Prozessoptimierung für Verbände: ÖGV nutzt BMD als ERP-System

Digitalisierung im Verbandswesen

Der 1872 gegründete Österreichische Genossenschaftsverband (ÖGV) mit Sitz in Wien ist der Service- und Revisionsverband der Volksbanken sowie der gewerblichen Genossenschaften in Österreich, darunter auch bekannter Marken wie Expert, Red Zac, ABAU oder der APA. Der ÖGV begleitet Mitglieder in zentralen Fragen der Revision, Beratung und Interessenvertretung und ist Ansprechpartner für Neugründungen.

Mit einer traditionsreichen Geschichte im Hintergrund blickt der ÖGV konsequent nach vorne und hat die Effizienz der internen Organisation mit BMD verbessert. Vor Einführung der neuen Lösung waren viele Abläufe durch heterogene Tool-Nutzung, manuelle Zwischenschritte und teilweise doppelte Datenerfassung geprägt, was auch die Nachvollziehbarkeit und Auswertbarkeit im Alltag einschränkte. Zudem war die Prozessdokumentation nicht überall einheitlich und Abstimmungen waren teils aufwendig.

Wenn separate Systeme die Effizienz bremsen

Der ÖGV entschied sich für BMD, weil ein integriertes, stabiles und ausbaufähiges System benötigt wurde, das bisher getrennte Abläufe, Tools und Datenquellen in einer zentralen Plattform zusammenführt. Entscheidend war dabei die Möglichkeit, administrative und organisatorische Prozesse in einem durchgängigen Modulverbund abzubilden. Von der Erfassung von Zeiten und Leistungen über die interne Weiterverarbeitung bis hin zur strukturierten Überleitung in die Buchhaltung sind jetzt alle Prozesse an ein BMD ERP angebunden.

Mit BMD konnten die ursprünglich bestehenden Schwierigkeiten deutlich verbessert werden, weil Prozesse stärker standardisiert, zentral dokumentiert und in einen durchgängigen Systemablauf geführt wurden. Dadurch haben sich auch Medienbrüche und manuelle Übergaben deutlich reduziert.
 

Konsequente Integration bringt einen Wendepunkt

In der bestehenden Datenbank, in der bereits das BMD Customer-Relationship-Management, das Rechnungswesen und die Warenwirtschaft im Einsatz sind, wurden im Rahmen des aktuellen Projekts auch die HR-Prozesse vereinfacht und die Module für Zeiterfassung, Projektleistungserfassung und Personalinformation implementiert. Zusätzlich hat der ÖGV auch dasModul für die Abwicklung von Reisekosten neu eingeführt.

Durch Überleitung der Daten aus der Projektleistungserfassung ins Rechnungswesen und in die Warenwirtschaft nutzen die Mitarbeitenden des Verbands jetzt einen automatisierten Prozess für die Rechnungserstellung, was die Effizienz steigert. Gleichzeitig minimiert die einheitliche Datenbasis Doppelarbeit, schafft Transparenz, reduziert den Abstimmungsaufwand und senkt die Fehlerquote. Dabei stellt die modulare Erweiterbarkeit von BMD sicher, dass der ÖGV neue Anforderungen schrittweise integrieren kann, ohne die bestehende Gesamtlogik zu gefährden. In Summe stärkt dies die operative Verlässlichkeit und schafft Freiräume für die inhaltlichen und strategischen Aufgaben innerhalb des Verbands.

Smarte Projektsteuerung und automatisierte Fakturierung

Durch die Ablösung veralteter Systeme und komplexer Excel-Listen hat der ÖGV die Projektabwicklung in die BMD Umgebung integriert. Die Projektplanung läuft nun vollständig über BMD. Mitarbeitende erfassen ihre Leistungen für bestimmte Projekte nun flexibel über BMD Web. Das zentrale Datenmanagement sorgt auch hier dafür, dass Mehrfacheingaben konsequent eliminiert und die Datenqualität von Beginn an gesichert ist. Die verrechenbaren Leistungen fließen direkt in die Warenwirtschaft und stehen dort sofort für die Fakturierung zur Verfügung.

In der Warenwirtschaft wurde außerdem eine Excel-Aufstellung rund um die externe Erfassung für Prüfungsleistungen abgelöst, was die Datensicherheit durch die verschiedenen Prüfungsebenen verbessert. Außerdem gibt es in BMD jetzt eine automatisierte Erstellung von Auftragsdaten. Auch hier zeigen sich die Vorteile eines voll integrierten ERP-Konzepts, wie BMD es bietet.
 

Modernes HR-Management von Zeiterfassung über Reisekostenabrechnung...

Im Bereich Human Resources hat der ÖGV durch die Ablösung weiterer Altsysteme ebenfalls einen großen Sprung in Richtung volle Integration gemacht. Die tägliche Zeiterfassung erfolgt nun flexibel über BMD Web oder stationäre KABA-Terminals, wobei alle Daten direkt mit der Projektleistungserfassung vernetzt sind. Intelligente Workflows steuern Abwesenheiten, Änderungen und Abrechnungsfreigaben vollautomatisch, was auch die Urlaubsverwaltung erheblich vereinfacht.

Ein weiterer Schritt in der Prozessoptimierung war die Ablösung einer alten Reisekostenabrechnung auf Excel-Basis. Mit BMD wurde dahingehend ein ERP-System aufgebaut, dass Anträge zu Dienstreisen jetzt in der Planung ersichtlich sind und getätigte Zeitbuchungen mit wenigen Klicks in die Dienstreiseerfassung übergeben werden können. Das erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern reduziert weitere händische Prozesse.

...bis zur Talententwicklung

Herzstück der neuen HR-Struktur ist die zentrale Mitarbeiterverwaltung mit digitalem Personalakt sowie ein modernisiertes Talent- und Ausbildungsmanagement, in das Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen eingebunden sind. Ergänzt durch ein integriertes Onlinebewerbungssystem professionalisiert der Verband so den Employee-Lifecycle von der ersten Kontaktaufnahme bis zur gezielten Weiterentwicklung im Haus.

Auch die HR-Daten liegen jetzt an einer zentralen Stelle, wodurch sich ein wesentlich besserer Überblick ergibt. Aktuelle Informationen sind in allen Bereichen je nach Berechtigung verfügbar und können in der Prozesskette konsequent weiterverarbeitet werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg, da die Mitarbeitenden mit derselben Datenbasis und den gleichen Prozesslogiken arbeiten.

Zufriedenes Resümee mit messbaren Erfolgen

Zusammengefasst entstehen beim ÖGV durch die Nutzung von BMD als ERP-System viele Zeit- und Ressourcengewinne, da weniger manuelle Arbeit notwendig ist und sich Prozesse einfacher steuern lassen. Auch herrscht mehr Transparenz in den kaufmännischen und administrativen Belangen des Verbands, da Projekte und Ressourcen durch eine bessere Datenverfügbarkeit und nachvollziehbare Abläufe unterstützt sind. Insgesamt schafft das mehr Verlässlichkeit im Betrieb und setzt Kapazitäten für Kernaufgaben frei.

Sehr zufrieden zeigt sich der ÖGV auch über die Kooperation mit dem BMD Projektmanagement im Rahmen der Softwareeinführung. So empfand der Verband die Zusammenarbeit als professionell und verlässlich, mit klarer Kommunikation und einer pragmatischen Klärung von Rückfragen. Besonders hilfreich waren die realistischen Umsetzungsschritte, eine gute Verfügbarkeit in der Abstimmung und die konsequente Verbindung der technischen Anforderungen mit den organisatorischen Prozessen. Dadurch konnten Systemkonfiguration, Rollenklärung und Prozessdesign so zusammengeführt werden, dass die Einführung nicht nur technisch funktioniert, sondern auch nachhaltig im Betrieb tragfähig ist.