Geschäftsbedingungen im Rahmen der KI-Services von BMD

Datenschutz, Datenverarbeitung und Anwendungsfälle im Rahmen der KI-Services der BMD Systemhaus GesmbH

Dieses Dokument informiert über die Datenverarbeitung und weitere Aspekte hinsichtlich der von der BMD Systemhaus GesmbH angebotenen Tools im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI).

Zuletzt aktualisiert: 07.07.2026

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1.1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Bei den von BMD angebotenen KI-Lösungen können je nach KI-Tool und Konfiguration innerhalb der NTCS unterschiedliche KI-Modelle sowie technische Infrastrukturen eingesetzt werden. Die konkrete technische Ausgestaltung der KI-Tools – insbesondere hinsichtlich eingesetzter Provider, Verarbeitungsorte und möglicher Datentransfers – richtet sich nach der jeweiligen Konfiguration innerhalb der NTCS.

Werden eigene KI-Ressourcen oder Konfigurationen hinterlegt, sind Sie selbst für die Sicherstellung der Datenverarbeitung entsprechend Ihren Anforderungen verantwortlich.

Die nachfolgende Übersicht enthält allgemeine Informationen zu den eingesetzten (Sub-) Providern und den damit verbundenen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen:

Übersicht der eingesetzten (Sub )Provider

Die technische Anbindung einzelner KI-Modelle kann über den Dienstleister Cortecs GmbH (1090 Wien) erfolgen. Laut Angaben der Cortecs GmbH werden die übermittelten Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Weitere Details entnehmen Sie bitte den Angaben der Cortecs GmbH unter https://cortecs.ai/dpa.

1.2. Datenverarbeitung außerhalb der EU/des EWR

Die von BMD standardmäßig bereitgestellten KI-Tools werden grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR betrieben.

Abhängig von der jeweiligen Konfiguration innerhalb der NTCS können jedoch auch KI-Modelle oder Provider verwendet werden, bei denen eine Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt. Eine etwaige Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR stützt sich dabei auf geeignete Garantien gemäß Kapitel V DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse, sofern anwendbar).

1.3. Verarbeitung von Eingaben und Ausgaben

Die im Rahmen der KI-Tools eingegebenen Daten werden durch BMD ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Funktionalität verarbeitet, insbesondere zur Durchführung KI-gestützter Inferenz. Eine Nutzung der eingegebenen Daten durch BMD zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

Es ist zu berücksichtigen, dass eingesetzte Cloud- bzw. Modell-Provider Prompts sowie generierte Ausgaben für einen begrenzten Zeitraum speichern können. Eine solche Speicherung erfolgt typischerweise ausschließlich zum Zweck des Abuse-Monitorings bzw. der Auditierung zur Erkennung nicht erlaubter oder missbräuchlicher Nutzung und kann automatisierte sowie – sofern erforderlich – manuelle Prüfungen umfassen.

Sofern für einen Provider eine sogenannte „Zero Data Retention“-Konfiguration aktiviert ist, entfällt eine solche Speicherung. Unter „Zero Data Retention“ versteht man eine Konfiguration, bei der eingegebene Daten (Prompts) sowie generierte Ausgaben nach der Verarbeitung nicht für Protokollierungs-, Monitoring-, Auditierungs- oder Trainingszwecke gespeichert werden.

Umfang, Dauer und konkrete Ausgestaltung einer solchen Verarbeitung richten sich nach dem jeweils eingesetzten Provider sowie der jeweiligen Konfiguration innerhalb der NTCS.

1.4. Verarbeitung von Metadaten

Unabhängig vom jeweiligen KI‑Tool speichert BMD bestimmte Metadaten (wie etwa Kundennummer, Benutzer‑ID, Zeitstempel und verbrauchte Tokens) zu Abrechnungszwecken auf Servern der Microsoft Azure innerhalb der Europäischen Union.

1.5. Rechtliche Hinweise

Die nachfolgenden Regelungen konkretisieren zentrale rechtliche und nutzungsbezogene Aspekte im Zusammenhang mit dem Einsatz der KI-Tools und deren Ergebnissen.

1.5.1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Die Entscheidung darüber, welche Daten im Rahmen der KI-Tools aktiv durch Sie eingegeben und verarbeitet werden, obliegt Ihnen unter Berücksichtigung Ihrer internen Vorgaben sowie der jeweils anwendbaren rechtlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen.

Soweit KI-Funktionen im Hintergrund innerhalb der Software ausgeführt werden und dabei Daten automatisiert verarbeitet werden (z. B. zur Unterstützung von Funktionen oder zur Generierung von Ergebnissen), erfolgt die Festlegung der hierbei verarbeiteten Datenkategorien im Rahmen der Systemkonfiguration und -ausgestaltung durch BMD. In diesem Fall bleibt es Ihre Verantwortung, die Nutzung der jeweiligen Funktionen sowie die zugrunde liegenden Daten im Einklang mit Ihren internen Vorgaben und rechtlichen Anforderungen zu gestalten.

Insbesondere sind Anforderungen aus der DSGVO, dem EU AI Act sowie sonstigen gesetzlichen, regulatorischen oder vertraglichen Verpflichtungen eigenverantwortlich zu berücksichtigen.

BMD erteilt in diesem Zusammenhang keine Rechtsberatung

1.5.2. Verlässlichkeit und Prüfung von KI-generierten Inhalten

KI-Tools basieren auf Large Language Models, die fehlerhafte, unvollständige Antworten oder Verzerrungen aufweisen können. Dies ist eine technische Eigenschaft der Modelle und kann nicht vollumfänglich durch BMD verhindert werden. Eine uneingeschränkte Verlässlichkeit der generierten Inhalte ist daher nicht gegeben. KI-generierte Inhalte sind vor ihrer Verwendung stets auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Zweckmäßigkeit zu überprüfen.

1.5.3. Haftung für KI-generierte Inhalte

BMD übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von Informationen, die von KI-Tools bereitgestellt werden.

2. BMD KI-Tools

Die nachfolgenden Beschreibungen enthalten servicespezifische Informationen zu den einzelnen KI-Tools, insbesondere zu den jeweils verarbeiteten Datenarten sowie zu möglichen Abweichungen von den zuvor beschriebenen allgemeinen Rahmenbedingungen. Die in Punkt 1 dargestellten allgemeinen Rahmenbedingungen gelten für alle KI-Tools von BMD, sofern keine abweichenden oder ergänzenden Regelungen getroffen sind.

2.1. BMD Fox

BMD Fox ist ein Chatbot, der unseren Kunden zur Verfügung steht, um Fragen zur Funktionalität und Verwendungsweise der BMD Software zu stellen. Die Antworten basieren auf dem Hilfesystem der BMD Software.

Exemplarisch unterstützte Anwendungsfälle

• Fragen über die Funktionalitäten der BMD Software
• Fragen zur Verwendungsweise der BMD Software
• Konkrete Fragestellungen, wie Geschäftsfälle in der BMD Software abgebildet werden können.
   

Beispiele von nicht unterstützten, zweckfremden Anwendungsfällen

• Jegliche Fragen, Anweisungen und Verarbeitungen, die nicht mit der BMD Software und deren Funktionalitäten und Verwendungsweisen zusammenhängen.
• Die Verwendung von BMD Fox, um Entscheidungen abzuleiten.
• Rechts- oder Steuerfragen
• Fragen zur rechtlich korrekten Verbuchung eines Geschäftsfalls
• Eingabe von persönlichen Daten
• Umgehung der eingebauten Sicherheitsmaßnahmen sowie die Verwendung für nicht gesetzeskonforme Zwecke

Details zur Datenverarbeitung

Wird eine Eingabe an BMD Fox gesendet, werden die Daten verarbeitet, die zur Erbringung der Funktionalität erforderlich sind.

Hierzu zählen insbesondere:

• Kundennummer (eine Benutzer-ID wird nicht übertragen)
  • Die Speicherung Ihrer Kundennummer ist notwendig, um einzelne Fragen einer Konversation zuzuordnen und um damit BMD Fox zu analysieren sowie zu verbessern.
• Betriebsland
  • Wird benötigt, um das relevante Hilfesystem je nach Land auszuwählen.
• Eingegebene Frage bzw. Text
  • Diese werden verwendet, um relevante Kontexte in der Hilfe zu eruieren. Die Eingabe sowie die gefundenen Elemente des Hilfesystems werden dann an ein Large Language Model (LLM) geschickt, um die Inferenz durchzuführen.

Für die Inferenz (die Beantwortung) auf Basis der Eingabe sowie der Elemente des Hilfesystems (somit ohne Kundennummer sowie ohne Betriebsland) werden potenziell unterschiedliche Large Language Models verwendet. Diese können auf Servern außerhalb der EU betrieben werden. Ihre Eingabe sowie das erzeugte Resultat können im Zusammenhang mit der Nutzung von KI‑Tools von den eingesetzten Cloud‑Providern innerhalb oder außerhalb der EU gespeichert werden. Details zu Umfang, Dauer und Ausgestaltung sind in Punkt 1.3 beschrieben.

2.1.1. Feedback zu BMD Fox

Im Rahmen der Interaktion mit BMD Fox kann durch Klick auf die „Daumen hoch“- oder „Daumen nach unten“-Symbole Feedback an BMD über die Antwort von BMD Fox gesendet werden. Dieses Feedback steht intern zur Verfügung, um BMD Fox weiter zu verbessern. Es kann eine Auswahl getroffen werden, ob das Feedback anonym, mit der BMD Kundennummer oder mit Kundennummer sowie dem eigenen Namen verschickt wird. Beachten Sie, dass Sie auf Ihr Feedback keine Rückmeldung erhalten werden. Nutzen Sie diese Funktion also nicht, um mit dem Support in Kontakt zu treten.

2.2. BMD Fox-Text

BMD Fox-Text dient der Verarbeitung von Texten unterschiedlicher Art und umfasst im Kern folgende Textverarbeitungsfunktionen: Zusammenfassen, Lektorieren, Generieren, Übersetzen sowie die interaktive Bearbeitung von Dokumenten oder Webseiten im Rahmen von BMD Dok-Chat. Darüber hinaus gibt es eine Reihe an konkreten Integrationen von Fox-Text in der BMD Software.

Exemplarisch unterstützte Anwendungsfälle

• Zusammenfassen von E-Mails und Dokumenten
• Lektorieren von Werbeaussendungen
• Generieren von Einladungen und Briefen
• Verwendung im Rahmen der Integrationen (beispielsweise die Betreffgenerierung für eine Aufgabe, die Übersetzung von Texten oder der Chat mit Dokumenten im Rahmen von Dok-Chat)

Beispiele von nicht unterstützten, zweckfremden Anwendungsfällen

• Verarbeitung von Texten oder Dokumenten, die gegen Gesetze verstoßen, oder für Zwecke, die gesetzeswidrig sind.
• Verarbeitung von Texten oder Dokumenten, für die Sie nicht die ausreichenden Rechte haben (beispielsweise Urheberrecht).
• Verwendung für Use Cases, die gemäß AI Act als verboten oder hochrisikoreich gelten.
• Zusammenfassen oder Bewerten von Bewerbungen, Lebensläufen oder sonstigen Dokumenten, die mit dem Recruiting zusammenhängen (Eine stets faire und verzerrungsfreie Antwort kann nicht gewährleistet werden).

Details zur Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung von BMD Fox-Text werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Kundennummer (zu Abrechnungszwecken)
• Benutzer-ID (zu Abrechnungszwecken)
• Betriebsland (für statistische Zwecke)
• Eingegebener oder ausgewählter Text bzw. betroffenes Dokument zur Verarbeitung (zur Erfüllung der Funktionalität)
  • Wird Fox-Text im Rahmen von Dok-Chat verwendet, um mit einem KI-Modell über PDF-Dokumente zu chatten bzw. Fragen an den Dokumentinhalt zu stellen, so wird der Text aus den Dokumenten extrahiert und zur Verarbeitung verwendet. Das Dokument selbst wird dem KI-Modell nicht zur Verfügung gestellt.
• Zusätzliche Anweisungen (zur Erfüllung der Funktionalität)
• Fox-Text-Funktion, welche die Funktion selbst (z.B. Zusammenfassung), ggf. einen Styleguide sowie das zu verwendende KI-Modell umfasst (zur Erfüllung der Funktionalität).

2.3. Fox-Filter

Mit Fox-Filter können Sie Tabellen in der BMD NTCS komfortabel mit natürlicher Sprache filtern. Zu diesem Zweck wird durch eine KI aus Ihrer natürlichsprachlichen Eingabe ein Filter erstellt.

Details zur Datenverarbeitung

Eine Abänderung der verwendeten Modelle ist bei Fox-Filter nicht möglich.

Im Rahmen der Nutzung von Fox-Filter werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Kundennummer (zu Abrechnungszwecken)

• Benutzer-ID (zu Abrechnungszwecken)
• Betriebsland (für statistische Zwecke)
• Eingegebener Text bzw. natürlichsprachliche Beschreibung des zu erstellenden Filters (zur Erfüllung der Funktionalität); dabei werden ausschließlich Metadaten der Tabelle (z. B. Feldbezeichnungen) zur Verarbeitung herangezogen. Inhalte aus der Bildschirmansicht selbst werden nicht an die KI übermittelt.

2.4. Fox-CV

Mit Fox-CV können Daten aus einem Lebenslauf ausgelesen und in die BMD NTCS automatisiert übernommen werden. Die verwendeten Methoden der KI nehmen keine Bewertung, Analyse, Auswahl, Filterung oder Reihung von Kandidaten vor, sondern extrahieren lediglich die Daten aus einem Lebenslauf in strukturierter Form.

Details zur Datenverarbeitung

Folgende Daten werden bei der Verwendung der Fox-Bewerbungsextraktion an Server geschickt und verarbeitet:

• Kundennummer (zu Abrechnungszwecken)
• Benutzer-ID (zu Abrechnungszwecken)
• Betriebsland (für statistische Zwecke)
• Der Lebenslauf bzw. der durch die KI erkannte Text des Dokuments (zur Erfüllung der Funktionalität)

2.5. RechtGPT

Im Rahmen der BMD NTCS steht (unter Voraussetzung einer entsprechend gültigen Lizenzierung) eine Schnittstelle zu RechtGPT (https://rechtgpt.at/) zur Verfügung. RechtGPT ist ein KI-basiertes Tool des Unternehmens Prime AI GmbH mit Sitz in 2500 Baden, dient der Rechtsrecherche und ist unter anderem in BMD Fox eingebunden. Weiters existieren zusätzliche Integrationen in Form von weiteren Komfortfunktionen und Anknüpfungspunkten. In allen Fällen – unabhängig von der Art und Weise des Aufrufs – in denen RechtGPT innerhalb der BMD Software verwendet wird, ist alleinig Prime AI GmbH für den Inhalt der Antwort verantwortlich. Die Verwendung von RechtGPT innerhalb der BMD Software unterliegt überdies den Nutzungsbedingungen (https://rechtgpt.at/#terms) der Prime AI GmbH. Insbesondere ist die Nutzung rechtskundigen Personen vorbehalten und es wird darauf hingewiesen, dass die KI-generierten Antworten fehlerhaft sein können. BMD übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von Ausgaben, die durch oder mittels RechtGPT erstellt worden sind.

Details zur Datenverarbeitung

Im Kontext von RechtGPT eingegebene Daten innerhalb der BMD Software werden einerseits durch die Prime AI GmbH (Betreiber von RechtGPT) und andererseits durch BMD verarbeitet.

Informationen zur Datenverarbeitung durch die Prime AI GmbH sowie etwaiger Sub-Provider finden Sie in den Datenschutzhinweisen von RechtGPT: (https://rechtgpt.at/#privacy).

BMD speichert die eingegebene Frage und die von RechtGPT erstellte Antwort in Kombination mit Ihrer Kundennummer und Ihrer Benutzer-ID sowie Metadaten (wie dem Zeitstempel) zu Abrechnungszwecken und manuellen Qualitätsverbesserungen auf Servern der Microsoft Azure, die ihren Standort innerhalb der EU haben. BMD verwendet Ihre Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Ihre Interaktionen mit RechtGPT werden userbezogen im Verlauf von BMD Fox gespeichert, können jedoch möglicherweise – beispielsweise bei Archivierung zu einem Steuerfall – auch von anderen Personen in Ihrem Unternehmen eingesehen werden.

2.5.1. Feedback RechtGPT

Im Rahmen der Interaktion mit RechtGPT kann durch Klick auf die „Daumen hoch“- oder „Daumen nach unten“-Symbole Feedback an RechtGPT über die Antwort von RechtGPT gesendet werden. Dieses Feedback wird von BMD verarbeitet und gespeichert sowie an die Prime AI GmbH übermittelt, um eine Verbesserung deren Systems zu ermöglichen. Das Feedback wird an die Prime AI GmbH stets anonym übermittelt, sofern Abfrage und Feedback selbst keine personenbezogenen Daten aufweisen. Beachten Sie, dass Sie auf Ihr Feedback keine Rückmeldung erhalten werden. Nutzen Sie diese Funktion also nicht, um mit einem Support in Kontakt zu treten.

2.6. Fox-Analytics

BMD Fox-Analytics dient der Analyse und Auswertung von Daten unterschiedlicher Art. BMD Fox-Analytics ist in Bildschirmansichten, Reports sowie Auswertungen verfügbar und liefert je nach Anwendungsfall dedizierte, von BMD vorgeschlagene Analysen und Auswertungen oder eine allgemeine Standardauswertung. Sie können die Analysen und Auswertungen darüber hinaus selbst anpassen bzw. individuell steuern und die hierfür benötigten Instruktionen in Styleguides bei Bedarf zentral speichern.

Exemplarisch unterstützte Anwendungsfälle

• Analyse eines Anlagenverzeichnisses
• Auswertung von Auffälligkeiten in einer OP-Liste

Beispiele von nicht unterstützten, zweckfremden Anwendungsfällen

• Verarbeitung von Texten oder Daten, die gegen Gesetze verstoßen, oder für Zwecke, die gesetzeswidrig sind.
• Verarbeitung von Texten oder Daten, für die oder für deren KI-basierte Verarbeitung Sie nicht die ausreichenden Rechte haben (beispielsweise Urheberrecht).
• Verwendung für Use Cases, die gemäß AI Act als verboten oder hochrisikoreich gelten.

Details zur Datenverarbeitung

Standardmäßig werden KI-Modelle mit Verarbeitung innerhalb der EU bzw. des EWR eingesetzt. Die konkrete Ausgestaltung der Datenverarbeitung richtet sich nach den jeweiligen Einstellungen innerhalb der NTCS. Je nach Konfiguration können zusätzliche Optionen wie Zero Data Retention genutzt werden.

Folgende Daten werden bei der Verwendung von BMD Fox-Analytics verarbeitet:

• Kundennummer (zu Abrechnungszwecken)
• Benutzer-ID (zu Abrechnungszwecken)
• Betriebsland (für statistische Zwecke)
• Hochgeladene bzw. ausgewählte Datengrundlagen (zur Erfüllung der Funktionalität)
• Zusätzliche Anweisungen (zur Erfüllung der Funktionalität)
• Fox-Text-Funktion, welche die Funktion selbst, ggf. einen Styleguide sowie das zu verwendende KI-Modell umfasst (zur Erfüllung der Funktionalität).

Hinweis: Bei Fox-Analytics werden die zugrundeliegenden Daten wie oben beschrieben verarbeitet und zur Erbringung der Funktionalität an die eingesetzten KI-Modelle bzw. (Sub-)Provider übermittelt. Es ist daher empfehlenswert, die zu übertragende Datenmenge soweit möglich zu reduzieren. Beispielsweise können bei Bildschirmansichten nicht benötigte Spalten vor Auswahl von Fox-Analytics temporär ausgeblendet werden.

2.7. Spracheingabe (Speech-to-Text)

Innerhalb der BMD NTCS gibt es die Möglichkeit, Spracheingaben zu tätigen, indem ein Eingabefeld ausgewählt und anschließend auf das Mikrofon-Symbol geklickt wird. Diese Funktion kann für kurze Spracheingaben sowie für längere Transkripte verwendet werden.

Details zur Datenverarbeitung:

Zur Durchführung der automatischen Transkription wird die aufgezeichnete Spracheingabe an die jeweils konfigurierte KI‑Infrastruktur übermittelt. Standardmäßig werden dafür KI-Modelle verwendet, bei denen laut Anbieter Zero Data Retention angewendet wird.

Folgende Daten werden bei der Verwendung der Spracheingabe verarbeitet:

• Kundennummer (zu Abrechnungszwecken)
• Benutzer-ID (zu Abrechnungszwecken)
• Betriebsland (für statistische Zwecke)
• Aufgenommene Spracheingabe als Audiodatei zur Transkription (zur Erfüllung der Funktionalität)