Barmherzige Schwestern: „BMD erfüllt unsere Anforderungen optimal“

Vereinheitlichte Abläufe und hohe Bedienerfreundlichkeit

Die Barmherzigen Schwestern vom Heiligen Vinzenz von Paul betreiben mehrere Sozialeinrichtungen mit dem Schwerpunkt auf Pflege und Betreuung. Eine große Herausforderung ergab sich daraus, ein System zu finden, das die Komplexität der Unternehmensstruktur transparent abbilden kann und Prozesse vereinheitlicht. “Wir haben uns letztendlich für BMD entschieden, da die Software unser Ziel – die Abläufe im Unternehmensverbund in nur einem einzigen System darzustellen – optimal erfüllt”, bestätigt Beatrix Kügerl-Bretterklieber (Prokuristin, Barmherzige Schwestern).

Eine weitere Schlüsselkomponente war die Bedienerfreundlichkeit der neuen Softwarelösung, um die Akzeptanz unter den zukünftigen Usern zu erhöhen. Gleichzeitig sollten die Kosten in einem für Sozialeinrichtungen möglichen Rahmen bleiben. All dies war durch BMD gegeben.

Vereinfachte Prozesse in Buchhaltung und Rechnungswesen

Den Startschuss des Projekts bildete eine komplette Übernahme aller Buchhaltungsdaten von insgesamt fünf Gesellschaften aus unterschiedlichen Vorsystemen. Vor der Einführung von BMD führten die verschiedenen Einzelunternehmen ihre Finanzbuchhaltungen unabhängig voneinander durch, sofern diese nicht generell ausgelagert waren.

In den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen ergeben sich jetzt zahlreiche Vereinfachungen dadurch, dass alle Firmen auf einem System laufen. Neben dem neu eingeführten Standardkontenrahmen punktet BMD mit standardisierten Auswertungen und einheitlichen Prozessen im Zahlungsverkehr. Die Anlagenbuchhaltung, die bis dato vom Steuerberater in einem anderen System durchgeführt wurde, kann nun intern direkt in der BMD NTCS erledigt werden. Dazu werden die Abschreibungen monatlich mit Aufteilung auf die Kostenstellen verbucht. Auch wurde eine spezielle Struktur erstellt, damit die Barmherzigen Schwestern zwischen den unterschiedlichen Standorten unterscheiden können.

Digitalisierte Daten und Dokumente

Abseits von Buchhaltung und Rechnungswesen wurden auch alle weiteren Stammdaten konsolidiert, sodass ein und dieselben Daten jetzt nicht mehr mehrfach in unterschiedliche Systeme eingegeben werden müssen. Das BMD Dokumentenmanagementsystem digitalisiert alle Belege, die ebenfalls einheitlich in der Softwarelösung archiviert sind und von den Mitarbeitenden je nach Berechtigung flexibel abgerufen werden können.

Workflows wie z. B. die BMD Eingangsrechnungskontrolle erleichtern die täglichen Arbeitsroutinen zusätzlich. Hier sorgt der im System vordefinierte Pfad dafür, dass Eingangsrechnungen automatisch an die jeweils nächste zuständige Person zur Freigabe weitergeleitet werden.

Mit der Umstellung auf BMD konnten die Barmherzigen Schwestern ihre internen Abläufe technisch und zeitlich optimieren. “Das Arbeiten mit BMD ist einfach und unkompliziert. Wir konnten wesentliche Prozessschritte dokumentieren, vereinheitlichen und Fehlerquellen minimieren. Wir haben die gesamte Planung sowie das Controlling effizient umgesetzt, was einen ganzheitlichen Überblick über unsere gesamte Unternehmensgruppe ermöglicht”, ergänzt Beatrix Kügerl-Bretterklieber.

BMD als kompetenter Partner

Bedingt durch die guten Vorbereitungen verlief die Systemeinführung ausgezeichnet. In diesem Zusammenhang hebt der Kunde besonders hervor, dass sich das BMD Projektmanagement-Team viel Zeit genommen hat, um die firmeneigenen Strukturen zu verstehen.

“BMD hat mit unserem Team intensiv zusammengearbeitet und ist auf unsere individuellen Anforderungen voll und ganz eingegangen. Angeleitet durch eine sehr kompetente und sympathische Projektleiterin war die Zusammenarbeit von der Projektkoordination bis hin zu den Technik-Bereichen durch Zuverlässigkeit und rasche Umsetzung gekennzeichnet. BMD hat sich als kompetenter Partner mit ausgezeichnetem Service erwiesen”, zeigt sich Beatrix Kügerl-Bretterklieber zufrieden.