Wien Work und BMD: Soziales Engagement trifft auf Digitalisierung

Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten und eine zukunftssichere Unternehmensentwicklung zu gewährleisten, entschied sich Wien Work für eine erneute Erweiterung der bestehenden BMD Softwarelösung. Das BMD ERP reduziert nicht nur die manuelle Arbeit, sondern ermöglicht auch einen hohen Automatisierungsgrad, nahtlose Abläufe und eine verbesserte Datenqualität.

Softwareerweiterung bei Wien Work: Die Fakten

Unternehmen	Wien Work-integrative Betriebe und AusbildungsgmbH
Branche	Sozialwirtschaft / integrative Betriebe
Standort	Wien
Mitarbeitende	> 800
Software	BMD ERP
BMD Lösungen im Einsatz	Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Customer-Relationship-Management, Lohnverrechnung, Zeiterfassung, Personalinformationssystem, Warenwirtschaft, BMD Go
Ergebnisse	reduzierte händische Arbeit, automatisierte Abläufe, digitale Personalverwaltung, einfachere und mobile Lagerverwaltung, höhere Datenqualität

Sichere und langfristige Weiterentwicklung als Schlüsselfaktor

Seit mehr als 40 Jahren schafft und vermittelt die Wien Work-integrative Betriebe und AusbildungsgmbH Arbeits- und Ausbildungsplätze für am Arbeitsmarkt benachteiligte Menschen. Das soziale Unternehmen beschäftigt über 800 Mitarbeitende und Lehrlinge in verschiedenen Geschäftsfeldern, Projekten und Dienstleistungen an Standorten in ganz Wien und leistet einen wichtigen Beitrag für eine inklusive Gesellschaft.

Vor der Einführung der integrierten BMD ERP-Lösung arbeitete Wien Work mit mehreren veralteten Einzelsystemen. Viele Prozesse in Finanzwesen, Personalverwaltung und Lager wurden manuell durchgeführt, was Zeit kostete und Fehlerquellen erhöhte. Dank der schrittweise erweiterten BMD Lösung spart das Unternehmen nun Zeit an vielen Ecken und Enden.

Schon zu Beginn war uns klar, dass BMD uns langfristig einen Mehr-Nutzen bringen wird. Aufgrund der guten Erfahrungen mit der Software und dem BMD Projektmanagement-Team haben wir bei der bevorstehenden Ablöse des alten Systems gleich wieder an BMD gedacht.

Martin Elser, Leitung Finanzwesen und Controlling, Wien Work

Veraltetes System mit Schwachstellen durch BMD ersetzt

Seit April 2022 nutzt Wien Work das BMD CRM sowie die BMD Finanzbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung mit den dazugehörigen Workflows. Damals fiel die Entscheidung zugunsten der BMD Business Software, weil BMD als Branchenführer eine langfristige und nachhaltige Weiterentwicklung der Produkte gewährleistete. Auch war der Bekanntheitsgrad, den die Software bereits unter den eigenen Mitarbeitenden hatte, ausschlaggebend.

Im Rahmen eines zweiten Projekts kamen etwas später die BMD Lohnverrechnung, die Zeiterfassung und das Personalinformationssystem zum Einsatz. Im dritten Projekt wurde schließlich auch die Warenwirtschaft in das BMD ERP integriert.

Vollintegrierte Warenwirtschaft mit automatisierter Verbuchung

Wo die Mitarbeitenden früher jede Änderung im Einkauf, Verkauf und Lager händisch verbuchen mussten, passiert dank dem hohen Integrationsgrad der BMD Software alles automatisch. Zusätzlich wird die Lagerverwaltung schrittweise auf eine mobile Datenerfassung mit der App BMD Go umgestellt. Dadurch werden Inventuren schneller durchgeführt und Lagerbestände in Echtzeit verfügbar.

Ein weiterer Vorteil ergibt sich durch die direkte Anbindung der Warenwirtschaft an die Finanzbuchhaltung. Abstimmarbeiten zwischen Lager und Buchhaltung entfallen weitgehend, wodurch Zeitressourcen frei werden.

Automatisierung in Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement

Die erweiterten Features ergänzen das bestehende Softwaresystem, das sich bereits früher durch zeitsparende Funktionen wie die BMD Eingangsrechnungskontrolle, die automatisierte Bankauszugsverbuchung im Rahmen der Finanzbuchhaltung oder die BMD Kassensoftware ausgezeichnet hat.

Der Vorteil des zentralisierten Dokumenten- und Datenmanagements tritt jetzt noch stärker zu Tage: Neben der digitalen Erfassung von Belegen mit BMD Go und dem flexiblen Aufrufen von Rechnungen und anderen Informationen über das BMD DMS können Daten aufgrund der direkten Anbindung der Lohnverrechnung und Warenwirtschaft an die Finanzbuchhaltung automatisch von einem in den anderen Bereich übernommen werden.

Weitere Effizienzen ergeben sich aus dem Zusammenspiel von Zeiterfassung und Lohnverrechnung, da sich auch die Zeitdaten direkt überleiten lassen und automatisch zur Weiterverarbeitung bereitstehen.

Digitale Lohnverrechnung mit ELDA-Anbindung und vereinfachte Zeiterfassung

Im Bereich Lohnverrechnung sind nun auch andere Aufgaben wesentlich einfacher zu bewerkstelligen. So können Listen im Auswertungsdesigner individuell gestaltet und digitale Lohnsets direkt ins Lohnportal übertragen werden. Außerdem können Mitarbeitende Lohndokumente in BMD eigenständig abrufen, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Der Zugriff ist über ein individuell adaptierbares Berechtigungssystem übersichtlich gesteuert.

Mit der Einführung der BMD Zeiterfassung verfügt Wien Work über eine vollständig digitale und integrierte Zeitwirtschaftslösung:

Arbeitszeiten werden automatisch berechnet.
Die Regeln der Betriebsvereinbarung sind im System hinterlegt.
Änderungen können flexibel angepasst werden.
Manuelle Zeitkontrollen entfallen vollständig.

Wir sind sehr glücklich darüber, dass wir mit BMD über die für uns passende Software verfügen, die unsere Prozesse sehr übersichtlich abbildet und in vielen Bereichen wesentliche Zeitersparnisse bringt.

Martin Elser, Leitung Finanzwesen und Controlling, Wien Work

Digitales Personalmanagement und Online-Bewerbungen

Mit dem BMD Personalinformationssystem hat Wien Work Mitarbeiterstammdaten, digitale Personalakten und Bewerbungsprozesse zentral in einer Plattform. Bewerber/innen können sich online direkt über BMD auf offene Stellen bewerben. Führungskräfte erhalten über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem Zugriff auf relevante Dokumente.

Die Softwareumstellung verlief auch im dritten Projekt mit der Einführung der Warenwirtschaft ausgezeichnet. Am Team von BMD schätzt der Kunde die Hilfsbereitschaft, Kompetenz und Professionalität. Alle Projektziele konnten erreicht werden und das BMD Projektmanagement unterstützte durch eine hohe Flexibilität hinsichtlich Termingestaltung und Anforderungen. Aufgrund der hohen Benutzerfreundlichkeit, die bereits aus den anderen BMD Softwaremodulen bekannt war, konnten die Mitarbeitenden von Wien Work sich rasch zurecht finden.

Mit so professionellen und hoch engagierten Teams auf beiden Seiten lassen sich selbst anspruchsvolle Ziele effizient umsetzen. Danke für die tolle Zusammenarbeit!

Lenka Binding, BMD Projektleitung