Digitale Dokumente einfach unterschreiben – mit BMD und XiTrust

Digitale Dokumente komplett zeit- und ortsunabhängig zu unterschreiben, ist dank der Kooperation von BMD und XiTrust ganz einfach. Kanzleien und Unternehmen ersparen sich damit nicht nur zeitaufwendige Papierarbeit, sondern sorgen auch für eine raschere und reibungslosere Übermittlung wichtiger Unterlagen, ohne extra Termine dafür vereinbaren zu müssen.

Voraussetzungen für die elektronische Signatur in BMD

Verwenden lässt sich die digitale Signatur in BMD für

• alle Dokumente, die Steuerberatungskanzleien ihren Mandanten über BMD Com bzw. my BMD Com freigeben.
• Dokumente mit internen Unterschriftenaufgaben, die von beliebig gewählten Anwender/innen in der BMD Software bzw. in BMD Web unterzeichnet werden können.
• Dokumente, die mittels Link an eine E-Mailadresse einer Kontaktperson versendet werden
• die Erledigung von Spontanunterschriften über BMD Scan bzw. den Reportgenerator.
• das Unterschreiben von Arbeitsscheinen im Rahmen der BMD Projektzeiterfassung

Um die effizienten Möglichkeiten der elektronischen Signatur für Ihre Kanzlei zu nutzen, benötigen Sie neben der BMD NTCS Lizenz „Digitale Signatur mit XiTrust“ einen separaten Vertragsabschluss mit der Firma XiTrust. Zur Wahl stehen Jahrespakete für die einfache bzw. qualifizierte Signatur.

Um die Signatur digital durchzuführen, brauchen Sie darüber hinaus lediglich ein beliebiges, webfähiges Gerät samt Browser. Die  Beschaffung weiterer, spezifischer Hardware – wie z. B. eines Unterschriftenpads – ist mit dieser Anwendung nicht notwendig. Jedoch bietet BMD alternativ zur digitalen Signatur über XiTrust auch eine Lösung für Unterschriftenpads mit Namirial (vormals xyzmo), die Sie ebenfalls verwenden können.

Wie unterschreibe ich digitale Dokumente in BMD?

Um Ihre Dokumente elektronisch zu signieren, starten Sie im BMD Dokumentenarchiv oder BMD Scan und wählen dort den/die Unterschreibende/n sowie die gewünschte Signaturvariante aus (siehe Abb. 1).

Im Anschluss daran kann das Dokument bequem mit Hilfe des Programms MOXIS von XiTrust (siehe Abb. 2) unterschrieben werden. Alternativ können Sie einen Unterschriftenlink an externe Personen wie Kunden, Mandanten, Lieferanten, Kontaktpersonen oder Bewerber/innen versenden.

Können auch mehrere Personen ein Dokument digital unterschreiben?

Natürlich ist es möglich, dass auch zwei oder mehrere Personen ein digitales Dokument unterzeichnen. Werden mehr als die im MOXIS Basispaket beinhalteten Unterschriften benötigt, können zusätzliche Unterschriftenpakete jederzeit erworben werden.

Sollen mehrere Personen ein digitales Dokument unterzeichnen, wird der entsprechende Unterschriftenplatzhalter diesen bei der Dokumenterstellung einfach zugeordnet. Die Unterschriften werden dann entweder auf den für jede Person vordefinierten Feldern am Dokument oder auf einem separat und automatisch erstellten Unterschriftenblatt (siehe Abb. 3) eingebettet. Falls Sie mittels Druckliste ein PDF erstellt haben, das mehrere Seiten beinhaltet, gilt der gesamte Inhalt des PDFs mit einer einzigen Unterschrift als unterzeichnet. Ein Paraphieren oder das Setzen mehrerer Unterschriften derselben Person/en ist nicht notwendig.

Jahresabschlüsse und Steuererklärungen digital unterschreiben

Für Steuerberater/innen liegt ein sehr häufiges und praktisches Anwendungsszenario in der Bereitstellung der fertigen Unterlagen für den Jahresabschluss- bzw. Steuererklärung. Diese werden direkt in der BMD Com Mandantenplattform an den Mandanten übermittelt (siehe Abb. 4), der diese zu einem von ihm gewählten Zeitpunkt unterschreibt.

Für Steuererklärungsformulare gibt es im Standard vordefinierte Platzhalter für Unterschriften in mehreren Anwendungsfällen. Viele Kanzleien erstellen aus allen Steuererklärungen eines Mandanten ein einziges PDF. Bei der Erstellung kann nach Archivierung und Auswahl des/der Unterschreibenden sofort eine Unterschriftenaufgabe an BMD Com oder my BMD Com weitergeleitet werden. Der Mandant überprüft dort die Erklärung und braucht nur eine einzige Unterschrift leisten, die automatisch an alle erforderlichen Stellen im PDF verteilt wird (siehe Abb. 5).

Als Steuerberater/in steht Ihnen die Signatur des Mandanten in Echtzeit zur Verfügung. Sie erhalten eine automatisierte Rückmeldung in Form einer Aufgabe. Praktischerweise sind die unterschriebenen Dokumente gleich mit der Aufgabe verknüpft, damit Sie diese nicht erst im DMS suchen müssen. Sollte ein Mandant nicht reagieren, können Sie ihn via Stapel automatisch an offene Unterschriftenaufgaben erinnern lassen.

Unterschriftenplatzhalter im Standardbrief und Reportdesign

Sowohl für Kanzleien als auch Unternehmen gilt, dass Unterschriftenplatzhalter auch in Briefvorlagen platziert werden können, um daraus zu unterfertigende Einzelschriftstücke zu erstellen. Nachdem Sie den Brief erstellt haben, legen Sie diesen aus der Vorschau im DMS ab und es wird Ihnen automatisch die Auswahl der Unterzeichner angeboten. Nun können Sie das PDF per BMD Com, Unterschriftenlink oder als interne Aufgabe umgehend in BMD NTCS zur Unterschrift bereitstellen.

Wie sicher und rechtswirkend sind digital unterschriebene Dokumente?

Die Kooperation von BMD und XiTrust unterstützt die einfache sowie die qualifizierte elektronische Signatur nach der europäischen eIDAS (electronic identification, authentication and trust services) und der Schweizer ZertES-Verordnung (Bundesgesetz über die elektronische Signatur). Beide Bestimmungen regeln die Voraussetzung und Gültigkeit der digitalen Signatur.

Sowohl für eIDAS als auch für ZertES gilt, dass statt der ursprünglich notwendigen, handschriftlichen Unterschrift eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erstellt wird. Diese hat – mit Ausnahme von notariatsaktpflichtigen Dokumenten – rechtlich den gleichen Stellenwert wie das händisch unterzeichnete Pendant.

Eine etwaige Manipulation, die den Bruch des elektronischen Siegels am Dokument zur Folge hätte, wäre sowohl bei der einfachen elektronischen Signatur (SES) als auch bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) feststellbar. 

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur ist nach dem Unterschreiben am Touch-Screen bzw. durch Bestätigung der Signatur – wobei das Schriftbild hier keine zwingende Voraussetzung ist – auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung notwendig. Dieser Vorgang gewährleistet die Eigenhändigkeit des Unterschreibenden und gilt als digitale Identität.

In Österreich ist es möglich, Dokumente per ID-Austria zu unterschreiben. Alternativ kann auch die digitale Identität xIDENTITY verwendet werden. Sie ist EU- bzw. weltweit ausstell- und einsetzbar und wird insbesondere in Deutschland verstärkt genutzt. Für die Schweiz steht eine Identität der Swisscom zur Verfügung, die sowohl eIDAS- als auch ZertES-konform ist.

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Kanzlei – mit BMD

Dank BMD und XiTrust wird die digitale Unterzeichnung von Dokumenten in Ihrer Kanzlei rasch zur Realität. Sparen Sie sich und Ihren Mandanten ab sofort wertvolle Zeit und erkundigen Sie sich im Detail über die Möglichkeiten der digitalen Signatur mit BMD.

 
Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen mit der BMD Business Software.