Kötelező elektronikus számlázás és archiválás 2025 nyarától (mire kell mostantól figyelni?)

2025 július 1-je óta már életben van az a szabályozás, amely az energiaszolgáltatókat kötelezi arra, hogy nem lakossági ügyfeleik részére kizárólag elektronikus számlát állítsanak ki. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a vállalkozások döntő többsége mostantól e-számlát kap az áram- és gázszolgáltatásokról – és ezt nem csupán el kell fogadniuk, hanem az új szabályok szerint archiválniuk is kell.

A jogalkotó célja nem titkoltan az volt, hogy az adminisztrációs folyamatokat digitális pályára terelje, miközben megteremti a leendő e-áfa rendszer jogszabályi alapját. A kérdés az, hogy vajon a cégek felkészültek-e minderre – és ha nem, hogyan hozhatják be a lemaradást, mielőtt az komolyabb működési vagy megfelelőségi problémákhoz vezetne.

Mit jelent pontosan az, hogy „elektronikus számla”?

Az új szabályozás nem az egyszerű PDF fájlokat tekinti elektronikus számlának. A valódi e-számla ugyanis csak akkor tekinthető jogszerűnek, ha olvasható, hiteles és sértetlen formában kerül kiállításra – és így is kerül megőrzésre. Ez azt jelenti, hogy a számlának azonosíthatónak kell lennie, vagyis biztosítani kell, hogy az valóban a kibocsátótól származik, és a tartalma azóta nem módosult.

Ehhez általában digitális aláírást, időbélyeget vagy hash-kódolást használnak. Ha ezek hiányoznak, a dokumentum nem tekinthető jogilag érvényes elektronikus számlának, még akkor sem, ha formailag minden adat szerepel rajta.

Ez különösen fontos a vállalkozások számára, hiszen innentől kezdve ők felelnek a beérkező számlák jogszerű archiválásáért. Vagyis nem elég az, ha a szolgáltató egy e-mailben elküldi a számlát: a fogadó félnek kell biztosítania, hogy azt megfelelő módon tárolja és visszakereshetővé teszi.

Az archiválás kötelező, nem választható lehetőség

Sokan eddig megszokásból kinyomtatták a PDF számlákat, és lefűzték egy irattartóba. Ez a gyakorlat azonban mostantól nem elég. A törvény egyértelművé teszi, hogy az elektronikus számlát a maga eredeti, digitális formájában kell megőrizni – úgy, hogy az évek múltán is bizonyítható legyen: az adat sértetlen, hiteles és hozzáférhető.

A megfelelő archiválás tehát nem csupán technikai kérdés, hanem felelősségi is: minden vállalkozásnak biztosítania kell, hogy az e-számlák megőrzése a NAV által elvárt módon történik. Ez különösen lényeges egy esetleges ellenőrzésnél, amikor a számlák eredetiségét és változatlanságát is igazolni kell.

Mire kell most figyelni a gyakorlatban?

Mivel a szabály már hatályban van, minden vállalkozásnak felül kell vizsgálnia, hogyan fogadja be és kezeli a beérkező e-számlákat. Elsőként érdemes meggyőződni arról, hogy a számlák valóban teljesítik az elektronikus számlákra vonatkozó formai követelményeket. Ha ez nem egyértelmű, tanácsos visszajelzést kérni a kibocsátótól, vagy konzultálni könyvelővel, jogásszal.

A következő lépés az archiválás átgondolása. Vajon rendelkezésre áll-e olyan rendszer, amely képes az e-számlák változatlan és visszakereshető megőrzésére? Van-e belső felelős a számlák kezeléséért? Történt-e munkatársi tájékoztatás, oktatás az új rendről? Ezek a kérdések nemcsak a megfelelőség, hanem a napi működés szempontjából is döntőek.

Hogyan segíthet ebben egy modern rendszer, például a BMD?

A BMD rendszere már jóval az új szabályozás hatályba lépése előtt felkészült arra, hogy kényelmesen és jogszerűen kezelje az e-számlák fogadását és archiválását. A rendszer képes közvetlenül fogadni a NAV Online Számla rendszeréből az adatokat, majd ezeket az előírásoknak megfelelően archiválni – mindezt automatikusan, emberi beavatkozás nélkül.

A felhasználók egyetlen felületen láthatják a számlák státuszát, ellenőrizhetik azok hitelességét, és ha szükséges, gyorsan visszakereshetnek bármilyen dokumentumot – legyen szó egy éppen aktuális kimenő számláról vagy egy évekkel korábbi energiaszámláról. Ez nemcsak a megfelelésben segít, hanem a napi adminisztrációban is jelentős időmegtakarítást eredményez.

Nemcsak szabály, hanem lehetőség is

Bár a kötelező elektronikus számlázás és archiválás első látásra egy újabb tehernek tűnhet, valójában egy hosszú távú digitális szemlélet első lépése. Aki most kialakít egy jól működő, jogszerű rendszert, az nemcsak elkerüli a bírságokat, hanem megalapoz egy átláthatóbb, gyorsabban működő adminisztrációt is.

A BMD ebben nem csupán technikai eszközt kínál – hanem olyan működési biztonságot, amelyre a jövő vállalkozásai is építhetnek.