Wie Steuerberatungskanzleien optimal auf BMD Softwarelösungen wechseln

Wir haben mit Ralph Müller, Umstellungsspezialist bei BMD, gesprochen. Er begleitet Kanzleien regelmäßig beim Wechsel auf die BMD Softwarelösungen und weiß genau, worauf es dabei ankommt.

Vielfach bewährte Abläufe für Ihre Datenmigration

Wie funktioniert die Datenübernahme bei der Kanzleiumstellung und auf welche Weise unterstützt BMD den Prozess?

BMD hat erprobte Schnittstellen zu vielen gängigen Systemen und die BMD Spezialistinnen und Spezialisten verfügen über eine umfassende Expertise im Rahmen von Datenübernahmeprozessen. Sie kümmern sich um den koordinierten Ablauf und stimmen alle Schritte eng mit der Kanzlei ab. Eine strukturierte Planung unterstützt dabei.

Ist ein Datenaustausch mit den Systemen von Mandantinnen und Mandanten möglich (z. B. Fremdfakturierung)?

Ja, denn BMD verfügt über zahlreiche Schnittstellen für den Datentransfer mit Mandantinnen und Mandanten. So bleibt die Zusammenarbeit stets reibungslos und effizient – unabhängig davon, welche Fremdsysteme im Einsatz sind.

Mehr als nur Stammdaten

Welche Daten können bei einem Anbieterwechsel auf BMD übernommen werden? Kann man auch Dokumente migrieren?

In der Regel werden sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten und Offene Posten übernommen. Von Daten im Bereich Customer-Relationship-Management über Finanzbuchhaltung bis hin zu Daten aus der Anlagenbuchhaltung ist die Übernahme reibungslos möglich. Hier hat BMD den großen Vorteil, dass die Übernahme monatlich möglich ist und somit unabhängig vom Jahreswechsel erfolgen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch Dokumente migriert werden. Welche Daten im Detail übernommen werden, klärt BMD gemeinsam mit Ihrer Kanzlei im Rahmen der Projektplanung ab.

Gibt es die Möglichkeit, Daten über Excel zu importieren?

BMD bietet auch Importfunktionen über Excel an: Beispielsweise können Mandantenstammdaten, Lohnstammdaten und auch Buchungsjournale importiert werden. Auch lassen sich Daten aus der Anlagenbuchhaltung und in manchen Fällen sogar offene Leistungen auf diese Weise übernehmen.

Kann man die Lohnverrechnung nur mit dem Jahreswechsel umstellen?

Im Bereich Lohnverrechnung empfehlen wir ausschließlich eine Umstellung mit dem Jahreswechsel, da sich so vor allem auch die Schnittberechnungen einfach übernehmen lassen. Das gelingt insbesondere dadurch, dass die letzten drei Monate des alten Jahres sowohl im ursprünglichen System als auch in BMD erfasst werden. Ein weiterer Vorteil aus dieser Vorgehensweise ist, dass die Mitarbeitenden der Kanzlei vor dem Jahreswechsel so im Normalfall nicht nur bereits alle Schulungen für die neue BMD Lösung absolviert haben, sondern die Software selbst auch bereits regelmäßig anwenden. Zum Start des neuen Jahres ist die Arbeit mit BMD dann also bereits Routine.

Reibungsloser Kanzleialltag während der Umstellung

Wird der Kanzleialltag der Mitarbeitenden durch den Softwarewechsel beeinträchtigt?

BMD plant den Ablauf präzise und stimmt Termine sowie Arbeitsschritte eng mit Ihnen ab, sodass der Kanzleibetrieb möglichst ungestört weiterläuft. Besonders bewährt hat sich der Einsatz eines kanzleiinternen Projektteams, das konkret für die Softwareumstellung zuständig ist. So sind nicht alle Mitarbeitenden mit dem Softwarewechsel beschäftigt, was Kapazitäten für die reguläre Arbeit in der Kanzlei freihält. Außerdem hat sich eine stufenweise Umstellung sehr bewährt.

Welche Mitarbeiterressourcen muss man für die Softwareumstellung zur Verfügung stellen?

Die Kanzlei sollte Ansprechpersonen für die jeweiligen Fachbereiche und für die Datenprüfung bereitstellen. Der zeitliche Aufwand bleibt dank der strukturierten und vielfach bewährten Vorgehensweise überschaubar.

Wie lange dauert die Kanzleiumstellung im Allgemeinen?

Die Dauer hängt vom Umfang und der Komplexität der bestehenden Daten ab. Auch die Kanzleigröße und die Mitarbeiteranzahl spielen hier eine Rolle.

Strukturierte Projektkoordination

Gibt es eine zentrale Ansprechperson bei BMD, die sich um die Softwareumstellung kümmert?

Jede Kanzlei erhält eine zentrale Kontaktperson beim Softwarewechsel auf BMD. Diese koordiniert alle Schritte, steht für Fragen zur Verfügung und sorgt für eine klare Kommunikation während des gesamten Umstellungsvorgangs.

Wie wird die Einführung im Rahmen der Projektkoordination konkret umgesetzt?

Welche Bereiche werden übernommen? Wie viel Arbeit fällt dabei für die Kanzlei an?

Welche Bereiche übernommen werden, hängt vom bisherigen System und den Anforderungen Ihrer Kanzlei ab. BMD bereitet gemeinsam mit Ihrem Projektteam die Datenübernahme vor. Das kanzleiinterne Umstellungsteam übernimmt auch prüfende und unterstützende Tätigkeiten.

Positive Erfahrungen und hohe Kundenzufriedenheit

Wie zufrieden sind die Kanzleien in der Regel mit der Qualität der übernommenen Daten?

Worauf wir bei BMD sehr stolz sind, ist der hohe Zufriedenheitsgrad unserer Kundinnen und Kunden sowohl mit der Software als auch mit dem Prozess der Kanzleiumstellung und Datenmigration. Durch sorgfältige Vorbereitung und proaktive Mitarbeit der Kanzlei in Bezug auf die Überprüfung der übernommenen Daten wird sichergestellt, dass Daten konsistent übernommen werden.

Wie nehmen Kanzleien die Arbeit von BMD wahr?

Die Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Kanzleien schätzen vor allem die strukturierte Vorgehensweise, die persönliche Betreuung und die Qualität der übernommenen Daten.

Kundenstimmen zur Softwareumstellung auf BMD

„Fazit: Der Umstieg auf BMD hat sich für unsere Kanzlei gelohnt. Die Betreuung während der Umstellung war sehr gut und professionell. Gegenüber den anderen Programmen bieten sich überwiegend Vorteile, nicht nur in den Modulen FIBU, LOHN und BILANZ, sondern auch in der Kanzleiverwaltung. Hier hatten wir einige Vorteile (Workflows etc.) anfangs nicht am Schirm. Diese erleichtern uns unsere Arbeit jedoch mittlerweile sehr – vor allem auch deshalb, weil unsere Kanzlei schnell gewachsen ist (derzeit 38 Mitarbeiter).

Wichtig ist, sich an den BMD Standardkontorahmen zu halten, da viele Prozesse und Strukturen dadurch automatisch laufen und nur wenig Anpassung erfordern.“

Martina Hirscher, ECA Pichler, Altenmarkt

Innerhalb von drei bis vier Monaten wurde die Datenübernahme vom alten Programm in die BMD Softwarelösungen durchgeführt. Übernommen wurden Buchungen der letzten drei bis vier Jahre sowie das Anlageverzeichnis. Gleichzeitig erfolgte die Umstellung der Konten auf den BMD Standardkontenrahmen – ein Prozess, der dank guter Aufteilung ohne Leerlauf ablief. Die Arbeiten fanden überwiegend außerhalb der Kanzleiöffnungszeiten statt, meist an Freitagnachmittagen und Samstagen.

Erfahrungen und Zusammenarbeit

„Die Datenübernahme verlief insgesamt reibungslos. Kleinere Schwierigkeiten traten nur in speziellen Fällen auf, etwa bei Konten außerhalb der Kontengrenzen, konnten aber rasch gelöst werden – auch dank der Unterstützung des BMD Teams. Schulungen und das begleitende Handbuch waren sehr hilfreich und verständlich aufbereitet. Die Zusammenarbeit mit BMD war durchwegs positiv: Bei Fragen oder Problemen erfolgte die Unterstützung stets prompt und lösungsorientiert.“

Marcel Auer, Kuprian & Partner, Imst

Einen Erfahrungsbericht über den Wechsel von DATEV zu BMD finden Sie hier: Interview mit Claudia Seiffert