Számlázási folyamat lépésről lépésre

1. Díjbekérő kiállítása

Az előleg bekérésének első lépése a díjbekérő, amely egy nem számviteli bizonylat, és önmagában nem jár adózási kötelezettséggel. A díjbekérő célja, hogy a vevő rendelkezzen egy hivatalos dokumentummal az átutaláshoz. Bár a legtöbb számlázó program tartalmazza ezt a funkciót, szabadon is elkészíthető, akár egy egyszerű szövegszerkesztőben.
A díjbekérő nem minősül számlának, így áfa visszaigénylésre és könyvelésre sem alkalmas. A dokumentumon általában a következő adatok szerepelnek:

• kiállítás dátuma,
• fizetési határidő,
• bizonylat sorszáma,
• fizetendő végösszeg.

Mivel a díjbekérő nem jár teljesítési kötelezettséggel, fontos tisztázni, hogy az csak egy előzetes tájékoztató jellegű dokumentum. Amint a vevő kiegyenlíti a díjbekérőben szereplő összeget, ki kell állítani az előlegszámlát.

2. Előlegszámla kiállítása

A díjbekérő teljesítése után az eladó köteles előlegszámlát kibocsátani, amely már egy hivatalos számviteli bizonylat, és adózási szempontból releváns dokumentum. Az előlegszámla minden tekintetben egy normál számlának minősül, azzal a különbséggel, hogy az eladó itt még nem a teljes végösszeget számlázza ki, hanem csak az előleget.
Fontos tudnivalók az előlegszámláról:

• az előleg beérkezése után kell kiállítani,
• a számla teljesítésének dátuma megegyezik az előleg beérkezésének dátumával,
• amennyiben a pénz már korábban beérkezett, a számlán érdemes feltüntetni: „pénzügyi teljesítést nem igényel”,
• az előleg ténye a számlán egyértelműen jelölendő (pl. „előlegszámla” megnevezés vagy a tételhez fűzött „előleg” megjelölés).

Bár a díjbekérő egy gyakran alkalmazott dokumentum az előleg bekéréséhez, jogilag nem kötelező lépés. Az előlegszámla akár közvetlenül is kiállítható, így nem feltétele a díjbekérő megléte.

3. Végszámla kiállítása

Az üzleti folyamat lezárásaként az ügylet végén végszámlát kell kibocsátani, amely tartalmazza az ügylet teljes értékét, és feltünteti az előlegként már kifizetett összeget is. A végszámla egyértelműen jelzi a vevő számára, hogy mekkora összeg maradt még fizetendő.
A végszámla fontosabb jellemzői:

• tartalmazza az ügylet teljes ellenértékét,
• hivatkozik az előlegszámlára,
• a vevő által még fizetendő összeg a teljes ellenérték és az előleg különbözete,
• ha több előlegszámla készült, ezek külön tételként negatív előjellel kerülnek feltüntetésre,
• amennyiben az előleg teljes egészében fedezte az ügylet értékét, a végszámla végösszege nulla forint lesz.

A számlázási folyamat során a jogszerűség és az átláthatóság érdekében érdemes pontosan követni a fenti lépéseket. A díjbekérő egy egyszerű, de praktikus dokumentum az előleg bekéréséhez, míg az előlegszámla már hivatalos bizonylatként funkcionál. A végszámla pedig az ügylet lezárását jelenti, amelyben az előleg levonásra kerül a végösszegből. A helyes számlázási gyakorlat biztosítja a pénzügyi folyamatok gördülékenységét, és elkerülhetővé teszi az esetleges adózási problémákat.

A BMD program automatikus háttérfolyamatokkal támogat az előleg- és végszámlák kezelésében. Az ÁFA automatikus kiszámítása mellett, a lekönyvelésénél a végszámlához tartozó előlegszámlák is automatikusan levonásra kerülnek.