BMD Eingangsrechnungskontrolle: Mehr Transparenz in kürzerer Zeit

Schicken Sie Rechnungen auf die digitale Rundreise 

Die BMD ER-Kontrolle optimiert die Art, wie Rechnungen in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden. Über einen oder mehrere Workflows bestimmen Sie vorab, welche Sachbearbeitenden welche Rechnungen zur Bearbeitung erhalten sollen und wer diese schließlich freigibt. Abhängig von den getroffenen Einstellungen und der genutzten Applikation erfolgt die Erfassung der Eingangsrechnung mit Eingabe der Daten, Kontierung und Freigabe bis hin zur direkten Überleitung in die Buchhaltung. 

Abhängig von der Rechnungsart und dem Betrag lassen sich verschiedene Rechnungswege und Freigaberegeln definieren (z. B. das Vieraugenprinzip oder bestimmte Beitragsgrenzen), ab denen die Kontrollkompetenz an eine/n leitende/n Mitarbeitende/n übergeht. Die zuständigen Mitarbeitenden erhalten eine automatisierte Benachrichtigung und können ihre Aufgaben bei Bedarf auch mobil am Smartphone oder Tablet erledigen. Es lässt sich jederzeit nachverfolgen, bei welchen Sachbearbeitenden sich Rechnungen befinden und welche Aufgaben bereits erledigt worden sind. 

Workflows, die Ihre Prozesse vereinfachen 

Die Flexibilität der Eingangsrechnungskontrolle in BMD sorgt dafür, dass selbst komplexe Freigabeprozesse effektiv und transparent bleiben. Sie können Rechnungen delegieren, Ablehnungen festhalten, eine weitere Freigabe anfordern oder andere Schritte definieren. Spezielle Zusatzinformationen – z. B. für nachfolgende Mitarbeitende oder Buchhalter/innen – hinterlegen Sie in Form von Notizen direkt im System. 

Mitarbeitende, die häufig unterwegs sind, können Rechnungen mühelos über BMD Web auf ihren mobilen Geräten prüfen bzw. freigeben oder dafür die App BMD Go nutzen. Ein Klick auf den Link in der Benachrichtigung genügt, um Aufgaben ortsunabhängig zu erledigen. 

Rechnungen immer im Blick: Transparenz von Anfang bis Ende 

Die ER-Kontrolle gewährleistet nicht nur mehr Transparenz, sondern minimiert auch Fehlerquellen, da das System bei Einlangen einer neuen Rechnung automatisch prüft, ob der Beleg bereits vorhanden ist. So gehen Sie sicher, dass Rechnungen nicht doppelt bezahlt werden. Alle Dokumente werden digital im BMD DMS archiviert und sind jederzeit abrufbar – ob im Archiv oder direkt aus anderen Programmbereichen wie der Kostenrechnung. 

Nahtlose Integration mit anderen Bereichen 

Die BMD ER-Kontrolle arbeitet reibungslos mit anderen Bereichen Ihres Unternehmens zusammen. So ist beispielsweise die Zahlung der Rechnung über den BMD Zahlungsverkehr ab dem Zeitpunkt der Erfassung in der ER-Kontrolle möglich. Je nach Bedarf integrieren Sie die Kontierung am Anfang oder Ende des Workflowprozesses, sofern Sie nicht automatisch auf Basis des Lieferantenkontos ermittelt worden ist. Damit können alle Daten vollautomatisch in die BMD Buchhaltung übergeleitet werden. Durch die Angabe von Kostenstellen, Kostenträgern, Projekten und/oder Verteilungsschlüsseln können Sie die Daten außerdem problemlos in die BMD Kostenrechnung übernehmen. 

Auch lassen sich die Eingangsrechnungen im Rahmen der BMD Warenwirtschaft mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen, um eine mengen- und wertmäßige Prüfung durchzuführen. Im Nachhinein können auch Speditionsrechnungen zugewiesen werden, die eine Neuermittlung des Einstands-, Einkaufs- bzw. Durchschnittspreises für die Warenwirtschaft auslösen. Die vielfältigen Integrationen reduzieren manuelle Tätigkeiten, sparen Zeit und minimieren nicht zuletzt auch die Fehlerquote erheblich. 

Mit der BMD ER-Kontrolle bringen Sie Ordnung ins Chaos 

Die digitale Eingangsrechnungskontrolle ist ein entscheidender Schritt zur Prozessoptimierung. Möchten auch Sie Ihre Eingangsrechnungen effizienter und transparenter verwalten? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie die BMD ER-Kontrolle Ihre Prozesse nachhaltig verbessern kann.