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Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Mindestvoraussetzungen:

  • Windows Server 2008 SP2
  • Windows Server 2008 R2 SP1
  • Windows Server 2012
  • Windows Server 2012 R2


Erklärung

Der Unterschied zur normalen Volltextsuche liegt darin, dass durch das Betriebssystem die Volltextsuche nicht erst bei Anfrage durch die BMD NTCS vorgenommen wird, sondern bereits bei jeder Neuanlage bzw. Änderung eines Dokuments im Hintergrund der Beschlagwortungskatalog aufgebaut wird.

Damit bringt die Volltextsuche in beiden Varianten zwar dasselbe Ergebnis, über das Betriebssystem allerdings erheblich schneller.


Achtung!!!

Die automatische Erstellung des Beschlagwortungskatalogs wird im Hintergrund durchgeführt und auch nur dann, wenn ausreichend Ressourcen am Server zur Verfügung stehen. Bei neu eingescannten oder archivierten Dokumenten kann es also möglich sein, dass diese nicht sofort über die Volltextsuche gefunden werden können, sondern erst kurze Zeit später.

A) Windows Server 2012 & 2012 R2

Die Installation erfolgt über den Server-Manager → Verwalten → Rollen und Features hinzufügen.
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

B) Windows Server 2008 & Windows Server 2008 R2

Die Installation erfolgt über den Server-Manager → Rollen hinzufügen → Dateiserver → Windows Search / Windows-Suchdienst:
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Unter Windows 2008 R2 kann noch der integrierte TIFF-Filter installiert werden. Dazu unter Server-Manager → Features hinzufügen → Windows-TIFF-Filter anhaken.
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

C) Installation der iFilter

Damit auch PDF Dokumente oder Office Dokumente vollständig indiziert werden, müssen sogenannte iFilter am Server, auf dem die Windows Suche läuft, installiert werden.

Einen kostenlosen iFilter für pdf-Dateien finden Sie unter:
http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=5542

Alternativ gibt es auch kostenpflichtige Varianten unter:
www.foxitsoftware.com/pdf/ifilter

http://www.pdflib.com/de/produkte/tet-pdf-ifilter

Für Office-Dokumente gibt es von Microsoft eigene iFilter, sie basieren auf Office 2010:
www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx
 

D) BMD NTCS Einstellungen für den Service

NTCS → Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search
Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Unter Punkt 3 - BMD NTCS-Service nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Speicherverfahren:
1 – Speicherung über Server

Servername/IP Adresse:
IP Adresse oder Servername auf dem der Dienst installiert ist

Portnummer:
Standardmäßig auf 81, kann aber beliebig gewählt werden

Volltextsuche über Indexservice:
1 – Ja

Art der Indexsuche:
0 – Windows-Suche

Achtung!!!
Bei aktivierter Windows-Firewall muss der Dienst (BMDNtcsSvc.exe) zu den Ausnahmen hinzugefügt werden (TCP)!

Achtung!!!
Immer wenn in der NTCS Einstellungen verändert werden, muss der BMDNtcsSvc unter den Diensten neu gestartet werden!
 

E) Anlage des Suchkatalogs

Kontrollieren Sie zuerst die Archivpfade:

CRM/Büro- und Dokumentenmanagement → DMS → Pfade
 

Katalog unter Funktionen → Suchkataloge aktualisieren.
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search
Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Es erscheint folgende Meldung, die Sie mit "Ja" bestätigen.

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Konnte alles korrekt durchgeführt werden, so wird dies bestätigt:
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

F) Kontrolle Suchkatalog

Systemsteuerung → Indizierungsoptionen
 

G) Spezialfall: Archiv liegt auf einem getrennten Server

In diesem Fall muss der BMDNTCSSvc-Dienst auf dem anderen Server installiert und über die NTCS Parameter dieser Dienst angesprochen werden.

Dazu werden die Dateien BMDNtcsSvc.exe – libeay32.dll – ssleay32.dll – msvcr71.dll aus dem Verzeichnis \\BMDSRV\BMDNTCS_PGM kopiert (z. B. C:\BMDService) und mit dem Parameter /INSTALL der Service angelegt.


Beispiel:
C:\BMDService\BMDNtcsSvc.exe /INSTALL
 

Volltextsuche im NTCS-Archiv mittels Windows Search

Nach erfolgtem Start des BMDNTCSSvc-Dienstes passen Sie die Datei BMDSERVICE.ini nach folgendem Muster an:

[BMDUPDATESERVICE]
UpdateClient=3
Host=BMDSRV
Port=81
NoUpdateSQL=1
NoUpdateNLS=1
NoUpdateDATA=1


Legen Sie zusätzlich noch eine Datei BMD.ini im gleichen Verzeichnis nach folgendem Muster an:

[BMD]
BIN=\\BMDSRV\BMDNTCS_PGM\BIN
NLS=\\BMDSV\BMDNTCS_PGM\NLS
DATA=\\BMDSV\BMDNTCS_PGM\DATEN
LOG=C:\BMDService\LOG

[BMD\ALIASNAMES]
ALIAS0=BMDSRV\BMD:BMD

Bereich:

NTCS Dokumentationen


Autor:

BMD Technik



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