Digitale Zusammenarbeit und Automatisierung im Kanzleiwesen: BMD Expertinnen und Experten im Gespräch

Interviewt wurden: 

• Sarah Bozin: Team CRM und LEA für Steuerberater/innen (nicht am Foto) 
• Martin Kapplmüller: Support Allgemein und Großkanzleien 
• Sandra Knauer: Supportmanagement STB 
• Peter Medinger: BMD Technik und Support 
• Christoph Metz: Team CRM und LEA für Steuerberater/innen 
• Gerald Strutzenberger: Produktmanagement CRM, DMS, Kanzleiverwaltung 

Das Interview führte Helene Roselstorfer.

Wie unterstützt BMD die digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten? 

Martin: Den Austausch von Finanzbuchhaltungs- und Lohnverrechnungsdaten gibt es bei BMD schon seit Langem. Steuerberater/innen können die Buchhaltung ihrer Mandanten auf Knopfdruck erhalten, um den Monats- bzw. Jahresabschluss oder Wirtschaftsprüfungs- und Lohnverrechnungstätigkeiten durchzuführen.  

Sarah: Die BMD Com-Palette ist unser Hauptprodukt für Kanzleien und die Zahl der User/innen steigt stetig. Durch den digitalen Belegupload müssen Mandanten nicht mehr persönlich mit ihren Papierordnern in die Kanzlei kommen. Auch können sie Daten für die Buchhaltung und Lohnverrechnung im System vorerfassen. Nicht zuletzt nutzen beide Parteien BMD Com bzw. my BMD Com als Informationstool, da einmal bereitgestellte Informationen von überall aus 24/7 abrufbar sind. All das spart Zeit und auch Kosten. 

Welche Rolle spielt Automatisierung? 

Gerald: Die Zeit ist in Kanzleien oft sehr knapp. Unsere Kunden sind sehr dankbar, wenn ihnen das Programm Arbeitsschritte abnimmt oder automatische Erinnerungen zur richtigen Zeit an den richtigen Stellen sendet. Die BMD Produkte automatisieren so viele Standardaufgaben wie möglich und sorgen dafür, dass Ausnahmen von Routinefällen schneller erkannt werden. Unserem Workflow-Modul kommt hier eine immer größere Bedeutung als Automatisierungsinstrument zu. Zukünftig können ganze Kanzleiprozesse auf Basis automatischer Prüfungen und Funktionen durchlaufen werden, ohne dass händische Tasks für die Mitarbeitenden anfallen. 

Sandra: In der Leistungserfassung haben wir Automatisierungen für Auswertungen verstärkt im Einsatz. Braucht beispielsweise eine Vorgesetzte regelmäßig eine bestimmte Statistik, muss diese nicht mehr manuell erstellt werden. Die Auswertung kann über einen Stapel automatisch per E-Mail versendet werden. Auch erinnert die Software Sachbearbeitende automatisch an diverse Tasks, was sehr praktisch ist. 

Christoph: Dank Automatisierung können Arbeitsabläufe komplett digital gesteuert werden. Ein Beispiel ist der Bescheid‑Workflow in BMD: Sobald ein Bescheid erstellt ist, wird er automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter zugewiesen, geprüft und an den Mandanten verschickt. Das spart Zeit, reduziert Fehler und gibt Mitarbeitenden mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten. 

Kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz? Welche Erleichterungen bringt sie? 

Martin: Für alle Kanzleien interessant ist die automatisierte Belegverarbeitung, bei der auch KI zum Einsatz kommen kann. Mit Hilfe von KI und der Anbindung von Systemen, die Beleginhalte erkennen können, lassen sich Informationen aus Rechnungen automatisch auslesen. Insbesondere bei einer hohen Anzahl an Belegen ist das eine enorme Hilfe, da man nichts mehr händisch machen muss. 

Gerald: Bei BMD treibt ein eigenes KI-Team neue Entwicklungen voran. Mit Fox-Text gibt es z. B. ein KI-gestütztes Modul, das Textverarbeitungsaufgaben direkt in BMD vereinfacht. Neu entwickelt wurde auch eine Schnittstelle zu einer externen KI-Lösung, die u. a. im neuen Steuerfall eingesetzt werden kann: Mit RechtGPT kann man die KI zu bestimmten Gesetzen befragen, wenn z. B. eine Steuererklärung bearbeitet wird. Diese KI möchten wir zukünftig im Kanzleibereich – und generell überall dort, wo Gesetze eine Grundlage bilden – noch stärker einbinden. Auch eruieren wir aktuell, ob die KI im Rahmen von Geldwäscheprüfungen zum Einsatz kommen kann. In so einem Fall könnte die KI vielleicht automatisiert prüfen, ob Identitätsnachweise von allen relevanten Personen vorhanden sind. 

Brauchen beide – Kanzlei und Mandant – immer eine BMD Software, damit beide Parteien von Automatisierungen profitieren können? 

Sandra: Nicht zwingend. Es gibt die Möglichkeit, dass die Kanzlei ihren Mandanten BMD als Cloud-Dienstleister anbietet. Das bedeutet, dass der Mandant selbstständig in der BMD Cloud des Steuerberaters tätig ist und z. B. Belege selbstständig einbucht. Auch bietet BMD diverse Schnittstellen, womit Daten aus anderen Systemen eingespielt werden können.  

Peter: Umgekehrt haben wir in der BMD Cloud einige Fälle, wo die Kanzlei über einen eigenen User in die Cloud des Kunden einsteigt und dort direkt supporten kann. Allerdings haben Produkte wie BMD Com und my BMD Com – die Kunden übrigens sowohl in der BMD Cloud als auch auf einer eigenen IT-Infrastruktur betreiben können – den Prozess vereinfacht. 

Christoph: Automatisierung ist nicht an die beidseitige Nutzung von BMD gebunden. Entscheidend ist vielmehr, dass die Systeme auf beiden Seiten miteinander kommunizieren. Die Kanzlei kann mit BMD interne Arbeitsabläufe automatisieren. Der Mandant muss dafür lediglich die Daten in einem von der Kanzlei akzeptierten Dateiformat bereitstellen. Die Verwendung von BMD auf beiden Seiten erleichtert die Integration natürlich, weil Datenmodelle und Schnittstellen bereits abgestimmt sind. Doch das ist kein K.-o.-Kriterium. Mit kompatiblen Systemen oder standardisierten Schnittstellen können alle von den Effizienz‑ und Qualitätsgewinnen profitieren. 

Wie funktioniert die Einführung der BMD Software für Kanzleien? 

Sandra: Das Onboarding wird über unser Team abgewickelt, wobei eine zentrale Ansprechperson für den neuen Kunden zuständig ist, alle Einführungs- und Schulungstermine koordiniert und die individuellen Anforderungen abklärt. Danach erfolgt die Installation. Oft gibt es nach der Einführungsphase weitere Termine für offene Fragen, die sich aus dem Arbeitsalltag mit BMD ergeben. Es ist uns wichtig, dass wir neue Kunden auch nach der Einführung weiterhin optimal begleiten. Mit einigen Kunden sind so auch langjährige Geschäftsbeziehungen entstanden. Viele Kunden schätzen die persönliche und nachhaltige Betreuung sehr, da die BMD Ansprechpartner ihr System genau kennen und individuell helfen können.  

Peter: Der Support durch die BMD Technik ist flexibel und hängt von den Ressourcen sowie der Infrastruktur des Kunden ab. Gibt es dort einen eigenen IT-Betreuer, reichen oft ein paar Beratungstermine. Gibt es keine IT-Ressourcen beim Kunden, erfolgt die Installation durch uns. Nutzt ein Kunde die BMD Cloud, wird alles von uns eingerichtet. 

Wie unterstützt BMD kleine und große Kanzleien bei der Prozessoptimierung und Softwareeinführung? Gibt es Unterschiede? 

Christoph: Für kleine Kanzleien gibt es in BMD sofort einsetzbare Lösungen, wofür kaum Anpassungen nötig sind. Die Lizenzierung ist modular: Die Kanzlei zahlt nur für Funktionen, die sie wirklich braucht, und kann ihr System bei Bedarf jederzeit erweitern. BMD stellt kurze Schulungen zur Verfügung, damit kleine Teams schnell produktiv werden. Bei großen Kanzleien ist die Situation komplexer. Es gibt mehrere Standorte, viele Mandanten und oft sehr spezielle Abläufe. BMD startet hier mit einer genauen Analyse der bestehenden Prozesse und entwickelt daraus maßgeschneiderte Workflows, die strukturiert durch den Onboardingprozess führen. Zusammengefasst erhalten kleine Kanzleien schnelle, standardisierte Lösungen und sofortige Hilfe, während große Kanzleien eine umfassende, individuell angepasste Begleitung brauchen. In beiden Fällen sorgt BMD dafür, dass Prozesse effizienter werden, Fehlerzahlen sinken und Mitarbeitende mehr Zeit für Kernaufgaben haben. 

Martin: Bei großen Kanzleien gibt es oft eine starke Trennung zwischen Fachpersonal und IT-Administratoren, somit ist das Know-how hier meist verteilt. Bei großen Kanzleien werden viel mehr Prozesse mit BMD automatisiert und es gibt oft eine dreistellige Anzahl an Stapeln bzw. Batch-Jobs. Andere Funktionen wie der Belegupload oder die OCR-Erkennung sind nicht abhängig von der Kanzleigröße. 

Welche Rolle spielt das Feedback von Steuerberater/innen? Hat es Einfluss auf die Weiterentwicklung der BMD Software? 

Gerald: Im Produktmanagement spielt das Kundenfeedback eine große Rolle. Es ist ein Hauptgrund, warum unsere Softwarelösungen so ausgereift sind, und einer unserer Erfolgsfaktoren. Heute liegt die Herausforderung darin, herauszufiltern, welche Anforderungen für viele Kanzleien relevant sind, da wir unterschiedliche Kunden mit oft sehr individuellen Bedürfnissen haben. Häufig regen auch rechtliche Änderungen Produktentwicklungen an. Gemeinsam mit Kollegen wie Sarah, Martin oder Sandra haben wir mittlerweile ein Netzwerk an Kundenkontakten aufgebaut, auf das wir für Inputs immer wieder zurückgreifen können. Auch bei der Softwareeinführung ist Feedback sehr hilfreich, um die eine oder andere Prozessoptimierung zu implementieren. 

Wie wichtig ist für Kanzleien das Thema Datensicherheit und wie wird es von BMD adressiert? 

Martin: Datensicherheit hat viele Facetten: Das bedeutet zunächst, Daten nicht zu verlieren oder vor Manipulation von außen zu schützen. Das fällt in den Aufgabenbereich der BMD Technik, die in vielen Fällen das System hostet und gemeinsam mit der Softwareentwicklung dafür sorgt, dass höchste Sicherheitsstandards gewährleistet sind. Dann dürfen keine wichtigen Informationen übersehen werden. Dafür sorgen BMD Funktionen wie Aufgaben, Checklisten, Workflows und Erinnerungen. Um sensible Daten zu schützen, haben wir umfassende Berechtigungsfunktionen, Datenbesitzergruppen und Freigabeworkflows und schließlich kann man auch Dokumente mit Passwörtern schützen, z. B. Lohndokumente, die an Mandanten geschickt werden. Datensicherheit heißt am Ende auch eine DSGVO-konforme Datenhaltung und damit verbunden das systematische Löschen von Altdaten, wofür es eigene Funktionen und Automatismen gibt. 

Gerald: BMD deckt seit dem Beginn der Gesetzeseinführung die DSGVO-Anforderungen ab. Auch haben wir das Datenschutzverzeichnis der österreichischen Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer implementiert. So haben Anwender/innen jederzeit den vollen Überblick, welche Daten wo und wie gespeichert werden, samt der vollen Dokumentation.  

Was hat euch zu BMD gebracht und was hält euch bis heute hier? 

Sarah: Ich habe früher bei einem Steuerberater gearbeitet und die Seiten gewechselt. Bei BMD schätze ich, dass mein Aufgabenbereich sehr abwechslungsreich ist und es nie langweilig wird. Wir lernen immer wieder dazu und mir gefällt auch das freundschaftliche, kollegiale und konstruktive Klima unter den Kollegen. Außerdem haben wir hier einen sicheren Arbeitsplatz, was nicht immer selbstverständlich ist. 

Sandra: Ich habe mich nach dem Studium bei BMD beworben und bin mittlerweile seit 11 Jahren hier. Mir macht auch die Arbeit mit unseren Kundinnen und Kunden großen Spaß, sowie das gemeinsame Umsetzen ihrer Anliegen in der BMD Software. Jeder Tag ist einfach anders!