ecoplus Alpin GmbH: Optimierter Finanzbereich mit der BMD Cloud

Wirtschaftliche Prozesse mit BMD neu aufgestellt

Die ecoplus Alpin GmbH ist eine privatwirtschaftlich geführte Agentur aus Niederösterreich, die sich den Bereichen Bildung, Technologie und Forschung verschrieben hat. Nebst anderen Aktivitäten stellt sie Unternehmensstandorte in 16 Wirtschaftsparks zur Verfügung, vermittelt Zugang zu regionalen Förderungen und unterstützt innovative Kooperationsprojekte zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.

Die neue Gesellschaftsstruktur der Agentur zwang die Verantwortlichen, die bisherigen wirtschaftlichen Prozesse neu zu überdenken. “Ursprünglich wollten wir nur einen Freigabeprozess für unsere Eingangsrechnungen finden, um die Buchhaltung wie gehabt von unserem Steuerberater abwickeln zu lassen. Aber mit BMD haben wir eine Softwarelösung gefunden, die so viel mehr für uns getan hat”, berichtet Elisabeth Karl (Finanzen, ecoplus Alpin GmbH)

Verbessertes Berichtswesen und optimierte Prozessketten

Mit der Neuinstallation des BMD Rechnungswesens und dem Customer Relationship Management (CRM) in der Cloud wurde das interne Accounting von ecoplus Alpin nicht nur erneuert sondern auch deutlich verbessert. Da die meisten der agentureigenen Gesellschaften mit dem neuen System nun direkt in-house gebucht werden können, ist es dem Finanzteam möglich, den Berichtsanforderungen gegenüber dem Mutternunternehmen und anderen Stakeholdern wesentlich zeitnaher entgegenzukommen.

Durch gemeinsame Schulungen in den Bereichen CRM, Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung konnten die Mitarbeitenden von ecoplus Alpin Sicherheit gewinnen und das System eigenständig weiter erforschen. „Dank der BMD Onlinehilfe sowie ein paar Telefonaten mit dem Helpdesk war es uns möglich, die Planung für das nächste Geschäftsjahr für all unsere Gesellschaften bereits direkt in BMD abzuwickeln. Dafür brauchten wir keine externe Unterstützung und konnten zeitgerecht erste Berichte und Auswertungen an die entsprechenden Stellen weitergeben“, bestätigt Elisabeth Karl.

Optimierte Arbeitsroutinen in Buchhaltung und Kostenrechnung

In Zusammenarbeit mit dem BMD Projektmanagement-Team und den einzelnen Unternehmen von ecoplus Alpin wurde die Kostenrechnung in Workshops neu aufgesetzt. Sie liefert jetzt sinnvolle Daten, mit denen die Agentur komplett neue und bessere Steuerungsmöglichkeiten hat. Auch ist mit dem implementierten Freigabe- und Zahlungsprozess eine bessere Abwicklung der Lieferantenbuchhaltung möglich.

Obwohl das Projekt aufgrund von personellen Veränderungen seitens ecoplus Alpin kurzzeitig unterbrochen werden musste, wurden die letzten Unternehmen mit Unterstützung des BMD Projektteams rasch eingebunden und die verlorene Zeit aufgeholt.

BMD übertrifft Kundenerwartungen

„Ein Vorgesetzter sagte einmal zu mir: 'Für Projekte gelten 3 Dinge: Es dauert immer länger, es kostet immer mehr und bringt immer weniger als ursprünglich geplant.' Es freut mich deshalb sagen zu können: Immer? Nein, nicht immer“, erzählt Elisabeth Karl und ergänzt: „Durch den Fokus und die Wertschätzung, die bei der Umsetzung eine zentrale Rolle spielten, konnten wir dieses Projekt zeitgerecht, kosteneffizient und über unsere Erwartung hinausgehend abschließen. Ich bedanke mich nochmals herzlich beim gesamten Projektteam.“

Das hervorragende Kundenfeedback freut natürlich auch BMD Projektleiterin Martina Bauer: “Die Zusammenarbeit war geprägt von einem wertschätzenden, offenen Umgang und einer zielorientierten sowie fokussierten Arbeitsweise in einem temporär zusammengestellten Team, das die Softwareimplementierung gemeinsam meisterte.“

So angenehm wie die Zusammenarbeit im Rahmen des Projekts gestaltete sich dann auch der gemeinsame soziale Projektabschluss: Die Teams von BMD und ecoplus Alpin besiegelten das erfolgreiche Projekt-Finish mit einer geführten Wanderung durch die Ötschergräben und einer Zipline-Abfahrt vom Annaberg.