Fensterhersteller Actual macht mit BMD Tempo bei der Digitalisierung

Actual, ein führender österreichischer Hersteller von Fenstern, Türen und Sonnenschutzlösungen, optimiert die kaufmännischen Prozesse jetzt mit der BMD Business Software. Für Unternehmen im Bauwesen und in der Produktion zeigt dieses Projekt, wie ein einheitliches Softwaresystem händische Arbeit reduziert, Transparenz schafft und Abläufe beschleunigt.

Zersplitterte Systemlandschaft wird zum Risiko

Die ACTUAL Gruppe ist Komplettanbieter für Markenqualität bei Fenstern, Türen, Sonnenschutz, Ganzglassystemen, Schiebetüren und Haustüren mit Produktionsstandorten in Oberösterreich, Steiermark und Niederösterreich.

Ein Auslöser für die Neuinstallation von BMD war, dass Daten verstreut in unterschiedlichen Programmen lagen und die Systeme nicht reibungslos miteinander abgestimmt waren. Einige Teilprozesse liefen weiterhin papierbasiert ab, wodurch ein vollständiger Überblick über wichtige geschäftliche Daten aufwändig war. Für ein Unternehmen mit saisonalen Schwankungen, hohen Fertigungstiefen und einem komplexem Produktportfolio wurde aufgrund dieser Faktoren die ganzheitliche Gestaltung und Vereinheitlichung des Systems als deutliches Verbesserungspotenzial zur Effizienzsteigerung bewertet.

Neustart mit BMD als ERP

Actual entschied sich für eine einheitliche Lösung von BMD, die alle wesentlichen kaufmännischen Kernbereiche zusammenführt. Ziel war es, tägliche Arbeitsprozesse zu erleichtern und Medienbrüche zu beseitigen. Geschaffen wurde ein System, das künftig mit dem Unternehmen mitwächst.

Dafür arbeiteten die Teams von Actual und dem BMD Projektmanagement über einen längeren Zeitraum eng zusammen. Mehrere Firmen und Fachbereiche stiegen schrittweise auf BMD um. Die intensiven und mitunter auch komplexen Abstimmungen zahlten sich aus: Das neue System harmonisiert jetzt die kaufmännischen Abläufe des Unternehmens.

Es gab intensive Phasen im Projekt. Jetzt funktioniert alles sehr gut und wir merken die Effizienzen, die uns die zentrale BMD Lösung bietet.

Reinhard Ramel, Mitglied der Geschäftsleitung und kaufmännische Leitung, Actual

Zentrale Daten, klare Prozesse, weniger Zeitverluste

Neu im Einsatz hat Actual eine BMD Lösung mit den Modulen Customer Relationship Management (CRM), Rechnungswesen, Lohnverrechnung und Warenwirtschaft. Das System konnte großteils mit dem anpassbaren BMD Standard umgesetzt werden, wodurch kaum individuelle Programmierungen notwendig waren.

Die Kernprozesse von Actual laufen nun in einem integrierten System, wobei alle früheren Papierprozesse final digitalisiert sind. Im BMD CRM pflegen Mitarbeitende sämtliche Stammdaten in einer zentralen Datenbank. Daher müssen Daten ab sofort nur noch ein einziges Mal im Programm erfasst werden, bevor sie je nach Berechtigung überall verfügbar sind. Dank dem integrierten Dokumentenmanagement (DMS) liegen auch alle Dokumente an zentraler Stelle, sodass berechtigte Mitarbeitende transparent darauf zugreifen können.

Großflächige Vereinfachungen im Rechnungswesen

Im Rechnungswesen hat Actual gleich zehn Firmen auf BMD umgestellt und ein Altsystem vollständig abgelöst. Dank dem hohen Integrations- und Automatisierungsgrad des Systems laufen viele Abläufe in der Buchhaltung und Kostenrechnung strukturierter und vor allem auch schneller. Das Mahnwesen folgt jetzt einem klaren, standardisierten Ablauf.

Der digitale Zahlungsverkehr und die automatische Bankauszugsverbuchung sparen Zeit beim Bearbeiten von Belegen. Gleiches gilt für die konsolidierte Umsatzsteuervoranmeldung, die sich nun mit minimalem Aufwand erledigen lässt. Praktisch ist auch, dass Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung auf denselben Datenstamm zugreifen, sodass Informationen nur noch ein einziges Mal im System hinterlegt werden müssen.

Mehr Übersicht dank Workflows und schnell erstellter Auswertungen

Mit der BMD Eingangsrechnungskontrolle gelangen Belege digital in einen entsprechenden Freigabeworkflow. Aufgrund der automatischen Benachrichtigungen wissen Sachbearbeitende auf einen Blick, wo ein Beleg zum gegebenen Zeitpunkt liegt und welche Tasks in diesem Zusammenhang zu erledigen sind. Insgesamt gibt es deutlich mehr Transparenz über den Status von eingegangenen Belegen.

Eine große Hilfe sind auch die verschiedenen Reportings, die sich zum gewünschten Zeitpunkt auf Knopfdruck in BMD erstellen lassen und bei Bedarf zukünftig erweitert und angepasst werden können.

Vollständige Integration von Warenwirtschaft und Lohnverrechnung

Die neue Lösung schafft klare Strukturen und verbindet das Erstellen von ausgewählten Ausgangsrechnungen über die Warenwirtschaft mit dem CRM und DMS. Dokumente archiviert das System automatisch zu den entsprechenden Bewegungsdaten.

Im Bereich Lohnverrechnung profitiert Actual dadurch, dass Daten ohne Hindernisse mit der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung ausgetauscht werden können. Das Team arbeitet deutlich effizienter als früher, als die Systeme voneinander getrennt waren und Abgleiche manuell erledigt werden mussten.

Kniffliges Projekt, starke Zusammenarbeit

Die mehrstufige Einführung stellte die Mitarbeitenden von Actual und das BMD Projektmanagement-Team vor einige Herausforderungen, die in enger Abstimmung gelöst werden konnten. Heute erfährt das Unternehmen eine sicht- und messbare Verbesserung in den betroffenen Bereichen. „Durch die lange Laufzeit und gestaffelte Einführung der Fachbereiche war die bereichsübergreifende Abstimmung bei der Softwareeinführung um einiges kniffliger. Die Zusammenarbeit mit der Projektleitung von Actual hat sehr gut funktioniert, sodass offene Themen rasch gemeinsam geklärt werden konnten“, fasst Andrea Schauflinger (Projektleitung, BMD) zusammen.

Unternehmen aus dem Bauwesen und Produktionsumfeld, die mit fragmentierten Systemen kämpfen, können mit einer modernen und hoch integrierten Lösung an vielen Stellen entlastet werden.