Wie Steuerberatungskanzleien optimal auf BMD Softwarelösungen wechseln

Wir haben mit Ralph Müller, Umstellungsspezialist bei BMD, gesprochen. Er begleitet regelmäßig Kanzleien beim Wechsel auf die BMD Softwarelösungen und weiß genau, worauf es dabei ankommt.

Erprobte Schnittstellen und strukturierte Abläufe

Gibt es erprobte Schnittstellen von BMD, wie funktioniert die Datenübernahme und wer kümmert sich darum?

BMD verfügt über erprobte Schnittstellen zu vielen gängigen Systemen. Die Datenübernahme erfolgt strukturiert und wird von erfahrenen BMD Spezialistinnen und Spezialisten begleitet. Sie kümmern sich um den koordinierten Ablauf und stimmen alle Schritte eng mit der Kanzlei ab. Eine strukturierte Planung unterstützt dabei.

Wie sieht es mit Schnittstellen in weiterer Folge für die Datenübernahme meiner Klienten aus (z. B. Fremdfakturierung)?

Auch nach der Umstellung stehen verschiedene Schnittstellen für den Datenaustausch mit Mandantinnen und Mandanten zur Verfügung. Dadurch bleibt die Zusammenarbeit reibungslos und effizient – unabhängig davon, welche Fremdsysteme im Einsatz sind.

Mehr als nur Stammdaten

Werden nur Stammdaten oder auch Bewegungsdaten und Offene Posten übernommen? Kann man auch Dokumente übernehmen?

In der Regel werden sowohl Stammdaten als auch Bewegungsdaten und Offene Posten übernommen. Von Daten im Bereich Customer-Relationship-Management, über Finanzbuchhaltung bis hin zu Daten aus der Anlagenbuchhaltung ist die Übernahme reibungslos möglich. Eindeutig von Vorteil: Die Übernahme ist monatlich möglich und unabhängig vom Jahreswechsel. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch Dokumente migriert werden. Welche Daten im Detail übernommen werden, klärt BMD gemeinsam mit der Kanzlei im Rahmen der Projektplanung.

Gibt es die Möglichkeit, über Excel Daten zu importieren?

BMD bietet Importfunktionen über Excel an. Beispielsweise werden Klientenstammdaten, Lohnstammdaten und auch Buchungsjournale via Excel importiert. Es können auch die Anlagenbuchhaltung und in manchen Fällen offene Leistungen auf diese Weise importiert werden.

Kann man die Lohnverrechnung nur mit Jahreswechsel umstellen?

Hier empfehlen wir ausschließlich die Umstellung mit dem Jahreswechsel. So lassen sich vor allem im Paket LOHN auch die Schnittberechnungen einfach übernehmen. Das gelingt vor allem dadurch, dass die letzten drei Monate des Jahres sowohl im ursprünglichen System als auch in BMD erfasst werden. Ein weiterer Vorteil aus dieser Vorgehensweise ergibt sich dadurch, dass die Softwarelösung schon zu einem früheren Zeitpunkt inklusive Schulungen angewendet wird. Das neue System ist also schon bekannt und die Arbeit damit fällt noch einmal so leicht.

Reibungsloser Kanzleialltag während der Umstellung

Wird dadurch der Kanzleialltag meiner Mitarbeiter beeinträchtigt?

Ziel ist es, die Umstellung so zu gestalten, dass der Kanzleibetrieb möglichst ungestört weiterläuft. BMD plant den Ablauf präzise und stimmt Termine sowie Arbeitsschritte eng mit der Kanzlei ab. Außerdem empfiehlt BMD hier ein kanzleiinternes „Umstellungsteam“. So sind nicht alle Mitarbeiter der Kanzlei mit der Umstellung beschäftigt. Die stufenweise Umstellung durch die Kanzlei hat sich hier sehr bewährt.

Welche Mitarbeiterressourcen muss ich dafür zur Verfügung stellen?

Die Kanzlei sollte Ansprechpersonen für die Fachbereiche und für die Datenprüfung bereitstellen. Der zeitliche Aufwand bleibt dank der strukturierten Vorgehensweise überschaubar.

Wie lange dauert diese Umstellung im Allgemeinen?

Die Dauer hängt vom Umfang und der Komplexität der bestehenden Daten ab. Auch die Kanzleigröße und die Mitarbeiteranzahl spielen hier eine Rolle. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass die gesamte Umstellung – ich denke hier an die Vorarbeiten, die Datenübernahme bis hin zum Zeitpunkt, an dem nur mehr mit den Softwarelösungen von BMD gearbeitet wird (je nach dem Umfang der umzustellenden Module) – ungefähr sechs Monate bis ein Jahr in Anspruch nehmen kann.

Strukturierte Projektkoordination

Gibt es einen zentralen Ansprechpartner bei BMD, der sich um mich kümmert?

Jede Kanzlei erhält für die Umstellung eine zentrale Ansprechperson bei BMD. Diese koordiniert alle Schritte, steht für Fragen zur Verfügung und sorgt für eine klare Kommunikation während des gesamten Umstellungsvorgangs.

Wie wird die Einführung dann tatsächlich im Rahmen der Projektkoordination umgesetzt?

Welche Bereiche werden übernommen und welche Arbeit fällt dabei für die Kanzlei an?

Welche Bereiche übernommen werden, hängt vom bisherigen System und den Anforderungen der Kanzlei ab. BMD bereitet gemeinsam mit der Kanzlei die Datenübernahme vor. Das kanzleiinterne Umstellungsteam übernimmt auch prüfende und unterstützende Tätigkeiten.

Positive Erfahrungen und hohe Kundenzufriedenheit

Wie zufrieden sind die Kanzleien mit der Qualität der übernommenen Daten?

Die Kanzleien sind in der Regel sehr zufrieden. Gerne verweise ich hier auf die beiden Kundenstatements. Durch sorgfältige Vorbereitung und die intensive Mitarbeit der Kanzlei, was die Überprüfung der übernommenen Daten angeht, wird sichergestellt, dass diese konsistent übernommen werden.

Wie sind Deine persönlichen Erfahrungen damit, wie die Kanzleien die Arbeit von BMD wahrnehmen?

Die Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Kanzleien schätzen die strukturierte Vorgehensweise, die persönliche Betreuung und die Qualität der übernommenen Daten.

Kundenstimmen zur Umstellung auf BMD Softwarelösungen

„Fazit: Der Umstieg auf BMD hat sich für unsere Kanzlei gelohnt. Die Betreuung während der Umstellung war sehr gut und professionell. Gegenüber den anderen Programmen bieten sich überwiegend Vorteile, nicht nur in den Modulen FIBU, LOHN und BILANZ, sondern auch in der Kanzleiverwaltung. Hier hatten wir einige Vorteile (Workflows etc.) anfangs nicht am Schirm. Diese erleichtern uns unsere Arbeit jedoch mittlerweile sehr – vor allem auch deshalb, weil unsere Kanzlei schnell gewachsen ist (derzeit 38 Mitarbeiter).

Wichtig ist, sich an den BMD Standardkontorahmen zu halten, da viele Prozesse und Strukturen dadurch automatisch laufen und nur wenig Anpassung erfordern.“

Martina Hirscher, ECA Pichler, Altenmarkt

Innerhalb von drei bis vier Monaten wurde die Datenübernahme vom alten Programm in die BMD Softwarelösungen durchgeführt. Das dreiköpfige „Datenübernahmeteam“ hat sich dabei als ideale Größe erwiesen. Übernommen wurden Buchungen der letzten drei bis vier Jahre sowie das Anlageverzeichnis. Gleichzeitig erfolgte die Umstellung der Konten auf den BMD Standardkontenrahmen – ein Prozess, der dank guter Aufteilung ohne Leerlauf ablief. Die Arbeiten fanden überwiegend außerhalb der Kanzleiöffnungszeiten statt, meist an Freitagnachmittagen und Samstagen.

Erfahrungen und Zusammenarbeit

„Die Datenübernahme verlief insgesamt reibungslos. Kleinere Schwierigkeiten traten nur in speziellen Fällen auf, etwa bei Konten außerhalb der Kontengrenzen, konnten aber rasch gelöst werden – auch dank der Unterstützung des BMD Teams. Schulungen und das begleitende Handbuch waren sehr hilfreich und verständlich aufbereitet. Die Zusammenarbeit mit BMD war durchwegs positiv: Bei Fragen oder Problemen erfolgte die Unterstützung stets prompt und lösungsorientiert.“

Marcel Auer, Kuprian & Partner, Imst