täglichen Arbeit erhöht wird. Auch verbessert sich so die Datenqualität, da Rechnungen in Echtzeit und fehlerfrei verarbeitet werden können.
Für Mandanten bietet die E-Rechnung ebenfalls Vorteile. Die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen ist schneller und effizienter. Durch den geringeren manuellen Aufwand sowie das reduzierte Fehlerrisiko ergeben sich Kosteneinsparungen. Mandanten können ihre Liquidität besser planen, da Rechnungen schneller verarbeitet und bezahlt werden.
Durch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der E-Rechnung entsteht zudem eine vertrauensvollere Geschäftsbeziehung. Schnellere Zahlungseingänge und klare Abrechnungen fördern ein positives Geschäftsklima und verbessern die Beziehungen zu Mandanten. Die nahtlose Integration der BMD Software ermöglicht sowohl in der Kanzlei als auch bei Ihren Mandanten eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung der Finanzprozesse, was zu einer weiteren Effizienzsteigerung führt.
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren und nachhaltigeren Buchhaltung. Mit BMD profitieren sowohl Steuerberatungskanzleien als auch deren Mandanten von automatisierten Prozessen, reduzierten Kosten und einer verbesserten Datenqualität.
Im digitalen Zeitalter ist die E-Rechnung nicht nur ein technischer Fortschritt, sondern auch ein strategischer Vorteil. Mit BMD sind Sie optimal auf alle Anforderungen rund um E-Rechnungen vorbereitet.
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