All-in-one-Lösung: BMD als ERP-System bei A-Trust

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Prozesse über verschiedene Systeme und Anwendungen hinweg effizient zu steuern und eine einheitliche Datenbasis sicherzustellen. Auch A-Trust arbeitete bisher mit unterschiedlichen Programmen für verschiedene Geschäftsbereiche und entschied sich daher für die Einführung der BMD Business Software als ERP-System, um Abläufe weiter zu optimieren und eine zentrale Plattform für Unternehmensprozesse zu schaffen.

Österreichs Vertrauensdienstleister setzt auf digitale Transformation

Die A-Trust GmbH mit Sitz in Wien zählt zu den führenden Anbietern digitaler Vertrauensdienste in der DACH-Region. Als qualifizierter Vertrauensdienstleister nach eIDAS bietet das Unternehmen u. a. qualifizierte elektronische Signaturen, digitale Zertifikate und Zeitstempeldienste an. Mehr als fünf Millionen aktive Nutzerinnen und Nutzer verwenden die Produkte von A-Trust, darunter alle Anwender/innen von ID Austria. Gemeinsam mit internationalen Partnerfirmen unterstützt das Unternehmen Kundinnen und Kunden in ganz Europa mit sicheren und komfortablen Signaturen.

Konglomerat an verschiedenen Systemen bremst Effizienz

Über viele Jahre hinweg verwaltete A-Trust Stammdaten und Geschäftsprozesse in getrennten Systemen. Das führte zu doppelter Wartung, erhöhtem Verwaltungsaufwand und einer uneinheitlichen Datenbasis. So entstand der Wunsch, sämtliche relevante Bereiche in einem zentralen ERP-System zusammenzuführen und gleichzeitig Prozesse zu modernisieren. Gesucht wurde eine Software, die die relevanten Fachbereiche Customer-Relationship-Management (CRM), Warenwirtschaft und Rechnungswesen nahtlos miteinander verbindet und dadurch die tägliche Arbeit erleichtert.

Mit BMD fand sich die geeignete Lösung: Gemeinsam mit dem BMD Projektmanagement schuf das Team von A-Trust Schritt für Schritt eine zentrale Unternehmensplattform. Dabei stand nicht nur die technische Umstellung im Fokus, sondern vor allem die Vereinfachung und Automatisierung unterschiedlicher Abläufe im Arbeitsalltag.

Mit BMD arbeiten wir mit einem einheitlichen, zentralen System, das unsere Prozesse vereinfacht, für mehr Transparenz sorgt und jederzeit verlässliche Auswertungen ermöglicht.

Sven Glöckner, Geschäftsführer/CFO, A-Trust

Mit BMD zum ERP-System

Die Projektteams harmonisierten Stammdaten, importierten bestehende Projekte aus Vorsystemen und schufen eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Gleichzeitig definierten sie Verkaufsprozesse neu und beseitigten redundante Arbeitsschritte. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen BMD und A-Trust konnten selbst komplexe Anforderungen rasch geklärt und effizient umgesetzt werden.

Im Bereich CRM hat A-Trust jetzt ein zentrales Datenmanagement in Verwendung. Informationen werden in einem einzigen, konsolidierten System gepflegt und stehen berechtigten Mitarbeitenden jederzeit aktuell und konsistent zur Verfügung. Durch ein transparentes Rollen- und Berechtigungskonzept lassen sich Zugriffsrechte einfach verwalten und bei Bedarf flexibel anpassen. Für eine noch bessere Datenqualität nutzt A-Trust die Compass-Funktionen von BMD. Sie unterstützen bei der laufenden Pflege und Aktualisierung der Stammdaten und sorgen für eine verlässliche Datenbasis im gesamten Unternehmen.

Dokumente digital verwalten und automatisiert signieren

Durch die Einführung des BMD Dokumentenmanagementsystems (DMS) lassen sich Dokumente digital ablegen, schnell wiederfinden und vollständig papierlos verwalten. Mit dem Workflow für die automatische Signierung können Dokumente direkt mit dem qualifizierten Firmensiegel versehen oder persönlich signiert werden. Ein gütiges qualifiziertes Siegel oder die qualifizierte Signatur garantieren, dass das elektronische Dokument seit dem Zeitpunkt der Besiegelung bzw. Signatur unverändert ist. Zusätzlich hat das Unternehmen weitere digitale Freigabeprozesse in Verwendung:

die Eingangsrechnungskontrolle mit automatisiertem Freigabeworkflow
transparente Genehmigungsprozesse für Reisespesen
Signierungsworkflows für Angebote

Dadurch profitiert A-Trust von schlanken Abläufen, klaren Verantwortlichkeiten und kürzeren Bearbeitungszeiten.

Besonders schätzen wir die einfache Integration unserer qualifizierten Siegel bei Ausgangsrechnungen und Angeboten, wodurch wir unsere Dokumente sicher und effizient digital bereitstellen können.

Sven Glöckner, Geschäftsführer/CFO, A-Trust

Finanzprozesse greifen reibungslos ineinander

Auch im Rechnungswesen sind durch die Einführung von BMD zahlreiche Abläufe automatisiert. Für die Umstellung der Finanzprozesse auf BMD integrierte A-Trust gemeinsam mit dem BMD Projektmanagement-Team den Import von Webshop-Rechnungen inklusive Zahlungsreferenzen und führte im Rahmen digitaler FIBU- und Zahlungsprozesse den automatisierten Bankeinzug ein. Gleichzeitig vereinfacht die neue Lösung die Verarbeitung von Bankauszügen und den Lieferantenzahlungsverkehr.

Viele Buchungsvorgänge laufen heute deutlich effizienter ab. Kassenbuchungen werden bereits bei der Erfassung mit den entsprechenden Dokumenten an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Automatikbuchungen und automatisierte Abgrenzungen reduzieren den manuellen Aufwand weiter. Auswertungen stehen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung und liefern eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen. Nicht zuletzt ermöglicht eine Schnittstelle zu einem externen Programm den reibungslosen Datenaustausch mit einer deutschen Firma.

Mehr Transparenz in Warenwirtschaft und Anlagenbuchhaltung

In der Warenwirtschaft bildet BMD heute den gesamten Verkaufsprozess von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung bis zur Rechnungslegung ab. Das macht nicht nur diverse Excel-Listen, sondern auch doppelte Wartungsprozesse obsolet. Auch Lagerverwaltung und Seriennummernführung laufen zentral über das BMD ERP. Die automatische Wareneinsatzermittlung sorgt für eine periodenreine Verbuchung und überträgt die Daten direkt in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung. Zusätzlich nutzt A-Trust eine automatisierte Wiederholfakturierung inklusive VPI-Indexierung.

In der Anlagenbuchhaltung wurden die bestehenden Daten aus dem Vorsystem übernommen. In BMD werden Abschreibungen monatlich verbucht und können direkt in die Finanzbuchhaltung übergeleitet bzw. dort jederzeit zuverlässig verglichen werden.

Weniger Aufwand, mehr Transparenz

Das Softwareeinführungsprojekt mit A-Trust zeigt, wie Unternehmen mit einer zentralen ERP-Plattform gewachsene Strukturen ablösen, Transparenz schaffen und gleichzeitig die Bearbeitungszeiten unterschiedlicher Tätigkeiten reduzieren. Mit BMD profitieren die Mitarbeitenden von klaren Prozessen, kürzeren Wegen und einer deutlich höheren Transparenz im Arbeitsalltag.

Neben den großen Vereinfachungen bei geschäftlichen Abläufen hebt A-Trust vor allem die Zusammenarbeit mit dem BMD Projektmanagement hervor. Trotz des umfangreichen Projektumfangs klärten beide Teams offene Themen schnell und lösungsorientiert, sodass der Echtstart reibungslos verlief. Eine sorgfältige Vorbereitung, klare Kommunikation und die enge Abstimmung zwischen allen Beteiligten schufen die Grundlage für den erfolgreichen Projektabschluss.