Ready – Set – BMD Go: Was Sie alles am Smartphone erledigen können

29.10.2024 | Fachberichte/Softwareinfo/Praxistipps | DI Mario Moser

Auf Basis einer neuen Plattform vereint die App BMD Go benutzerfreundliche Bedienung, Performance und Funktionalität – und das mit voller Integration in die Welt der BMD NTCS und BMD Com. Erfahren Sie hier, welche Routinen sich mittlerweile bequem, schnell und flexibel am Smartphone erledigen lassen, sodass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt.

Sicherheit an erster Stelle

Mit BMD Go vereinfachen Sie Prozesse ganz einfach über das Smartphone. Über die App lassen sich viele Routinen rund um Zeiterfassung, Dienstreisen und Leistungserfassung u. a. optimieren, wobei Mitarbeitende zahlreiche Prozesse selbstständig auf Knopfdruck erledigen. So können sie z. B. Rechnungen, Spesenbelege und Arztbestätigungen digital über das Handy oder Tablet erfassen, jederzeit Änderungen in Personalstammdaten beantragen oder Informationen über die Schnellsuche rasch aus dem System herausfiltern. Dies spart im Endeffekt nicht nur ihnen, sondern auch den zuständigen Sachbearbeitenden in HR, Buchhaltung oder Lohnverrechnung viel Zeit.

Sicherheit nimmt bei der Entwicklung von BMD Go einen hohen Stellenwert ein: Die ISO-zertifizierte App verfügt über eine sichere Datenübertragung. Sie berücksichtigt Datenbesitzer, unterstützt die Verwaltung mehrerer Benutzerprofile bzw. Logins samt einfacher Anmeldung mittels QR-Code sowie die bequeme biometrische Authentifizierung am Smartphone. Wie alle webfähigen BMD Produkte verfügt die App BMD Go über einen Login mit Single Sign-On (SSO). Der BMD SSO-Modus unterstützt Anbieter wie Microsoft, Google und ID Austria. Alternativ dazu können Sie auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen, um Ihre Kommunikationsprozesse über die App noch sicherer zu gestalten.

BMD Go ist Ihre Unterstützung beim Hochladen von Belegen für die Buchhaltung und den Jahresabschluss

Besonderes Augenmerk der Ergänzungen für mobile Geräte liegt auf der hoch performanten Scan-Funktion. Anwender/innen fotografieren nicht nur mehrere Seiten rasch mit der Handykamera, sondern eine moderne Kantenerkennung sorgt darüber hinaus für die automatische Entzerrung sowie das korrekte Ausschneiden der fotografierten Papierbelege. Nicht zuletzt können Sie auch bereits vorhandene Bilder bzw. PDFs verarbeiten und Dateien über die Smartphone-Funktion „Teilen“ direkt aus anderen Apps – wie z. B. der E-Mail-App oder einem Cloud-Speicher – an BMD Go übermitteln.

Für das Hochladen von Belegen stehen die Belegarten ER (Eingangsrechnung), AR (Ausgangsrechnung), KASSE und WEITERE mit jeweils beliebig konfigurierbaren Untergruppen zur Verfügung. Ihre hochgeladenen Belege können Sie direkt am Smartphone beschlagworten. Im Anschluss daran stehen diese umgehend in der NTCS Buchhaltung und/oder in BMD Com und my BMD Com sowie für die Durchführung des Jahresabschlusses bereit. Steuerberatungskanzleien und Mandanten erhalten so ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sie Belege auf einfache Weise digital erfassen und flexibel anliefern können.

Sehen Sie in unserem Demovideo eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hochladen von Dokumenten: Zum Demovideo

Spesenbelege auf Reisen mobil mit BMD Go erfassen

Mitarbeitende eines Unternehmens können Belege wie z. B. Öffi-Tickets, Taxi-, Hotel- oder Bewirtungsrechnungen, die während eines Außendienstes anfallen, über BMD Go einreichen. Die erfassten Spesen samt Belegfoto stehen umgehend zur weiteren Bearbeitung in der BMD Lohnverrechnung bzw. Finanzbuchhaltung bereit.

Dokumente hochladen mit der App BMD Go

Neben klassischen Belegen fallen sowohl bei Mitarbeitenden als auch bei Mandantinnen und Mandanten viele verschiedene Dokumente an. Diese sollen so rasch und einfach wie möglich an die verantwortlichen Stellen übermittelt werden, damit unterwegs nichts verloren geht oder vergessen wird.

Via BMD Go können sämtliche Informationen wie z. B. Bestätigungen, Verträge, oder Stundenaufzeichnungen direkt erfasst werden.

Mitarbeitende können so beispielsweise Zeitbestätigungen per Smartphone zu ihrer Arztbuchung uploaden und somit den notwendigen Nachweis ganz einfach an das Unternehmen übermitteln. Betreffen Dokumente eine erfasste Leistung, so können z. B. Arbeitsscheine direkt auf diese Leistung hochgeladen werden.

Bitte beachten Sie jeweils das zu Grunde liegende Lizenzmodell.

Anbindung an das BMD Archiv über Ihr Smartphone

Auch können Unternehmen sämtliche Dokumente und Fotos flexibel im BMD Archiv abspeichern. Denn jedes beliebige Dokument bzw. Foto kann in das BMD DMS hochgeladen und beschlagwortet werden.

Dank des direkten Archiv-Uploads haben z. B. Mitarbeitende auf einer Baustelle direkt vor Ort die Möglichkeit, sämtliche Fotos und Dokumente digital in BMD zu archivieren und zu kategorisieren. Kanzleimitarbeitende können Verträge direkt bei ihren Mandanten abfotografieren und umgehend als OCR-durchsuchbares PDF im BMD DMS ablegen.

Je nach individuellem Prozess und Konfiguration ist es außerdem möglich, hochgeladene Dokumente mit der App BMD Go aufzurufen und am Smartphone erneut anzusehen.

Unterstützung für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse

Mit BMD Go lassen sich auch Belege für Steuererklärungen via Smartphone übermitteln. Dafür laden Mandantinnen und Mandanten die gescannten bzw. abfotografierten Dokumente in Eigenregie hoch. Sie können ihre Belege mit Anmerkungen versehen und kategorisieren, bevor die Übermittlung an die Steuerberatung auf Knopfdruck erfolgt.

Sachbearbeitenden in der Kanzlei stehen die Belege im Anschluss daran sofort in der BMD Databox zur Verfügung. Mittels Parameter kann sowohl das automatische Anlegen einer Aufgabe als auch die E-Mail-Benachrichtigung bei Einlangen von Mandantenbelegen aktiviert werden. Via Drag & Drop ordnen Sie die Belege der entsprechenden Steuererklärung bzw. Kennzahl zu und archivieren diese automatisch.

Praktische Funktionen in der mobilen Zeiterfassung

Die bewährten Funktionen der Zeiterfassung sind in der neuen App BMD Go um praktische Features erweitert. Die neue Suche ermöglicht – wie auch beim Belegupload – das rasche Auffinden von Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitenden usw. Sobald Sie im Suchfeld den ersten Buchstaben eintragen, werden die Ergebnisse umgehend angezeigt. Historische Buchungsdaten lassen sich ebenso übersichtlich herausfiltern wie ein Monats-/Tagessaldo samt Daten wie Resturlaubsstand oder Zeitausgleichssaldo. Feinheiten wie die Schnellbuchung mittels Gesten (Swipe) ermöglichen eine Erfassung der Zeitbuchungen innerhalb von Sekunden.

Baufirmen aber auch andere Unternehmen profitieren von der Möglichkeit, mehrere Personen mit nur einer einzigen Eingabe zu buchen, um so z. B. alle Personen auf ein bestimmtes Arbeitsprojekt oder auf die relevanten Dimensionen der Kostenrechnung zu buchen. Abgerundet ist die verbesserte Zeiterfassung in BMD Go mit der Möglichkeit, Dokumente bei Zeitbuchungen durch einfaches Fotografieren anzuhängen. Als Anwender/in können Sie so z. B. Zeitbestätigungen direkt an Arztbuchungen hinzufügen. Auch erhalten Sie jederzeit eine schnelle Übersicht über die aktuellen Zeitausgleichssalden und den Urlaubsstand aus der Lohnverrechnung.

Bequeme Leistungserfassung via App

Ab sofort erfassen Sie Ihre täglichen Leistungen für den aktuellen Tag, die Vortage oder die gesamte Vorwoche von unterwegs aus. Dabei behalten Sie immer im Blick, wie viel Restzeit laut Zeiterfassung bzw. Tagesmodell noch aufzufüllen ist und profitieren von intelligenten Vorschlägen. Mit einer einfachen Swipe-Aktion schließen Sie die Leistungserfassung eines bestimmten Tages ab. Sollten im Nachhinein Korrekturen notwendig sein, kann der Tagesabschluss unter bestimmten Voraussetzungen auch rückgängig gemacht werden.

Die Feldauswahl bei Erfassung einer bestimmten Leistung und auch für die Übersicht der Leistungen baut sich dynamisch auf. Daten wie Bezugszeitraum oder Von-/Bis-Zeiten werden nur dann abgefragt und dargestellt, wenn diese tatsächlich benötigt werden. Ebenso ist es möglich, dass Sie Spesen direkt zu Leistungen erfassen.

Sehen Sie auch unsere Demovideos rund um die Leistungserfassung mit der App BMD Go an: Zu den Demovideos

Schnelle Abwicklung von Dienstreisen und Spesenbelegen

Dienstreisen im In- und Ausland lassen sich mit BMD Go ebenfalls flexibel von unterwegs aus erledigen, indem Sie die entsprechenden Spesenbelege abfotografieren und direkt an die Lohnabteilung weiterleiten. Bei der Dateneingabe unterstützen Sie die Routendarstellung zur Kilometerberechnung sowie Kurstabellen bei Fremdwährungsbeträgen. Außerdem können Sie Arbeitsessen und Nächtigungen direkt der entsprechenden Reise zuordnen und einfach zu handhabende Detailerfassungen für diesen Prozess nutzen. Außendienstmitarbeitende und Geschäftsreisende profitieren zudem davon, dass die erfassten Zeitbuchungen direkt als Dienstreise übernommen werden.

Alle eingegebenen Reisekosten lassen sich in einer Detailansicht darstellen, sodass Sie stets den optimalen Überblick behalten. Die über BMD Go erfassten Reisedaten werden automatisch an das Dienstreise-Modul in der BMD Lohnverrechnung übermittelt, wo diese noch nachbearbeitet bzw. freigegeben werden können, bevor die Auszahlung an Mitarbeitende erfolgt.

Business2Employee (B2E): Mitarbeiter-Selfservice am Smartphone

B2E bringt Unternehmensprozesse auf das Smartphone Ihrer Mitarbeitenden und erleichtert HR-Aktivitäten: Mit BMD Go greifen Mitarbeitende direkt auf die eigenen Stammdaten im Unternehmen zu und können Änderungen der Personalstammdaten auf Knopfdruck beantragen.

Für Anpassungen, für die zusätzlich oder ausschließlich ein Dokument notwendig ist (z. B. Namens- und Adressänderungen, Änderungen des Bankkontos für Gehaltsauszahlungen), steht ein Dokumentenupload zur Verfügung. So lassen sich relevante Unterlagen rasch und einfach an die Personalabteilung übermitteln. Über einen vCard-Export können Sie Ihre Kontaktdaten – analog zum Teilen eines Kontaktes aus dem Smartphone-Telefonbuch – sehr einfach in Form einer digitalen Mitarbeitervisitenkarte weitergeben.

Neu ist auch die Einsicht in das persönliche Lohnset direkt in der App BMD Go. Mitarbeitende können so jederzeit digital auf ihre Lohnzettel zugreifen. Beachten Sie im Zusammenhang damit bitte die Systemvoraussetzungen für das BMD Go Lohnportal.

Mehr Komfort mit BMD Go

Ein höheres Level an Mobilität und Flexibilität für Ihren Business-Alltag: BMD Go bietet Ihnen zahlreiche NTCS Grundfunktionen, die Sie immer und überall von unterwegs aus nutzen können. Genießen Sie als BMD Kunde ab sofort die vielen Vorteile.

Nutzen Sie als BMD Kunde die Vorteile von BMD Go und laden Sie unsere App jetzt auf Ihr Smartphone oder Tablet!

Download Google Play Store

Download Apple App Store

FAQ zu BMD Go

>> Mit der Welt von BMD Com, my BMD Com und BMD Go bieten Sie Ihren Mandantinnen und Mandanten direkten, vielseitigen und einfachen Service. Weitere Informationen finden Sie hier:

Zur Übersicht BMD Com-Produktwelt

Bitte beachten Sie, dass für den Betrieb der App BMD Go Microsoft SQL Lizenzen named (je User) bzw. eine Microsoft SQL Prozessorlizenz vorhanden sein müssen. Für weitere Informationen steht Ihnen der BMD Verkauf unter verkauf@bmd.at jederzeit zur Verfügung.