Dokumentenmanagementsystem

Mit dem BMD Dokumentenmanagementsystem (DMS) digitalisieren Sie die Dokumentenablage auf intelligente und effiziente Weise. Ausgewählte Funktionen können auch in der App BMD Go* ausgeführt werden.

Highlights

• Digitales Archiv mit flexibler Bereitstellung aller Dokumente

• Umfassendes und individuell einstellbares Berechtigungssystem

• Rasches und übersichtliches Auffinden von Dokumenten

• Volle Transparenz über den Status der zu bearbeitenden Dokumente via Workflow*

Archivierung

• Vollautomatische Ablage aller in anderen BMD Programmen* entstandenen Dokumente

• Einfache Archivierung von MS Office Dokumenten, die automatisiert aus Excel, Word, Outlook und PowerPoint übernommen werden

• Selektive oder automatische Archivierung von eingehenden bzw. ausgehenden E-Mails

• Zuordnung von E-Mails zu Mandanten bzw. Kunden mit Bereitstellung für berechtigte Sachbearbeiter/innen

Suchen und Finden von Dokumenten

• Versehen von Dokumenten mit einer Hauptkategorie bzw. mehreren Unterkategorien, Schlagworten und Volltextinhalten für eine vereinfachte Ablage und Suche

• OCR-unterstützte Volltextsuche, die auch Bilddateien wie TIF oder PDF auswertet

• Dokumentenübersicht: vorselektierte Darstellung von Dokumenten entsprechend dem ausgewählten Stammdatenbereich (wie Kunde, Projekt, Mitarbeiter u. a.)

• Dokumentenliste: Bietet eine Übersicht über alle Dokumente, über die Baumstruktur oder den Filter lässt sich das gewünschte Dokument schnell und einfach finden.

• Vereinfachtes Aufrufen von Dokumenten dank zahlreicher weiterer Kriterien wie Belegnummer, Betreff, Datum u. v. m.

Berechtigungen

• Individuell adaptierbare Vergabe von Berechtigungen auf Archive, Kunden/Lieferanten, Kategorien, Dokumente u. a.

• Möglichkeit der Vergabe von Schreib- und Leserechten für gesamte Dokumente oder auch einzelne Felder

• Berechtigungen für bestimmte Funktionen (z. B. Löschen von Dokumenten) möglich

Digitale Belegerfassung mit BMD Scan

• Scannen mit lokal installierten Scannern sowie Dokumentenscannern, die TWAIN-Treiber-fähig sind, und auch mit remote angeschlossenen Scannern (Terminalserver oder BMD Cloud*)

• Automatisierte Verarbeitung digitaler Bild- und PDF-Dokumente, auch signierter PDF- und PDF/A-Dokumente mit Notiz-, Signier- und Stempelfunktionen

• Automatische Verarbeitung der gescannten Beleginformationen via OCR, Barcode bzw. QR-Code

• Umwandeln von Bilddateien in PDF-Dateien und Zusammenfügen von Bilddateien zu PDF-Dateien

• Verschlüsselung von PDF-Dateien

• QR-Code- und Barcode-Trennung mit automatischer Archivierung

• Druck von QR-Codes

• Quellen aus Datei-Explorer, Cloud-Explorer oder aus dem Dokumentenpool

• Automatische Übernahme von Rechnungsmerkmalen für papierlose Buchungsprozesse* samt automatisierter Buchung von OCR- oder Zahlungscodes mit integrierter Heuristik

• Archivierung von Dokumenten auf verschiedene Ziele wie BMD DMS, Poststücke*, ER-Kontrolle* oder die Zwischenablage

• Möglichkeit der Beschlagwortung aller PDF- und Bilddateien zum einfachen Auffinden

Digitales Signieren von Dokumenten

• Unterschreiben von PDF-Dokumenten via ID Austria

• Unterzeichnung von ausgewählten Dokumenten per SIGNificant von Namirial durch gewünschte Personen*

• Unterschreiben von Dokumenten über Aufgaben* bzw. Versand eines E-Mail-Links über Moxis* von XiTrust

Weitere Funktionen

• Revisionssicherheit - zertifiziert durch den deutschen TÜV

• Verknüpfung mit Workflows*, um z. B. eine Aufgabe* oder Frist* digital an Bearbeiter/innen oder beliebig viele Freigabestellen weiterzuleiten

• Vieraugenüberprüfung von vertraulichen Dokumenten über einen Workflow*

• Versand von Dokumenten per E-Mail direkt aus dem DMS heraus - bei Bedarf auch passwortgeschützt - sowie Bereitstellen von Dokumenten zum Download

• Vollautomatische Bereitstellung von Dokumenten für Kundinnen und Kunden von Steuerberatungskanzleien über die BMD Com-Mandantenplattform*

*) weitere Softwaremodule vorausgesetzt

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