Mehrere Firmen, ein System: ERP-Lösung von BMD bei der Wiener Stadthalle

Wenn viele Abläufe zusammenspielen müssen

Die Wiener Stadthalle Betriebs- und Veranstaltungsgesellschaft m. b. H. ist eines der größten und traditionsreichsten Veranstaltungszentren Österreichs und seit Jahrzehnten ein fixer Bestandteil der Wiener Kulturlandschaft. Ob internationale Konzerte und Shows, Sportveranstaltungen oder Messen, Kongresse und Firmenveranstaltungen: Als vielseitige Eventlocation bietet die Wiener Stadthalle Raum für ein breites Spektrum an Veranstaltungen verschiedenster Größenordnungen.

Von der Planung und Organisation über die kaufmännische Abwicklung bis hin zur Durchführung und Nachbereitung der Events treffen unterschiedlichste Anforderungen und Abläufe aufeinander. Daher müssen auch die Prozesse dahinter nahtlos auf die vielfältigen Bedürfnisse abgestimmt sein.

BMD überzeugt als ERP-System

Vor der Einführung von BMD waren viele Abläufe mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden und die bisher eingesetzte Software konnte die Anforderungen des Eventbetriebs nicht mehr ausreichend abdecken. Gesucht war deshalb eine zukunftsorientierte, neue Lösung, die eine Verbesserung und effizientere Gestaltung der bestehenden Prozesse ermöglicht. Aufgrund des guten Rufs und der positiven Erfahrungen fiel die Entscheidung auf BMD als ERP-Lösung mit den Modulen Customer-Relationship-Management (CRM), Rechnungswesen und Warenwirtschaft in der BMD Cloud.

Im Rahmen eines Folgeprojekts optimierte das Team der Wiener Stadthalle mit dem BMD Projektmanagement nun mehrere Bereiche der bestehenden Lösung. Im Mittelpunkt stand eine noch bessere Verfügbarkeit von Daten, einheitliche Prozesse über drei Gesellschaften hinweg und eine verstärkte Automatisierung von ursprünglich händisch ausgeführten Tätigkeiten.

Zentrale Daten und klare Berechtigungen erleichtern die Zusammenarbeit

Im CRM und in der Projektleistungserfassung führte die Wiener Stadthalle ihre Datenverwaltung weiter zusammen. Dank BMD können Mitarbeitende Informationen zentral abrufen und für ihre individuellen Arbeitsbereiche nutzen. Über ein Berechtigungssystem lässt sich der Zugriff auf Daten transparent nach den jeweiligen Anforderungen gestalten. Die Verwaltung der Berechtigungen ist jetzt wesentlich einfacher und auch der dafür anfallende Aufwand hat sich reduziert.

Für eine automatisierte und nachvollziehbare Freigabe von eingehenden Belegen sorgt die neu eingerichtete BMD Eingangsrechnungskontrolle. In Verbindung mit den Anforderungen der Warenwirtschaft schafft der dazugehörige Workflow mehr Transparenz und ein einfacheres firmenübergreifendes Arbeiten.

Vereinheitlichte Abläufe im Rechnungswesen

Ein wichtiger Teil des Projekts betraf die Vereinheitlichung der Buchhaltung von drei Firmen der Wiener Stadthalle. Dafür übernahm das Projektteam alle Daten aus einem Altsystem in die BMD Finanzbuchhaltung und löste das bisherige System ab. Im Zuge der Migration stellte das Team ausgewählte Sachkonten um und harmonisierte die Personenkonten über die drei Gesellschaften hinweg. So gibt es jetzt einheitliche Grundlagen für die laufende Buchhaltung und die Bearbeitung wiederkehrender Geschäftsvorfälle.

Integriert wurde auch die Anlagenbuchhaltung in die optimierte Systemlandschaft: Zugänge lassen sich nun automatisiert aus der BMD Finanzbuchhaltung in die Anlagenbuchhaltung übernehmen. Darüber hinaus können Mitarbeitende die monatlichen Abschreibungen so wesentlich einfacher verbuchen. Die relevanten Zahlen lassen sich direkt in das Berichtswesen übernehmen, ohne dass aufwendige händische Schritte dafür notwendig sind.

Buchhaltungsprozesse mit BMD vereinfacht

Darüber hinaus richtete das Projektteam Schnittstellen zu externen Programmen ein, die Daten automatisiert an die BMD Finanzbuchhaltung übermitteln und Buchungen anstoßen. Während Bankbewegungen früher manuell verbucht werden mussten, verbessern der digitale Zahlungsverkehr und die automatisierte Bankauszugsverbuchung heute diesen Prozess. So entstehen durchgehend transparente Abläufe in der Buchhaltung, während manuelle Eingaben und potenzielle Fehlerquellen reduziert sind.

Dank der zentralen Ablage von Buchungsunterlagen sind alle Belege direkt bei den jeweiligen Buchungen gespeichert und können im gesamten Rechnungswesen jederzeit aufgerufen werden. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen und unterstützt die Suche nach den relevanten Unterlagen.

Berichte und Auswertungen automatisiert

BMD vereinfacht jetzt auch unterschiedliche Meldungen an Behörden: Mitarbeitende erstellen und übermitteln so z. B. die UVA- und ZM-Meldungen direkt aus BMD heraus. Auch hier entfallen manuelle Arbeitsschritte und die Abwicklung wird effizienter. Über automatisierte Stapelverarbeitungen werden die vorab definierten Auswertungen täglich abgerufen, abgelegt und bereitgestellt. Damit stehen wichtige Informationen regelmäßig und strukturiert zur Verfügung, ohne dass Mitarbeitende jeden Abruf manuell anstoßen müssen.

Für die Zusammenarbeit der verbundenen Unternehmen definierte das Projektteam außerdem Intercompany-Codes, die das konzernweite Reporting erleichtern. Durch die bessere Transparenz und die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten können Sachverhalte schneller nachvollzogen, kontrolliert und abgestimmt werden.

Warenwirtschaft: vom Onlineauftrag bis zur Freigabe klar organisiert

Im Bereich Warenwirtschaft führte die Wiener Stadthalle Einkauf, Bestellung, Lagerverwaltung und Verkauf in einem zentralen System zusammen. Workflows automatisieren ausgewählte Abfolgen und sorgen für eine klare Struktur im Prozess. Bestellungen werden über BMD Web online in das zentrale Cloud-System eingegeben und stehen anschließend in einer weitgehend vorbereiteten Struktur für die weitere Bearbeitung und Freigabe bereit.

Die Wiener Stadthalle schätzt an BMD insbesondere die zuverlässige und übersichtliche Abwicklung der Geschäftsprozesse, die Benutzerfreundlichkeit sowie die umfassenden Funktionen. Besonders wichtig sind auch die Flexibilität und die Möglichkeit, BMD an die individuellen Anforderungen anzupassen.

Zusammenarbeit mit klarem Ergebnis

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems hängt der Erfolg nicht allein von der Technik ab. Ebenso wichtig sind eine gute Abstimmung, klare Anforderungen und die konstruktive Zusammenarbeit. Die Projektverantwortlichen der Wiener Stadthalle ziehen aus der Kooperation mit dem BMD Projektmanagement-Team ein sehr positives Fazit.

Was andere Unternehmen aus dem Projekt mitnehmen können

Besonders relevant ist der Ansatz der Wiener Stadthalle für alle Unternehmen, die mehrere Gesellschaften verwalten, unterschiedliche kaufmännische Bereiche koordinieren oder wiederkehrende Abläufe stärker automatisieren möchten. Drei Erkenntnisse sind dabei besonders wichtig:

1. Prozesse ganzheitlich betrachten: Unterschiedliche administrative Bereiche wie Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Anlagenbuchhaltung profitieren davon, wenn alle Daten und Abläufe sinnvoll aufeinander abgestimmt sind.

2. Bestehende Systeme gezielt weiterentwickeln: Eine Integration bestehender Elemente kann konkrete Verbesserungen ermöglichen, ohne dass eine vollständige Softwareneueinführung erforderlich ist.

3. Automatisierung mit Transparenz verbinden: Workflows, Schnittstellen und automatisierte Auswertungen entfalten ihren Nutzen besonders dann, wenn Verantwortlichkeiten und Prozessschritte klar geregelt sind. Ein Softwaresystem aus einem Guss erleichtert diesen Prozess.