pro mente OÖ: Inventur am Smartphone mit BMD Go

Neue BMD Standards beschleunigen die Inventur

pro mente OÖ ist ein gemeinnütziger Verein mit rund 1.500 Mitarbeitenden und über 200 Ehrenamtlichen, der sich seit 1964 für die psychische und soziale Gesundheit von Menschen einsetzt. In den rund 180 Einrichtungen im Bundesland gehören Inventuren zum regelmäßigen Organisationsalltag, die der Verein bereits seit einiger Zeit mit der BMD Software durchführt.
Für die Inventur kamen bisher mobile Datenerfassungsgeräte (MDE-Geräte) im Offline-Modus zum Einsatz, womit Echtdaten bei Einlesung direkt im System erfasst wurden. Dies hat den Ablauf im Vergleich zur früheren, händisch durchgeführten Inventur bereits um ein Vielfaches verbessert und beschleunigt. Trotz der großen Erleichterungen birgt der Einsatz von Offline-Geräten jedoch einige knifflige Herausforderungen.

Schnellere Prozesse – aber mit Schwierigkeiten

So erhielten die Mitarbeitenden von pro mente OÖ über die MDE-Geräte kein direktes Feedback darüber, ob der jeweils korrekte Barcode gescannt wurde. Dies war erst beim späteren Einspielen der Daten in die BMD Software ersichtlich, was eine Fehlersuche schwierig und zeitaufwendig machte. Wer beim Scannen unterbrochen wurde, verlor außerdem schnell den Überblick über den letzten erfassten Artikel oder die Stückzahl. Auch hier war eine Korrektur erst nachträglich im System möglich, wodurch Zeit auf der Strecke blieb.
Im aktuellen Jahr ging der Verein neue Wege. In Kooperation mit einem Team von BMD führte die Belegschaft die Inventur erstmals mit BMD Go auf handelsüblichen Smartphones durch. Mit Erfolg: An beiden Standorten wurden insgesamt etwa 3.000 verschiedene Artikel überprüft, wobei die genannten Schwierigkeiten dank der App nicht mehr vorkamen.

Inventur per App: schnell und ohne Technikkenntnisse

Mit BMD Go war die Inventur bei pro mente OÖ nicht nur schneller abgeschlossen als mit den MDE-Geräten, sondern auch unkomplizierter. Die App liefert sofort Rückmeldung, ob ein Barcode gültig ist. Somit lassen sich Fehler direkt beheben und haben keine spätere, langwierige Nachbearbeitung zur Folge. Gleichzeitig sehen die Mitarbeitenden jederzeit, welche Artikel in welcher Menge bereits erfasst wurden. Die Transparenz während des gesamten Prozesses ist dadurch erheblich gestiegen. Die neue Lösung überzeugt nicht nur technisch, sondern auch in der Praxis.
Begeistert zeigt sich pro mente OÖ von der intuitiven Bedienung der App, die sich problemlos auch ohne Einschulung verwenden lässt. “Die Inventur ist jetzt um einiges benutzerfreundlicher als jene über die MDE-Geräte. Selbst für Personen, die schon lange keine bzw. noch nie eine Inventur durchgeführt haben, ist sie einfach zu bedienen”, so Gerald Langreiter (Betriebsleiter, pro mente OÖ).

Einfache Bedienung und Transparenz, die begeistert

Die Inventur mit BMD Go bringt für pro mente OÖ spürbare Verbesserungen im gesamten Ablauf. Statt einer aufwändigen Nachbearbeitung sind alle Daten nun direkt im System erfasst. Die zeitintensive Nachbearbeitung von Fehlern entfällt. Auch gibt die App sofort Rückmeldung, wenn etwa ein ungültiger Barcode gescannt wird. Das erleichtert die Fehlerkorrektur und macht den Prozess insgesamt transparenter.
Dank der klaren Übersicht können die Mitarbeitenden von pro mente OÖ jederzeit nachvollziehen, welche Artikel und Mengen bereits erfasst worden sind. Dies ist ein deutlicher Fortschritt im Vergleich zu der bisherigen Inventur mit Offline-Geräten.

App-Einsatz verändert den Arbeitsalltag

Die Zusammenarbeit mit BMD ermöglichte eine Inventur, die nicht nur effizienter war, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigerte. „Es war ein tolles Gefühl zu sehen, dass die Inventurfunktion in BMD Go auf Anhieb sehr gut ankam, alles reibungslos funktionierte und wir ein tolles Feedback bekommen haben“, freut sich Jürgen Hauser (BMD). „Durch die enge Kooperation mit pro mente können kleine Verbesserungsvorschläge jetzt auch direkt in die agile Weiterentwicklung der App einfließen, sodass wir Kundinnen und Kunden zukünftig noch besser unterstützen können.“
Die Zusammenarbeit zwischen pro mente OÖ und BMD zeigt, wie digitale Tools auch in traditionellen Verwaltungsprozessen einen echten Mehrwert bringen. Eine schnelle Umsetzung, die einfache Handhabung und die positiven Rückmeldungen sprechen für sich.