Hartlauer und BMD Lohnsoftware – eine langjährige Erfolgsgeschichte

Wie es dazu kam und wie die Umstellung auf den NTCS Lohn vonstattenging? Regina Buchroithner (hauptverantwortlich für die Personalverrechnung bei Hartlauer) und Natascha Spitzl (Produktmanagerin BMD Lohn) beantworten diese Fragen in folgendem Interview.

Im Jahr 1999 hat sich Hartlauer für die Lohnverrechnungs-Software von BMD entschieden. Wie kam es dazu?

Regina Buchroithner (RB): Zu diesem Zeitpunkt hatte Hartlauer über 1.100 Mitarbeiter/innen, für die der Lohn verlässlich und genau abzurechnen war. Mit dem bis dato eingesetzten Programm war das nicht mehr in zufriedenstellender Weise möglich, da keine Umstellung auf das Lohnjahr 2000 stattfinden konnte. Also haben wir uns auf die Suche nach einer adäquaten Software gemacht, die unseren Ansprüchen genügen sollte.


Welche Ansprüche waren das und wie sind Sie bei der Suche vorgegangen?

RB: Wir wollten die Abrechnungen genau, effizient und vor allem zeitsparend durchführen. Besonders wichtig war uns auch, dass die Software alle rechtlichen Anforderungen abdecken konnte. Es musste so sein, dass wir eine Software haben, die rechtliche Änderungen im Programm umsetzt und für uns nutzbar macht. Wir hatten unterschiedliche Anbieter, deren Produkte wir praktisch bei uns im Haus getestet haben. Dabei haben wir uns folgende Fragen gestellt: Wie userfreundlich und verständlich ist die Software? Haben wir die Möglichkeit einer gründlichen Einschulung und auch weiterführender Schulungen für die Anwendung des Programms? Wie sieht es mit verlässlichen Ansprechpartnern beim Softwareproduzenten aus, wenn es Fragen oder Herausforderungen geben sollte? Nachdem wir die unterschiedlichen Softwareprodukte auf all diese Anforderungen abgeklopft haben, trafen wir unsere Entscheidung für BMD. Damals war das noch die BMD 5.5 Lohnverrechnungs-Software. Außerdem wurde bereits ein Klient von uns mit der BMD 5.5. FIBU abgerechnet. Mit der Entscheidung, dass die Lohnverrechnung auch auf BMD 5.5 erfolgen sollte, wurde auch entschieden, dass ganz Hartlauer (FIBU/LOHN/KORE) auf BMD umgestellt wird.


Mittlerweile gibt es die BMD NTCS Lohnverrechnungs-Software. Sie haben sich für den Umstieg auf dieses Produkt entschieden. Wie gestaltete sich dieser Prozess? Welche Herausforderungen haben Sie dabei gemeistert?

RB: Zum Umstiegszeitpunkt rechneten wir mit dem Programm bereits 1.700 Dienstnehmer/innen ab. Besonders wichtig war uns, dass alle Funktionalitäten in der Lohnverrechnung, wie beispielsweise der monatliche Ablauf unserer Abrechnung, ebenfalls unsere Auswertungen (wobei wir hier eine Verbesserung erhofften) und die Lehrlingsautomatik auch optimal mit BMD NTCS realisierbar waren. Etwas Respekt hatte ich auch vor der Datenübernahme. Wie würde das umgesetzt, wie könnten wir den lohnverrechnerischen Alltag meistern, wenn doch die Umstellung auch viel Zeit in Anspruch nehmen würde? Nicht zu unterschätzen war auch die Vorlaufzeit, in der viele Dinge abgeklärt werden mussten. Hier kam Frau Spitzl ins Spiel, die uns optimal mit Rat und Tat zur Seite stand.

Natascha Spitzl (NS): Meine erste Aufgabe bestand darin, den monatlichen Ablauf und die verschiedenen Tätigkeiten des Teams der Personalverrechnung zu analysieren. Gemeinsam mit Herrn Dir. Ing. Prok. Pfisterer, Frau Buchroithner und dem Team der Personalverrechnung habe ich Punkt für Punkt die gewünschten Anforderungen übernommen. In Rücksprache mit der Softwareentwicklung wurde deren Umsetzung in Angriff genommen.


Haben Sie noch einige Eckdaten, damit das Bild von der Umstellung noch etwas genauer wird?

RB: Die Übernahme der Stammdaten (speziell Ruhenszeiten wie Karenz, Bundesheer, …) und Nichtleistungszeiten (die bereits 16 Jahre in BMD 5.5 eingepflegt waren) war eine große Herausforderung. Wir wollten schließlich wieder einen sauberen Datenstand. Ebenfalls musste auf unsere externe Schnittstelle für unsere Zeiterfassung eingegangen werden. Nur so war es möglich, die neu erstellten Daten aus der NTCS Lohnverrechnung auch richtig in dieses System einzuspielen. Wir haben einige Monate parallel abgerechnet, um den Vergleich zwischen den beiden Systemen zu haben, dies war für das Team eine große Doppelbelastung. Die Versendung der monatlichen Lohnnachweise ist in NTCS komfortabler geworden, die Abrechnungskontrolle ist sehr hilfreich für die monatliche Abrechnung. Im Lohnmitarbeiterstamm können viele Filterfelder eingeblendet und anschließend ins Excel geschickt werden. So lassen sich rasch viele Auswertungen ohne Auswertungsdesigner umsetzen. Positiv ist auch, dass es keine Splittung der monatlichen Beitragsnachweisungen (sofern viele Beitragsgruppen verwendet werden) mehr gibt. Diese werden in NTCS immer auf der jeweiligen GKK des Bundeslandes im Gesamten abgerechnet – das erleichtert die Kontrolle sehr. Die Nettovorschau in der Abrechnung ist spitze! Hier kann nun ganz genau ausgelesen werden, wie sich eine SV, LSt oder das Jahressechstel errechnet.
Wir wurden in der gesamten Umstellungsphase optimal von Frau Spitzl betreut. Egal welche Anfragen oder Herausforderungen auf uns zukamen, sie stand uns immer mit Rat und Tat zur Seite.

NS: Das Unternehmen Hartlauer war mein erstes großes Umstellungsprojekt, daher wusste ich auch noch nicht, welche Aufgaben an mich herangetragen werden. Durch die intensive Zusammenarbeit mit Frau Buchroithner wurde mir erst bewusst, dass Theorie und Praxis in der Software oft sehr verschieden sind. Meine Herausforderungen lagen darin, mit der BMD Softwareentwicklung für die unterschiedlichen oder neuen Anforderungen der Firma Hartlauer adäquate Lösungen zu finden . Gemeinsam konnten wir fast immer alle Themen zum Positiven abschließen. Ich habe durch die Umstellung auch sehr viel an Know-how für meine weiteren Projekte mitnehmen können.

Vielen Dank, dass Sie Ihre Erfahrungen mit uns geteilt haben.