Das BFI Wien hat sich mit BMD einem umfassenden Digitalisierungsprojekt gestellt – und gewonnen. Mit der Implementierung einer modularen BMD Softwarelösung gelang es dem renommierten Bildungsinstitut, Informationen und Abläufe zu zentralisieren, veraltete Strukturen in der Verwaltung zu modernisieren und Tochterfirmen effizienter zu integrieren. Die Bilanz: reduzierter händischer Aufwand, mehr Transparenz und ein System, das den Ansprüchen des Instituts gerecht wird.
Seit über 30 Jahren zählt das BFI Wien zu den bedeutendsten Bildungsanbietern. Als gemeinnütziges Institut verfolgt es die klare Vision, durch erstklassige Berufsbildung einen Beitrag für Gesellschaft und Wirtschaft zu leisten. Gemeinsam mit ihren starken Partnern – dem ÖGB und der AK Wien – will das BFI jedem Menschen die Möglichkeit bieten, sich über ein vielfältiges, flexibles Lernangebot beruflich und persönlich weiterzuentwickeln.
Da die bisherigen Softwareformate mit den modernen Ansprüchen des Trainingsinstituts nicht mehr gut mithalten konnten, war ein neues System gefragt. Unterschiedliche Datenquellen, manuelle Prozesse und fehlende Schnittstellen führten zu vermeidbaren Aufwänden und einem erhöhtem Fehlerrisiko. Die Folgen waren Zeitverlust, Redundanzen und eine mangelnde Transparenz. Darüber hinaus stieß die alte Systemlandschaft auch bei der Integration der Tochterunternehmen an ihre Grenzen.
„Wir haben uns für BMD entschieden, weil BMD ein österreichisches Unternehmen ist und die Software unsere Anforderungen hervorragend abdeckt“.
Monika Tilinko, Leitung Projekt- und Prozessmanagement am BFI Wien
Gemeinsam mit dem BMD Projektmanagement-Team setzte das BFI eine umfassende Lösung um, die alle wesentlichen Bereiche abdeckt: CRM, Rechnungswesen, Human Resources Management und Warenwirtschaft.
Heute nutzt das BFI Wien BMD im gesamten Verwaltungsbereich. Mitarbeitende greifen auf einen gemeinsamen Datenstamm in einer zentralen Datenbank zu. Damit gehören Fehler und doppelte Datenpflege der Vergangenheit an. Dokumente sind nun über das integrierte BMD Dokumentenmanagement systematisch erfasst und digital abrufbar. Das individuell entwickelte Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass Informationen genau dort zugänglich sind, wo sie von Sachbearbeitenden benötigt werden.
Mit BMD ist das papierlose Buchen die neue Realität und insbesondere in der Finanzbuchhaltung hat das Bildungsinstitut viel Zeit eingespart: Wo früher manuell gebucht wurde, laufen jetzt zahlreiche Prozesse automatisiert. Der digitale Workflow bei der Eingangsrechnungskontrolle, vom System erstellte Zahlungsvorschläge und die automatisierte Bankauszugsverbuchung gehören zu den neuen Standards. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sind in BMD vereint, was tagesaktuelle Auswertungen und schnelle Korrekturen ermöglicht – etwa bei Kostenstellen.
Auch können Mitarbeitende Korrekturen im Rechnungswesen jetzt wesentlich einfacher durchführen, da z. B. für Kostenstellenkorrekturen keine Fibu-Buchungen mehr notwendig sind. Lohnabrechnungen sind ebenfalls deutlich schneller erledigt als früher, da sowohl die Finanzbuchhaltung als auch die Lohnverrechnung in BMD abgewickelt werden und sich Daten direkt überleiten lassen. Weitere Vereinfachungen gibt es außerdem bei der Abrechnung von Lehrlingen.
Auch die Warenwirtschaft wurde mit BMD vollständig digitalisiert. Die Fakturierung samt Angebotswesen funktioniert jetzt zentralisiert und effizient. Rechnungen bzw. Mahnungen werden einheitlich erstellt und Angebote digital freigegeben. Zuvor wurden diese Prozesse am BFI noch händisch erledigt. Über eine Schnittstelle lassen sich sogar Studierendenrechnungen aus externen Systemen importieren und Rückmeldungen exportieren.
Die Leistungserfassung stellt Daten auf Knopfdruck direkt in der Warenwirtschaft und Kostenrechnung zur Verfügung, sodass Mitarbeitende diese ohne weitere händische Eingaben direkt weiterbearbeiten können. Das schafft Kostentransparenz, spart wertvolle Zeit ein und sorgt für einen einheitlichen Informationsstand in den unterschiedlichen Bereichen.
Alle fünf Unternehmen des BFI Wien sind heute vollständig in das BMD System integriert. Dank der vereinheitlichten Administration gibt es wesentlich mehr Übersichtlichkeit und Standardisierung im Vergleich zu früher.
„Durch die Integration unserer Tochterfirmen sind viele Prozesse digitalisiert und zentralisiert, was uns viel Zeit spart“.
Monika Tilinko, BFI Wien
Im Rahmen der Softwareumstellung wurden sämtliche Daten aller fünf BFI-Firmen samt Vor- und Folgejahren in BMD übernommen. Eigens programmierte Schnittstellen erleichtern den Import und Export von Buchungen. Die Umstellung auf BMD verlief reibungslos – auch dank der engen Zusammenarbeit der Projektteams auf beiden Seiten. Monika Tilinko zieht ein positives Fazit:
„Die Zusammenarbeit mit BMD verlief sehr professionell, sowohl in der Analyse- als auch in der Umsetzungsphase. Die BMD Beraterinnen und Berater waren ausnahmslos sehr kompetent. Wir haben gerne mit ihnen zusammengearbeitet, weil auch die menschliche Komponente sehr gut gepasst hat. Über die Projektleitung können wir nur Positives berichten, denn Lenka Binding hat ihre Aufgaben zu unserer besten Zufriedenheit erfüllt und uns mit ihrer zuvorkommenden und lösungsorientierten Art überzeugt.“
Monika Tilinko, BFI Wien
Mit BMD hat das BFI Wien Prozesse automatisiert und sich fit für die Zukunft gemacht. Die zentrale Datenhaltung, automatisierte Abläufe und digitale Workflows sparen Zeit, senken Kosten und steigern die Transparenz im gesamten Institut. So kann sich das BFI Wien wieder voll auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren: Bildung gestalten.
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