Fox-Text: Automatisieren Sie die Textverarbeitung mit KI-Unterstützung

Fox – die intelligenten KI-Tools in Ihrer BMD Software 

BMD trägt den Entwicklungen der letzten Jahre mit praktischen und zeitsparenden KI-Tools unter dem Namen „Fox“ Rechnung. Einerseits kennen viele Anwender/innen bereits die BMD Fox-Hilfe, die in die BMD Software integriert ist und die bewährten BMD Hilfefunktionen mit KI ergänzt bzw. optimiert. 

Andererseits unterstützen die praktischen Funktionen des BMD Fox-Texts effektiv bei den vielfältigen Aufgaben der Textverarbeitung, und das ebenfalls direkt in Ihrer BMD Software.

Texte automatisiert verarbeiten mit BMD Fox-Text 

Ein großer Vorteil von Fox-Text ist die vollständige Integration in die BMD Software. Denn das Programm ist nahtlos in verschiedene BMD Bereiche (wie Telefonprotokoll, Standardbrief, DMS u. a.) integriert und ermöglicht Ihnen somit einen reibungslosen Arbeitsfluss. Darüber hinaus können Sie Fox-Text auch in einem eigenen Fenster verwenden, um externe Texte, E-Mails und Dokumente in der gewohnten BMD Umgebung weiter zu bearbeiten.  

Es ist also kein Umweg mehr nötig, um Ihre Daten in separate Systeme wie ChatGPT zu kopieren, dort zu verarbeiten und anschließend wieder in die BMD Software zu übernehmen.
Sie müssen BMD auch nicht verlassen und nutzen die Vorteile der KI-Technologie direkt in Ihrer gewohnten Softwareumgebung.  

Fox-Text ist sowohl für Einsteiger/innen, die noch wenig oder keine Erfahrung mit Sprachmodellen haben, als auch für fortgeschrittene KI-Nutzer/innen geeignet. Voraussetzung für die Nutzung sind die entsprechenden BMD Lizenzen (KI-Basisuser und ein KI-Guthaben), sowie zumindest die Softwareversion 28.01.49 bzw. 28.02.32. 
 

Praxisbeispiel: Besprechungen präzise vorbereiten und Entscheidungen fundiert treffen 

Ein IT-Beauftragter erwägt einen neuen Vertragspartner für eine digitale Lösung. Vertrag und AGB liegen bereits archiviert in BMD vor. Für die interne Abstimmung mit seinen Kolleginnen und Kollegen zum Service Level Agreement (SLA) und den Zahlungskonditionen erstellt der IT-Beauftragte ein neues Besprechungsprotokoll und startet Fox-Text direkt aus dem Protokoll heraus. Die relevanten Dokumente (Vertrag, AGB) übernimmt er mit wenigen Klicks direkt aus dem BMD DMS in Fox-Text. Jetzt bittet er die KI um eine Auflistung der relevanten Passagen zum SLA und der Zahlungskonditionen aus den Dokumenten. Fox-Text extrahiert die genannten Informationen, bereitet sie auf und generiert daraus ein strukturiertes Besprechungsprotokoll. So kann sich der IT-Beauftragte auf die inhaltliche Abstimmung konzentrieren und spart wertvolle Zeit, da das händische Auflisten der Informationen dank KI komplett entfällt.

So optimieren Sie die Textverarbeitung mit KI in Ihrer BMD Software 

Um die intelligenten KI-Funktionen in Ihrer Textverarbeitung zu nutzen, genügt es, wenn Sie den zu verarbeitenden Text bzw. die Inhalte bereitstellen und die jeweilige Funktion in BMD auswählen, die Sie nutzen möchten (z. B. „Zusammenfassen“). Drücken Sie „Start“ und der Text wird nach den gewünschten Anforderungen aufbereitet. Optional können Sie der KI zusätzliche Anweisungen geben, in welcher Weise der Text verarbeitet werden soll. BMD Fox-Text unterstützt Sie bei einer Vielzahl an Tasks mit den folgenden smarten Funktionen:

• Texte lektorieren: Mit dieser Funktion korrigieren Sie Fehler und passen Texte an die gewünschte Form an. Fox-Text korrigiert nicht nur Schreib- und Grammatikfehler, sondern sorgt auch für einen einheitlichen Schreibstil, eine konsistente Tonalität und eine klare Struktur. Mithilfe von Text-Styleguides lassen sich Texte in eine unternehmensweit einheitliche Form bringen. In deutlich kürzerer Zeit erstellen Sie Texte und Dokumente, die nicht nur korrekt, sondern auch qualitativ hochwertiger sind. 
   

• Neue Texte erstellen: Um Texte neu zu erstellen brauchen Sie lediglich inhaltliche Informationen kurz zu beschreiben oder aufzuzählen. Den Rest übernimmt das Programm für Sie. Damit können Sie Vorlagen für Standardbriefe erstellen oder eilig erfasste Besprechungsprotokolle überarbeiten lassen. Fox-Text kann Sie aber auch dabei unterstützen, Inhalte für die Suchmaschinenoptimierung (SEO) zu entwerfen. Das spart jede Menge Zeit, da die Automatisierungen beim Neuschreiben von Texten stark unterstützen.
   

• Texte zusammenfassen: Textzusammenfassungen können direkt im Dokumentenarchiv erstellt und in das dafür vorgesehene Feld am Dokument übernommen werden. Sie sparen durch präzise Zusammenfassungen Zeit und können sich schnell einen Überblick über den Inhalt eines Dokuments verschaffen.
   

• Texte übersetzen: Mit Fox-Text lassen sich Texte auch schnell und einfach übersetzen. Die Übersetzungsfunktion umfasst eine Vielzahl an Sprachen und ist direkt in den jeweiligen BMD Editor integriert, wodurch Sie flexible Einsatzmöglichkeiten (z. B. in Textbausteinen) erzielen.
   

• Dokumente erklären lassen: Die Funktion „Dok-Chat“ ermöglicht es Ihnen, mit einem Dokument zu chatten, es erklären zu lassen oder Fragen zum Dokumenteninhalt zu stellen.
   

• Echtzeit-Analyse unterschiedlicher Dokumenttypen: Dok-Chat analysiert die Inhalte von ausgewählten Archiv-Dokumenten und lokalen Dateien in Echtzeit. Dazu wählen Sie zunächst die zu analysierenden Dokumente aus, stellen gezielt Ihre Fragen und erhalten unmittelbar präzise, KI-generierte Antworten. So durchsuchen Sie beispielsweise Besprechungsprotokolle gezielt nach bestimmten Themen („Was wurde zum Thema Kollektivvertrag besprochen?“), klären spezifische Fragestellungen aus umfangreichen Textdokumenten, indem Sie die gewünschten Inhalte aus diesen herausfiltern, oder lassen die Inhalte zweier Dokumente per Knopfdruck vergleichen und auf Unterschiede untersuchen. In wesentlich weniger Zeit erhalten Sie somit ein tieferes Verstehen der Inhalte.
   

• Websites befragen: Neben den Dokumenten können in Dok-Chat auch Websites als Quelle für Fragen und Analysen verwendet werden.
   

• Mehrsprachiger Dialog mit Dokumenten & Websites: Unabhängig von der Ursprungssprache können sowohl Dokumente als auch Webseiten analysiert werden, während der Dialog mit Dok-Chat in Ihrer persönlich bevorzugten Sprache geführt wird. Dies erleichtert das Verständnis komplexer Inhalte erheblich und verringert sprachliche Barrieren.
   

• Überschriften für Aufgaben generieren: Diese Funktion ist in den Aufgaben integriert und konkretisiert den Betreff der jeweiligen Aufgabe auf Knopfdruck. Fox-Text liest den Aufgabentext und generiert daraus eine passende Überschrift, die automatisch im Aufgabenbetreff eingefügt wird. 
   

• Geschäftsprozesse automatisieren: Jede Fox-Text-Funktion kann auch ohne eine Benutzerinteraktion in Makros und Workflows automatisiert ausgeführt werden. Durch Klassifizierungen (z. B. Dokumentklassifizierung) ist Fox-Text für Entscheidungsprozesse einsetzbar.
   

• Datenschutz und Datenverarbeitung: Bei der Nutzung von Fox-Text entscheiden Sie frei, welche KI-Modelle für verschiedene Funktionen eingesetzt werden. Dank dieser Flexibilität können Sie jene Modelle wählen, die die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Daten nur mit den von Ihnen genehmigten Modellen verarbeitet werden und haben somit mehr Kontrolle und Sicherheit.

Weiterführende technische Details zu BMD Fox-Text

Setzen Sie mit KI auf eine schnellere und bessere Textverarbeitung

Die KI-gestützte Textverarbeitung in BMD spart viel Zeit durch automatische Korrekturen und Textvorschläge, verbessert die Qualität Ihrer Dokumente, hilft bei Mehrsprachigkeit durch smarte Übersetzungsfunktionen und sorgt für einen unternehmensweit einheitlichen Schreibstil. Zusätzlich erleichtert sie Ihnen die inhaltliche Strukturierung und Ideenfindung, etwa durch Gliederungsvorschläge oder Textzusammenfassungen, und fungiert damit als Ihr persönlicher KI-Assistent. BMD arbeitet laufend an Erweiterungen und Verbesserungen, damit Sie heutige und zukünftige KI-Fortschritte effizient in Ihre Arbeitsprozesse integrieren können.