AL-KO Production Austria schafft smarte HR-Prozesse mit BMD

Der traditionsreiche Gartengerätehersteller AL-KO verabschiedet sich von alten HR-Prozessen: Durch den Wechsel zu einer BMD Lösung für den HR-Bereich setzt das Unternehmen u. a. auf eine beschleunigte Lohnverrechnung und mehr Rechtssicherheit in Abläufen. Die Softwareumstellung zeigt, wie Unternehmen dank einem höheren Automatisierungsgrad Zeit gewinnen und das Risiko von Fehlerquellen im österreichischen Arbeitsrecht reduzieren können.
 

Traditionsbetrieb modernisiert die digitale Landschaft

Die AL-KO Production Austria GmbH fertigt seit 1965 hochwertige Gartengeräte und Industriekomponenten am steirischen Standort Obdach. Mit rund 320 Stammmitarbeitenden und zusätzlichen Leasingkräften zählt der Maschinenbaubetrieb zu den wichtigsten Arbeitgebern in der Region.

Als Teil einer international tätigen Unternehmensgruppe steht AL-KO täglich vor der Herausforderung, komplexe Industrieprozesse mit einer effizienten Verwaltung zu vereinen. Um den hohen Standard auch im Personalwesen zu halten, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die an rechtliche Gegebenheiten sowie die Anforderungen der modernen Arbeitswelt angepasst ist.
 

Österreichisches Recht akkurat in der Software umgesetzt

Früher kämpften die Verantwortlichen mit langen Einspielzeiten für kollektivvertragliche Änderungen. Besonders die rechtliche Prüfung kostete wertvolle Zeit in der Verwaltung, da die Unterschiede zwischen dem deutschen und österreichischen Arbeitsrecht in der alten Systemlandschaft für hohe Komplexität sorgten. Deshalb entschied sich AL-KO für die BMD Business Software, da diese exakt auf die heimische Gesetzgebung zugeschnitten ist und Mitarbeitende die genannten Routinen damit wesentlich leichter abwickeln können.

Abwicklung von HR-Aufgaben ist jetzt einfacher und schneller

In einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit implementierte das Team von AL-KO gemeinsam mit dem BMD Projektmanagement die Module für CRM, Lohnverrechnung, Zeiterfassung und teilweise auch das Personalinformationssystem. Schritt für Schritt überführten die Experten alte Datenbestände in die neue Software und schufen so eine integrierte Plattform für das HR-Wesen.

Mithilfe des BMD Standards konnten die bestehenden Prozesse optimiert und effizienter gestaltet werden. Durch den hohen Automatisierungs- und Integrationsgrad greifen viele einzelnen Abläufe jetzt nahtlos ineinander, wodurch sich der Zeitaufwand für die Abwicklung von Routineaufgaben weiter reduziert hat.
 

Verbesserungen in der Lohnverrechnung

Der Umstieg auf die BMD Lohnverrechnung hat die dazugehörigen Prozesse deutlich gestrafft und neu strukturiert. Da BMD als österreichisches Unternehmen Gesetzesänderungen sofort in die Software überträgt, ist das Risiko von rechtlichen Fehlern praktisch kaum mehr gegeben. Auch die vorbereitende Berechnung der Personalrückstellungen für die Bilanz wird jetzt in BMD durchgeführt.

Da sowohl die Lohnverrechnung als auch die Reisekostenabrechnung über BMD Web laufen, ergeben sich zusätzliche Synergien für die Belegschaft von AL-KO:

• Mitarbeitende erfassen ihre Daten rund um Dienstreisen nun direkt in BMD.
• Einmal eingegeben und bestätigt, werden die Daten über einen transparenten Workflow automatisch an die zuständigen Vorgesetzten zur Freigabe weitergeleitet.
• Auf Knopfdruck landen die final freigegebenen Daten direkt zur Weiterverarbeitung in der Lohnverrechnung, ohne dass händische Arbeitsschritte dafür notwendig sind.

So sparen Mitarbeitende über verschiedene Positionen und Abteilungen hinweg nicht nur Zeit, sondern auch Papierarbeit, während gleichzeitig mehr Transparenz über Daten und Informationen gegeben ist.
 

Zeiterfassungsdaten fließen direkt in die Lohnverrechnung

Da auch die BMD Zeiterfassung an das System angekoppelt ist, profitiert die Personalverwaltung hier ebenfalls von der neuen Logik. So fließen alle Zeitdaten direkt in die Lohnverrechnung und müssen nicht mehr separat von einem in das andere System übertragen werden. Auch ermöglicht BMD automatisierte Bewertungen bzw. Berechnungen ohne manuelle Zwischenschritte. Im Bereich Personalinformation schafft der digitale Personalakt eine neue Übersichtlichkeit. Berechtigte Personen können jederzeit Einblick in relevante Dokumente nehmen und haben selbstständig Zugriff auf benötigte Informationen.

Hohe Zufriedenheit

Das Fazit von AL-KO fällt sehr zufriedenstellend aus: Die Investition in eine spezialisierte Software zahlt sich durch reduzierte händische Routinen, verschlankte Abläufe und sinkende Fehlerquoten für das Unternehmen aus. Positives Feedback gibt es auch für die Abwicklung des Softwareeinführungsprojekts mit der als sehr gut empfundenen Betreuung durch das BMD Projektmanagement in den unterschiedlichen Bereichen.