Erfolgreicher Softwareumstieg: Deutsche STB-Kanzlei hat mit BMD Software ihre Prozesse neu aufgestellt

Erfahren Sie im Interview mit Kanzleiinhaberin Claudia Seiffert, wie ein nahtloser Wechsel auf die BMD Software erfolgreich gelingt und welche Vorteile die Steuerberatungskanzlei daraus zieht. Das Interview führte Karina Kerbl (Geschäftsleitung, BMD Deutschland).

Kurzvorstellung der Kanzlei

Können Sie Ihre Kanzlei kurz vorstellen (Größe, Team, Schwerpunkte)? Welche Branchen oder Mandantengruppen betreuen Sie überwiegend und welche Leistungen stehen im Mittelpunkt Ihrer täglichen Arbeit?

Claudia Seiffert: Wir – die CS Steuerberatung – sind eine kleine, inhabergeführte Steuerberatungskanzlei mit Sitz in Dierdorf im Westerwald und einem Team von sechs engagierten Mitarbeitenden. Unser Fokus liegt auf der Betreuung von Handwerksbetrieben, Bauunternehmen sowie Dienstleistern rund um Haus und Immobilie. Daneben begleiten wir auch private Mandanten, insbesondere Immobilieneigentümer.

Unser Leistungsportfolio umfasst die klassische Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie die Erstellung von Jahresabschlüssen. Darüber hinaus unterstützen wir unsere Mandantinnen und Mandanten bei betriebswirtschaftlichen Fragestellungen – sei es bei Investitionen, Personalmanagement oder unternehmerischen Planungen.

Besonders wichtig ist uns die digitale Zusammenarbeit: Durch moderne Tools und strukturierte Prozesse gestalten wir die Kooperation effizient und transparent – zum Vorteil beider Seiten. So sparen unsere Mandanten Zeit und gewinnen Sicherheit, während wir uns auf eine partnerschaftliche und zukunftsorientierte Beratung konzentrieren können. Dabei liegt uns die Zukunftsfähigkeit unserer Kanzlei und der Branche sehr am Herzen. Deshalb bieten wir auch regelmäßig Ausbildungsplätze an und investieren laufend in die Qualifizierung unseres Teams.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Welche Software haben Sie zuvor genutzt und wie sah Ihre IT-Landschaft in der Kanzlei aus? Welche Herausforderungen oder Einschränkungen gab es im Arbeitsalltag – etwa bei Prozessen, Auswertungen, Digitalisierung oder Mandantenservice?

Vor der Umstellung arbeiteten wir mit den Softwarelösungen von DATEV, insbesondere mit EO Classic. Im Arbeitsalltag zeige sich jedoch zunehmend, dass die Anwendung „DATEV Unternehmen Online“ für unsere Mandanten in der Handhabung nicht immer einfach und nicht die gewünschte Benutzerfreundlichkeit bot. Dadurch entstanden Reibungsverluste im digitalen Austausch und das erschwerte die gewünschte effiziente Zusammenarbeit. Zudem stellte uns das mobile Arbeiten, auch vom Ausland aus, immer wieder vor große Herausforderungen, da die Nutzung der Software außerhalb der Kanzlei problematisch war und den Workflow erheblich beeinträchtigte. Ein weiteres Defizit war das Fehlen eines integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) und vor allem eines Kundenmanagementsystems (CRM), wodurch uns wichtige Strukturen für die effiziente Mandantenverwaltung und -kommunikation fehlten. Wir suchten daher nach einer Lösung, die sowohl unseren internen Anforderungen als auch den Bedürfnissen unserer Mandanten hinsichtlich einer intuitiven und reibungslosen digitalen Kooperation besser gerecht wird. Gleichzeitig sollte die Lösung mehr Flexibilität im Arbeitsalltag sowie eine verbesserte interne Organisation bieten.

Anlass für die Umstellung

Was hat Sie dazu bewogen, sich aktiv nach einer neuen Softwarelösung umzusehen? Gab es konkrete Auslöser, steigende Anforderungen Ihrer Kanzlei oder Entwicklungen, die den Veränderungsprozess ausgelöst haben?

Der konkrete Anstoß für die Suche nach einer neuen Softwarelösung ergab sich im Rahmen einer Fortbildung von Stefan Lami in Österreich. Dort berichteten mehrere österreichische Kolleginnen und Kollegen von ihren durchweg positiven Erfahrungen mit BMD und empfahlen die Software ausdrücklich weiter. Besonders aufmerksam wurde ich, als ein deutscher Kollege, der sich zu diesem Zeitpunkt gerade im Wechselprozess zu BMD befand, seine Eindrücke schilderte und mir die Kontaktdaten seines Beraters zur Verfügung stellte. Im Zuge der ersten Informationen und Einblicke zeigte sich schnell, dass insbesondere das Portal BMD Com auf den ersten Blick deutlich intuitiver zu bedienen wirkte als die bisher von uns eingesetzten Lösungen. Diese Kombination aus positiven Empfehlungen aus der Praxis, konkreten Erfahrungsberichten eines deutschen Kollegen und dem Eindruck einer moderneren, benutzerfreundlicheren Oberfläche hat letztlich den Anstoß gegeben, den Wechsel zu BMD aktiv in Angriff zu nehmen.

Entscheidungsgründe

Welche Kriterien waren für Sie bei der Auswahl einer neuen Lösung besonders wichtig – zum Beispiel Funktionsumfang, Integration, Benutzerfreundlichkeit oder Zukunftssicherheit? Warum fiel Ihre Entscheidung schließlich auf unsere Softwarelösung?

Nachdem ich über Kollegen erstmals auf BMD aufmerksam geworden war, habe ich zunächst Kontakt mit einem Berater aufgenommen und mir die Lösung im Detail präsentieren lassen. Im Anschluss daran habe ich mir auch eine weitere Softwarelösung bei einem Kollegen angesehen; eine dritte Alternative kannte ich bereits über eine Kollegin. Beide Alternativen konnten mich jedoch nicht überzeugen, da sie entweder in der Bedienung umständlich waren oder nicht alle gewünschten Funktionen abdeckten. Besonders wichtig war mir bei der Auswahl, dass die neue Software nicht nur die klassischen Aufgaben der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung abdeckt, sondern auch ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein Kundenmanagementsystem (CRM) bietet. Genau diese Integration stellte für uns einen Mehrwert dar und war ein entscheidender Vorteil von BMD, da wir zuvor ohne solche Systeme gearbeitet hatten und uns dadurch wichtige Strukturen für eine effiziente Mandantenverwaltung fehlten. Zudem spielte der Preis eine Rolle, und hier empfanden wir das Angebot von BMD im Vergleich zu DATEV als vorteilhaft. Ein weiterer positiver Aspekt war die Option, dass auch unsere Mandanten die Software für sich nutzen können, um so ein durchgängiges und gemeinsames System für die Zusammenarbeit zu etablieren.
Darüber hinaus sollte die Lösung benutzerfreundlich sein, ein modernes Portal für die digitale Zusammenarbeit mit den Mandanten bieten und die Verarbeitung digitaler Belege effizient 
unterstützen. Zukunftssicherheit und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, waren weitere zentrale Kriterien.
Um ein realistisches Bild zu bekommen und eine fundierte Entscheidung treffen zu können, besuchte ich gemeinsam mit einer Mitarbeiterin eine Kanzlei in Köln, die bereits mit BMD arbeitet. Meine Mitarbeiterin kannte bislang ausschließlich DATEV, war dieser Lösung gegenüber sehr verbunden und stand dem Wechsel zunächst kritisch gegenüber. Nach unserem Besuch war sie jedoch überzeugt, dass BMD gegenüber DATEV deutliche Vorteile bietet – insbesondere beim Portal und bei der Bearbeitung digitaler Belege. Die Kombination aus der positiven Rückmeldung einer Mitarbeiterin, der überzeugenden Beratung, dem stimmigen Gesamteindruck der Lösung – vor allem die integrierten Systeme für DMS und CRM sowie die Möglichkeit zur Mandantenintegration – sowie dem vorteilhaften Preis-Leistungs-Verhältnis hat schließlich den Ausschlag gegeben, uns für BMD zu entscheiden.

Erfahrung während der Umstellung

Wie haben Sie die Umstellungsphase persönlich erlebt? Gab es zu Beginn Bedenken oder Herausforderungen im Team und wie haben Sie diese gemeinsam gemeistert?

Die Umstellungsphase war von Beginn an gut geplant, doch die Realität brachte unvorhergesehene Herausforderungen mit sich. Ursprünglich sollte der Go-Live nach meinem Urlaub erfolgen. Die unerwarteten Grenzschließungen aufgrund der Coronapandemie machten eine strikte Einhaltung des ursprünglichen Zeitplans jedoch unmöglich und erforderten eine flexible Anpassung.
Wir haben daraufhin den Plan umgestellt: Da deutsche Kollegen zu diesem Zeitpunkt reisen konnten, wurden die Schulungen für die Finanzbuchhaltung vorgezogen und erfolgreich durchgeführt. Dabei zeigte sich, dass die Übernahme der Buchhaltungsdaten aus DATEV aufgrund der bestehenden Rahmenbedingungen mehr Abstimmung erforderte als ursprünglich angenommen. Daher entschieden wir uns für eine schrittweise Migration und führten beide Systeme übergangsweise parallel. Diese Vorgehensweise stellte sicher, dass alle Prozesse zuverlässig weiterlaufen konnten und die Mitarbeitenden ausreichend Zeit hatten, sich mit den neuen Abläufen vertraut zu machen.

Begleitung und Support während der Einführung

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit unseren Consultants während der Einführungsphase erlebt? Welche Rolle spielte der Support bei Fragen oder Herausforderungen während dieser Phase?

Die Zusammenarbeit mit den Consultants von BMD während der gesamten Einführungsphase haben wir als äußerst positiv und konstruktiv erlebt. Auf auftretende Problemstellungen und Fragen wurde stets schnell und lösungsorientiert reagiert, was uns sehr geholfen hat, Herausforderungen effizient zu meistern.
Die Schulungen waren auf unsere Bedürfnisse abgestimmt. Die Finanzbuchhaltungsschulung erfolgte vor Ort in unserer Kanzlei, was einen besonders intensiven und praxisnahen Austausch ermöglichte. Alle weiteren Schulungen wurden online durchgeführt und waren ebenfalls gut strukturiert und verständlich. Diese Kombination aus Präsenz- und Onlineschulungen hat uns den Einstieg in die neue Software wesentlich erleichtert und maßgeblich zum Erfolg der Umstellung beigetragen. Der Support spielte dabei eine wichtige Rolle, indem er uns bei allen Anliegen kompetent zur Seite stand. Die aktuelle Lage hinsichtlich der Coronapandemie war nicht planbar, dennoch wurde versucht, dass Bestmögliche zu erreichen.

Dauer und Produktivität

Wie lange hat der gesamte Umstellungsprozess in Ihrer Kanzlei gedauert – von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz? Wie schnell konnte Ihr Team wieder vollständig und produktiv arbeiten?

Der gesamte Umstellungsprozess, von der ersten Information bis zum produktiven Einsatz, erstreckte sich über einen längeren Zeitraum. Die ersten Recherchen und Informationssammlungen begannen im Sommer beziehungsweise Herbst vor der Pandemie. Die Bestellung der Software und die detaillierte Projektplanung erfolgten wenig später. Vom ersten Informationsgespräch bis zum vollständigen Produktiveinsatz verging einige Zeit. Nach einer sorgfältigen Planungsphase erfolgte die Einführung Schritt für Schritt, wodurch ein reibungsloser Übergang und eine nachhaltige Integration der neuen Lösung sichergestellt werden konnten. Nach der Implementierung arbeiteten sich die Mitarbeiter rasch in die neuen Prozesse ein und nutzten die Möglichkeiten des Systems umfassend.

Verbesserungen im Arbeitsalltag und von Prozessen

Welche konkreten Abläufe oder Prozesse konnten Sie optimieren und wie hat sich der Arbeitsalltag dadurch verändert? Gibt es Beispiele aus dem Arbeitsalltag, bei denen Sie heute deutlich effizienter und strukturierter arbeiten als zuvor?

Der Wechsel zu BMD hat in unserer Kanzlei und in der Zusammenarbeit mit unseren Mandanten konkrete und spürbare Verbesserungen bewirkt. Ein herausragender Vorteil ist das Portal BMD Com, das unsere Mandantinnen und Mandanten durchweg als deutlich nutzerfreundlicher empfinden als das zuvor genutzte „DATEV Unternehmen Online“. Die einfache Handhabung und die übersichtliche Bereitstellung wichtiger Unterlagen wie Steuerbescheide und Verträge sind dabei wesentliche Pluspunkte, die uns von Mandanten gespiegelt werden. Diese verbesserte digitale Infrastruktur hat es uns ermöglicht, Mandanten, die zuvor keine Veranlassung zur Umstellung auf digitale Belege sahen, von diesem Schritt zu überzeugen. Die Akzeptanz und die aktive Nutzung digitaler Prozesse haben somit deutlich zugenommen, was unsere internen Abläufe erheblich effizienter gestaltet.
Auch das integrierte Kundenmanagementsystem (CRM) hat unseren Arbeitsalltag maßgeblich verändert. Besonders hervorzuheben ist die einfache Anlage von Interessenten und die komplette Erfassung aller relevanten Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen an einem zentralen Ort. Dies ermöglicht uns eine strukturierte und lückenlose Kommunikation und verbessert die Mandantenbetreuung erheblich.
Für mich als Kanzleileitung sind zudem das mobile Arbeiten und das Controlling wesentlich einfacher geworden. Die flexiblen Zugriffsmöglichkeiten auf die Software und die übersichtlichen Tools zur Steuerung der Kanzlei ermöglichen mir eine effizientere Führung, unabhängig vom Standort.

Unerwartete Vorteile und Effekte

Gab es positive Effekte oder Verbesserungen, mit denen Sie ursprünglich nicht gerechnet hätten – etwa in den Bereichen Digitalisierung, Auswertungen, Zusammenarbeit im Team oder Mandantenservice?

Ja, durchaus. Neben den erwarteten Verbesserungen durch die Umstellung auf BMD gab es auch positive Effekte und Neuerungen, die uns ursprünglich so nicht bewusst waren oder mit denen wir nicht in diesem Maße gerechnet hätten. Ein besonders hervorzuhebender Punkt sind die integrativen Checklisten zur Jahresabschlusserstellung. Diese haben den Prozess der Jahresabschlusserstellung noch strukturierter und effizienter gestaltet und tragen maßgeblich zur Qualitätssicherung bei.
Auch im Bereich der Finanzbuchhaltung konnten wir unerwartete Optimierungen feststellen. Die Handhabung bestimmter Prozesse hat sich als einfacher und intuitiver erwiesen, als wir es von der früheren Software gewohnt waren, was zu einer weiteren Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag geführt hat. Besonders erfreulich ist die hohe Nutzungsbereitschaft und -intensität unserer Mitarbeiter, die bei DATEV nicht in diesem Maße gegeben war. Dies hat direkt zu einer messbaren Qualitätssteigerung in unserer Arbeitsweise und den Ergebnissen geführt. Auch das Tool für die Gesamtprüfung der Buchführung und im Vorfeld einer Betriebsprüfung ist als sehr positiv hervorzuheben.

Blick in die Zukunft

Welche Rolle spielt moderne Software für die zukünftige Entwicklung Ihrer Kanzlei?
Welche Themen – etwa Automatisierung, Digitalisierung oder neue Beratungsleistungen – möchten Sie in den kommenden Jahren stärker vorantreiben?

Für die zukünftige Entwicklung unserer Kanzlei spielt moderne Software eine absolut zentrale Rolle. Als kleine Kanzlei wollen wir uns weiterhin als persönlicher Ratgeber und Begleiter unserer Mandanten etablieren und die Zeit für eine tiefgehende Beratung kontinuierlich ausbauen. Um das zu erreichen, ist die konsequente Automatisierung von Routineaufgaben, insbesondere in der Finanzbuchhaltung, für uns unerlässlich. Das bedeutet konkret, dass wir mit Hilfe der Software immer mehr manuelle Arbeiten minimieren wollen. Wir sehen hier beispielsweise den Einsatz von sogenannten Bots, die uns repetitive Aufgaben abnehmen können, bei denen wir heute noch viele Klicks und manuelle Eingaben tätigen müssen. Die Vorteile von Künstlicher Intelligenz (KI) werden uns in Zukunft zusätzlich dabei unterstützen, Prozesse noch effizienter zu gestalten. Dies ist für uns als kleine Kanzlei besonders wichtig: Wir können dadurch unsere vorhandenen Ressourcen optimal einsetzen, uns stärker auf die individuelle Mandantenbetreuung konzentrieren und gleichzeitig dem zunehmenden Fachkräftemangel entgegenwirken. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche – die individuelle und proaktive Beratung unserer Mandanten.

Fazit und Empfehlung

Wie fällt Ihr persönliches Gesamtfazit nach der Umstellung aus? Würden Sie anderen Kanzleien eine ähnliche Entscheidung empfehlen – und wenn ja, warum?

Mein persönliches Gesamtfazit nach der Umstellung fällt äußerst positiv aus: Ich als Kanzleileitung würde diesen Schritt jederzeit wieder gehen. Die Vorteile, die wir durch BMD gewonnen haben, überwiegen die anfänglichen Herausforderungen bei Weitem.
Besonders hervorheben möchte ich die konsequente Weiterentwicklung der Software und die Möglichkeit für Kunden, ihre Wünsche einzubringen, die dann, wo immer möglich, umgesetzt werden. Das gibt uns das Gefühl, aktiv an der Gestaltung der Lösung teilhaben zu können. Auch der Support verdient ein großes Lob: Er ist stets hilfsbereit und vor allem sehr gut erreichbar, was in kritischen Momenten von unschätzbarem Wert ist. Die positive Resonanz spiegelt sich auch im Team wider – unsere Mitarbeiter möchten das neue System nicht mehr missen.
Natürlich gibt es auch Punkte, die nicht ganz so positiv sind, wie beispielsweise die Anbindung von Fremdsoftware, die sich mitunter komplexer gestaltet. Aber dies sind Herausforderungen, die in der Softwarelandschaft branchenübergreifend anzutreffen sind und den Gesamteindruck von BMD in keiner Weise schmälern. Eine weitere Überlegung könnte sein, dass BMD in Deutschland nicht so bekannt ist wie andere Anbieter, was theoretisch potenzielle Mitarbeiter abschrecken könnte.
Anderen Kanzleien, die vor einer ähnlichen Entscheidung stehen, würde ich eine Umstellung auf BMD klar empfehlen. Es ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit der eigenen Kanzlei, die sich durch Effizienzsteigerung, verbesserte Mandantenkommunikation und eine moderne Arbeitsumgebung bezahlt macht.