Digitalisierung mit Wirkung: OPTICON wechselt auf BMD Software

Wer mit jahrzehntelang gewachsenen IT-Systemen arbeitet, kennt die Herausforderungen: Prozesse werden komplexer, Abläufe kosten viel Zeit und fehlende Transparenz erschwert Entscheidungen. An diesem Punkt stand auch das Unternehmen OPTICON aus Wels (Oberösterreich), als es sich für einen Systemwechsel auf die BMD Business Software entschied. Das Ergebnis zeigt, wie sich geschäftliche Prozesse modernisieren lassen, sodass nicht nur interne Abläufe, sondern auch der Service für Kundinnen und Kunden verbessert wird.

Altsystem als Bremse für die Digitalisierung

Seit mehr als 35 Jahren ist die OPTICON Handels GmbH ein starker Partner der österreichischen Optik- und Hörakustikbranche. Dabei verbindet das Unternehmen die Vorteile einer Einkaufs- und Marketinggemeinschaft mit einem breiten Ausbildungsangebot und der Unterstützung bei strategischen Themen, z. B. der Nachfolgeregelung. Als Marktführer begleitet OPTICON Partnerbetriebe dabei, wirtschaftlich erfolgreich und zukunftssicher zu bleiben.

„Unser vorheriges System hat uns fast 30 Jahre begleitet, jedoch war der Firmensitz bei Fragen sehr schwer erreichbar. Im Rahmen der Digitalisierung haben wir unser bestehendes System auf den Prüfstand gestellt. BMD hat uns als Gesamtlösung überzeugt, sowohl in Bezug auf die mögliche Individualisierung als auch die Kostenstruktur.“ (Martin Decker, Geschäftsführer, OPTICON)

Eine integrierte Gesamtlösung mit zentraler Rechnungsbearbeitung

Besonders im Bereich Verrechnung und Rechnungskontrolle zeigte sich, dass die bestehende Lösung nicht mehr zur digitalen Ausrichtung des Unternehmens passte. In Zusammenarbeit mit dem BMD Projektmanagement setzte OPTICON eine neue zentrale Systemlandschaft auf. So entstand eine integrierte Lösung für Rechnungswesen, Warenwirtschaft und Customer-Relationship-Management (CRM), die Abläufe automatisiert, Rechnungsprozesse digitalisiert und den Service für Mitglieder und Lieferanten verbessert.

Besonders hilfreich ist die durchgängige Digitalisierung der Belegprozesse im Zusammenspiel von Finanzbuchhaltung, CRM und Eingangsrechnungskontrolle. Sämtliche Dokumente sind ab sofort zentral im BMD Dokumentenmanagement archiviert, sodass berechtigte Mitarbeitende sie von dort jederzeit schnell abrufen können. Die automatische Übernahme eingehender Rechnungen per E-Mail sowie die OCR-Erkennung reduzieren manuelle Tätigkeiten deutlich und schaffen mehr Transparenz im Tagesgeschäft.

Komplexe Verrechnungsprozesse automatisiert

Im Bereich Verrechnung wurde die bereits seit vielen Jahren bestehende Zentralfaktura auf BMD umgestellt. So werden Lieferantenrechnungen heute über die BMD Eingangsrechnungskontrolle automatisch eingelesen, digital verarbeitet und direkt den jeweiligen Mitgliedern zugeordnet. Gleichzeitig verschickt das System die Rechnungsbelege automatisiert per E-Mail. Die Verrechnung eigener Leistungen aus Marketing und Akademie läuft nun ebenfalls zentral über BMD. Nicht zuletzt wurde auch der Kontenplan modernisiert und zahlreiche Import- und Komfortmakros vereinfachen die Abläufe in der Zentralregulierung.

Wir konnten die Prozesse wesentlich stärker digitalisieren und die Rechnungskontrolle stark vereinfachen und optimieren. An BMD schätzen wir außerdem die Nähe zu unserem Firmensitz, die Kommunikation auf Augenhöhe und das Know-how im Bereich Finanzbuchhaltung und Steuerrecht.

Martin Decker, Geschäftsführer, OPTICON

Vom Beleg bis zur Verrechnung läuft alles in einem System

Im Bereich Warenwirtschaft benötigte OPTICON eine Lösung, die individuelle Anforderungen flexibel abbildet. Das neue BMD System verarbeitet heute drei unterschiedliche Abrechnungsbereiche innerhalb von Sammelrechnungen mit jeweils eigener Darstellung und Gruppierung der Rechnungspositionen. Die über die Eingangsrechnungskontrolle digital erfassten Belege lassen sich in Kostenbestandteile aufteilen und können so direkt in die Warenwirtschaft übernommen werden. Gleichzeitig bleibt der ursprüngliche Beleg jederzeit nachvollziehbar mit der jeweiligen Rechnung verknüpft.

Ob Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Dokumentenmanagement: Dank der zentralen Datenbank können Mitarbeitende sowohl Belege als auch Daten in jedem Bereich flexibel aufrufen. Das reduziert Medienbrüche, beschleunigt weitere Abläufe und minimiert Fehlerquellen.

Digitalisierung, die den Arbeitsalltag vereinfacht

Die Einführung der neuen Lösung brachte für OPTICON nicht nur eine moderne Software, sondern vor allem konkrete Verbesserungen im Arbeitsalltag mit sich:

Heute laufen Eingangs- und Ausgangsrechnungen vollständig digital und nicht mehr in Papierform.
Freigaben erfolgen direkt über die digitale Eingangsrechnungskontrolle und sämtliche Dokumente stehen zentral zur Verfügung. Dadurch konnte OPTICON die Rechnungsprüfung vereinfachen und Prozesse effizienter gestalten.
Das sorgt auch für mehr Transparenz und schnellere Bearbeitungszeiten. Verantwortlichkeiten sind jederzeit nachvollziehbar und Informationen stehen zentral bereit.

Auch die Zusammenarbeit mit Mitgliedern und Lieferanten wurde verbessert. OPTICON kann heute flexibler auf Anforderungen reagieren und Leistungen schneller und strukturierter verrechnen.

Erfolgreiche Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Beginnend von den Informationsgesprächen über die Angebotslegung und dem Aufsetzen des Projekts sowie während der gesamten Laufzeit war die Zusammenarbeit zwischen OPTICON und dem Projektmanagement-Team von BMD stets ausgezeichnet. Dabei hebt OPTICON neben der technischen Umsetzung auch die partnerschaftliche Zusammenarbeit hervor. Änderungswünsche wurden rasch aufgegriffen und stets mit großem Engagement umgesetzt. Die BMD Projektleitung war während der gesamten Umsetzung sehr gut erreichbar und ging auch bei Änderungen stets engagiert und lösungsorientiert auf die Wünsche von OPTICON ein.

Das BMD Projektmanagement hat unsere Wünsche kompetent umgesetzt. Dank BMD können wir die Wünsche unserer Mitglieder und Lieferanten nun optimal umsetzen, Abläufe verbessern und die Transformation in die Digitalisierung vollziehen.

Martin Decker, Geschäftsführer, Opticon

Mehr Flexibilität für Mitglieder und Lieferanten

Die neue Systemlandschaft schafft bei OPTICON nicht nur effizientere interne Prozesse, sondern verbessert auch den Service. Unternehmen können mit einer integrierten Softwarelösung Abläufe modernisieren, Transparenz schaffen und gleichzeitig die Kundenorientierung stärken.