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FAQ zur Lohnverrechnung

Was ist ein Datenbestand?

Das Vorhandensein eines Datenbestandes ist die Grundvoraussetzung für die Durchführung der Lohnverrechnung. Er enthält alle globalen Daten wie Lohnarten, Tarifgruppen, Kollektivverträge usw., die für die Durchführung der monatlichen Abrechnung notwendig sind. Der Datenbestand ist im Programm „Lohn-Basiseinstellungen“ hinterlegt.

Wo können das Lohnjahr, der Abrechnungsmonat und der Firmenvorschlag definiert werden?

Sie definieren diese unter [Lohn] → [Lohn-Basiseinstellungen].

Wie komme ich im Lohnprogramm zum Ausdruck von Stammblättern?

Unter [Lohn] → [Stammblätter] können Sie Firmenstammblätter, Dienstnehmerstammblätter oder auch Lohnartenstammblätter ausdrucken.

Es kann kein Dienstnehmer neu angelegt oder gelöscht werden, obwohl die Berechtigungen für diese Funktionen vorhanden sind. Woran kann das liegen?

Kontrollieren Sie die Combobox rechts oben im Programm „Dienstnehmer“. Für die Neuanlage eines Dienstnehmer müssen die Combobox-Ausprägungen „Relevante Dienstnehmer“ bzw. „Relevante Dienstnehmer kompakt“ eingestellt sein. In allen anderen Einstellungen funktioniert eine Neuanlage nicht.

Was ist zu tun, wenn die SV-Nummer eines neuen Dienstnehmers nicht bekannt ist?

Ist die SV-Nummer zur Anmeldung eines neuen Dienstnehmers noch nicht bekannt, dann ist das Feld „Versicherungsnummer“ leer zu lassen und Sie erfassen lediglich das Geburtsdatum.

Wird für einen Dienstnehmer eine „Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung“ erstellt, bei der keine Versichertennummer hinterlegt ist, dann wird automatisch auch eine Meldung der Art "VSNR Anforderung" (Versicherungsnummernanforderung) erstellt. Auf der „Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung“ ist das Geburtsdatum zwingend anzugeben und es wird aus dem Dienstnehmerstamm befüllt. Die Referenznummer der VSNR Anforderung wird in der „Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung“ eingetragen. Durch die VSNR Anforderung wird ein Clearingfall ausgelöst, den Sie im Programm „ELDA Clearing“ abrufen und einsehen können. Hier wird Ihnen die (neue) SV-Nummer des Dienstnehmers via Clearing-Meldung mitgeteilt.

Warum kann ich die Pendlerpauschale nicht herauslöschen?

Zur korrekten Abrechnung der Pendlerpauschale und des Pendler-Euros stehen fünf Felder im Dienstnehmerstamm zur Verfügung, wobei in den meisten Fällen vier benötigt werden. Diese lauten:

Pendlerpauschale
Indiv. Pendlerpauschale/Monat
Aliq. Pendlerpauschale
Aliq. Pendlerpauschale Folgemonat
Km Wohnung/Arbeitsstätte

Aufgerollt werden kann die Pendlerpauschale wie jede andere Stammdatenaufrollung über die Bruttoerfassung mit der Funktion „Stamm“. Ist - wie im nachfolgenden Bild - ein Feld rosa umrandet (siehe im untenstehenden Bild das Feld „Aliq. Pendlerpauschale“), dann ist dieses Feld gesperrt. Es kann nicht mit F6 bearbeitet werden.

Grund für die Sperre ist, dass in der Bruttoerfassung die Lohnart 7499 „INFO Pendlertage“ eingegeben oder importiert worden ist. Diese Lohnart wird häufig von der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung übergeleitet bzw. importiert, sodass die Aliquotierung der Pendlerpauschale (Drittelregelung) vom verwendeten Schicht-/Dienstplan bzw. Wochenmodell abhängig ist und somit speziell bei wechselnden Diensten nicht manuell erfasst werden muss.

Löscht man die Lohnart 7499 aus der Bruttoerfassung, können die Felder wie gewünscht manuell aufgerollt werden.

Was bedeutet der Abrechnungsstatus?

Der Abrechnungsstatus zeigt den aktuellen Zustand der Abrechnung des jeweiligen Dienstnehmers an. Dabei steht jedes Zeichen für einen Monat, und zwar von Jänner bis Dezember. Quartale sind übersichtlich durch einen senkrechten Strich | gekennzeichnet. Folgende Kennzeichen werden für den Abrechnungsstatus verwendet:

.	Es wurde noch keine Erfassung durchgeführt.
0	Der Dienstnehmer wurde in der Bruttoerfassung angesprochen, es wurden Bezüge erfasst bzw. aktiviert oder Stammdatenänderungen vorgenommen.
L	Das Programm „Abrechnungen durchführen“ wurde bereits gestartet.
A	Es wurde eine Stammdaten- oder Lohnartenaufrollung getätigt.
F	Der Dienstnehmer wurde im jeweiligen Monat bereits endverspeichert.
M	Die Dienstnehmerin befindet sich in Mutterschutz (Monat ist endverspeichert).
K	Der Dienstnehmer befindet sich in Karenz (Monat ist endverspeichert).
P	Der Dienstnehmer leistet Präsenzdienst (Monat ist endverspeichert).
D	Diverse Ruhezeiten (Monat ist endverspeichert).
U	Unbezahlter Urlaub länger als ein Monat (Monat ist endverspeichert).

Ich erhalte bei Einstieg in die Bruttoerfassung eine Meldung, dass bei diversen Kollektivverträgen die Referenzlohnart fehlt. Was ist zu tun?

Anhand des folgenden Beispiels zeigen wir Ihnen, wie Sie vorgehen, wenn beim Einstieg in die Bruttoerfassung die Meldung, dass die Referenzlohnarten bei den Kollektivverträgen fehlen, erscheint. In unserem Beispiel ist bei der Hinweismeldung ersichtlich, dass bei den Kollektivverträgen 1, 2 und 9999 keine Referenzlohnarten hinterlegt sind und somit definiert werden müssen:

Steigen Sie unter [Lohn] → [Kollektivverträge] ein. Wählen Sie den ersten auf der Hinweismeldung erschienenen Kollektivvertrag aus und den Reiter „L/G-Tabelle“. In diesem Reiter finden Sie die Felder „Referenzlohnart“ und „Referenzlohnart für Lehrlinge“. Diese beiden Felder müssen mit den entsprechenden Lohnarten befüllt werden.

Die Referenzlohnarten-Felder müssen bei allen Kollektivverträgen definiert werden, die auf der Hinweismeldung aus der Bruttoerfassung aufgeschienen sind.

Information zur Referenzlohnart: Damit bei der Neuanlage eines Dienstnehmers und bei KV-Vorrückungen der KV-Lohn bzw. das KV-Gehalt automatisch in den Fixwertspeicher des Dienstnehmers gestellt wird, muss in diesen Feldern die entsprechende Lohnart hinterlegt werden (z. B. Monatslohn oder Gehalt bzw. Lehrlingsentschädigung).

Wie kann ich Lohnarten vor Änderungen in der Bruttoerfassung schützen?

Wird eine vom Programm errechnete Lohnart (z. B. Urlaubszuschuss, Überstunden ...) mit einem anderen Wert überschrieben, dann gilt grundsätzlich der manuell abgeänderte Wert. Er gilt jedoch nur, solange in der Bruttoerfassung keine Änderungen mehr vorgenommen werden, d. h., keine Lohnarten neu erfasst, geändert oder durchbestätigt werden und auch keine Stammänderung durchgeführt wird. Ist das der Fall, stellt das Programm die Lohnart auf den ursprünglich errechneten Wert zurück.

Um dies zu vermeiden, haben Sie die Möglichkeit, den manuell erfassten Wert zu fixieren bzw. zu schützen und eine automatische Rückstellung der Lohnart auf den errechneten Wert zu verhindern. Dazu stehen im Kontextmenü zwei unterschiedliche Funktionen zur Verfügung:

Vor Neuberechnung schützen
Wollen Sie eine manuell geänderte Lohnart vor automatischen Änderungen, die aufgrund einer Neuberechnung ausgelöst werden, schützen, können Sie den Wert über die Funktion "Vor Neuberechnung schützen" fixieren. Die Lohnart wird in der Spalte "Kennzeichen" mit einem Schloss markiert.

Wird jetzt eine Neuberechnung ausgelöst (z. B. aufgrund einer Stammdatenänderung (Monatsteiler und Überstundenteiler ändern sich) oder einer Änderung des Grundbezugs (Gehaltserhöhung)), bleibt der überschriebene Wert (in diesem Beispiel der Überstundensatz) bestehen.

Hinweis: Diese Funktion schützt nicht vor manuellen Änderungen (F6 - Bearbeiten) oder Änderungen durch Import. Diese können weiterhin jederzeit vorgenommen werden.

Vor Änderungen schützen
Wenn Sie die Funktion "Vor Änderungen schützen" wählen (die Kennzeichnung erfolgt durch einen Schlüssel mit rotem X), ist die Lohnart nicht nur vor Neuberechnung geschützt, sondern auch vor jedem anderen Änderungsversuch. Das bedeutet, dass die Lohnart weder mit F6 bearbeitet, noch über Importpufferwerte, Termin-Lohnarten oder einen CSV-Import geändert werden kann. Der Schutz ist allumfassend und lässt sich nur über die Funktion "Schutz aufheben" zurückstellen.

Wo wird ein Alleinverdienerabsetzbetrag oder ein Familienbonus Plus hinterlegt?

Im Dienstnehmerstamm werden alle abrechnungsrelevanten Personaldaten eingegeben. Unter [Lohn] → [Dienstnehmer] können Sie beim gewünschten Dienstnehmer mit F6 (Bearbeiten) einsteigen und am Reiter „Finanzamt“ die Felder für Fabo+ und Alleinverdiener befüllen.

Wie kann ich Überstunden einfach und schnell in der Bruttoerfassung erfassen?

Für die Abrechnung von Überstunden verwenden Sie am besten unsere Standard-Lohnartenschablone „2999 Überstundenschablone“. In dieser Eingabehilfe ist nur die Menge der Überstundenzuschläge einzutragen. Die Aufspaltung in lohnsteuerfreie und lohnsteuerpflichtige Überstunden ermittelt das Programm automatisch.

Wo kann man die Nettoberechnung am besten nachvollziehen?

Direkt in der Bruttoerfassung können Sie über die Netto-Vorschau alle Schritte vom Brutto- bis zum Auszahlungsbetrag und auch die Lohnnebenkosten detailliert kontrollieren. Im Programm „Abrechnungen ansehen“ lassen sich die diversen Bemessungsgrundlagen, Bezüge und Abzüge pro Monat auswerten.

Mit welchem Programmpunkt werden die monatlichen Auswertungen kumuliert gedruckt?

Unter [Lohn] → [Auswertungsstapel durchführen] können monatliche Auswertungen kumuliert gedruckt werden. Standardmäßig werden hier Auszahlungsjournal, Buchungsbeleg, Hinweisliste und einige weitere Monatsauswertungen gedruckt.

Am Buchungsbeleg wird auf ein FIBU-Konto gebucht. Wie kann ich herausfinden, von welchem Dienstnehmer und welcher Lohnart die Beträge stammen?

Starten Sie das Programm „Buchungsbelege drucken“ mit den Einstellungen „Lohnartenjournal drucken“, „Ja, sortiert nach Kontonummer“ und Verbuchung je Dienstnehmer „Ja“.
Vor dem Buchungsbeleg wird nun das Lohnartenjournal angedruckt. Auf diesem können Sie nach dem entsprechenden FIBU-Konto suchen. In eigenen Spalten sind Dienstnehmernummer, Dienstverhältnis-Nummer und Name des Dienstnehmers angegeben, sodass eine Zuordnung zur Lohnart und zu einem Dienstnehmer erfolgen kann.

Können die erstellten mBGMs ausgedruckt werden?

Ja, für den Listendruck steht das Programm „mBGM drucken“ zur Verfügung. Sie finden es unter [Lohn] → [mBGM drucken].

Wie erfasse ich einen Austritt?

Wird ein Dienstverhältnis beendet, muss die Funktion „Austritt“ im Dienstnehmerstamm oder in der Bruttoerfassung aktiviert werden. Diese Funktion hat den Vorteil, dass die LST-/SV-/BV- und Kalendertage automatisch gekürzt und alle Fixbezüge neu berechnet werden. Weiters können Sie die offenen Urlaubstage für die Urlaubsersatzleistung direkt ergänzen und eine ÖGK-Abmeldung anstoßen.

Welche Jahresauswertungen müssen am Jahresende gemacht werden?

Zumindest müssen am Jahresende alle Jahreslohnzettel [Lohn] → [Jahreslohnzettel] und die Kommunalsteuererklärung [Lohn] → [Kommunalsteuererklärungen] an die zuständigen Körperschaften übermittelt werden.

Welche Lohnkonten können gedruckt werden und wo?

Unter [Lohn] → [Dienstnehmer-Lohnkonten] kann ein Dienstnehmer-Lohnkonto gedruckt werden und unter [Lohn] → [Firmen-Lohnkonten] ein Firmen-Lohnkonto.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um in der Übungsfirma mit ELDA arbeiten zu können?

Es muss eine ELDA-Installation mit Üfa-Modus installiert sein. Weiters benötigen Sie eine Beitragskontonummer, welche Sie auch in den BMD Stammdaten einpflegen. Für die Erstellung von ELDA-Meldungen über BMD ist es notwendig, einen echten Versicherungsträger (ÖGK) bei den Körperschaften in der Lohnfirma zu hinterlegen. Ein direkter (automatischer) Austausch mit ELDA ist nicht möglich. Jedoch können ELDA-Meldungen als .txt-Datei in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt werden. Die Betriebsart (Testbetrieb), die Erstellungsart (in ein bestimmtes Verzeichnis) und den Pfad zu den Sendedateien hinterlegen Sie in den LOHN Parametern. Somit werden Meldungen der ELDA-Datendrehscheibe nicht direkt an die ÖGK gesendet, sondern landen im vorab definierten Verzeichnis.
In weiterer Folge können Sie diese Datei bei ACT einspielen.
Weitere Infos finden Sie unter https://act.at/wp-content/uploads/2023/07/FAQs-9.3.2021.pdf oder https://act.at/.