BMD zjednodušuje spoluprácu účtovných kancelárií a ich zákazníkov

Rýchlejšia komunikácia, menej administratívy

„Cieľom nástrojov a funkcií BMD je optimalizovať, automatizovať a zrýchliť nevyhnutné komunikačné okruhy a výmenu informácií medzi účtovnými kanceláriami a ich klientmi. Vďaka tomu je možné administratívne procesy vykonávať oveľa jednoduchšie a efektívnejšie, pričom sa na obidvoch stranách nielen uvoľňujú cenné časové kapacity, ale tiež znižujú náklady.“, vysvetľuje expert Wolfgang Foißner (vedúci predaja spoločnosti BMD Systemhaus GesmbH).

Nezáleží na tom, či ide o malú rodinnú firmu alebo veľkú nadnárodnú spoločnosť: Nástroje BMD pre účtovné kancelárie a ich klientov je možné použiť kdekoľvek nezávisle od veľkosti a zamerania podniku. Je ich dokonca možné používať flexibilne na rôznych zariadeniach ako smarfónoch alebo tabletoch.
 

Jednoduchšie a rýchlejšie procesy pre účtovné kancelárie

Významným nástrojom pre účtovné kancelárie je klientská platforma BMD Com, ktorá optimalizuje komunikáciu s klientmi a zjednodušuje pracovné postupy pre obidve strany. Vďaka tomu, že sú klienti digitálne zapojení do informačných a komunikačných procesov, je možné zrýchliť rutinné činnosti, čím sa ušetrí množstvo času.

Účtovné kancelárie zdieľajú cez BMD Com do klientskej platformy dokumenty, ako napríklad vyhodnotenia, reporty a výkazy. Keďže sú klienti pripojení priamo do systému, môžu všetky tieto informácie kedykoľvek online zobraziť a prehľadávať. Ako zamestnanci účtovnej kancelárie, tak aj klienti už teda nie sú závislí na konkrétnych dohodnutých stretnutiach, majú lepší prehľad a pracujú oveľa flexibilnejšie.

Pre prípadné otázky je možné integrovať chat prostredníctvom chatovacieho programu integrovaného do klientskej platformy BMD Com. Preto už viac nebude nutné používať iné, menej bezpečné konverzačné programy alebo externé informačné kanály. Správy sa doručia priamo do BMD Chatu príslušného zamestnanca účtovnej kancelárie. Funguje to aj opačným smerom. Zamestnanec účtovnej kancelárie môže tiež klienta kontaktovať a vytvoriť mu napríklad úlohu na doručenie potrebných dokumentov do kancelárie.

Zjednodušenia v účtovníctve

Klienti môžu taktiež rýchlo a jednoducho naskenovať doklady a kliknutím jedného tlačidla ich odoslať do kancelárie. Zdĺhavé spracovanie papierových dokumentov a neustále telefonáty na obidvoch stranách tak už nebudú potrebné, nakoľko majú obidve strany samostatný prístup ku všetkým relevantným informáciám v elektronickej forme. Zamestnanci účtovnej kancelárie a klienti môžu dokumenty cez BMD Com tiež elektronicky podpísať.

BMD Go => Upload dokladov cez aplikáciu priamo zo smartfónu

Už dlhšiu dobu je zákazníkom BMD k dispozícii aplikácia „BMD Go“, ktorá je úplne integrovaná do prostredia BMD systému a dá sa jednoducho stiahnuť do smartfónu v App Store pre iPhone, resp. v Google Play pre Android. V kooperácii medzi klientmi a účtovnou kanceláriou je veľmi veľkým prínosom, že klienti môžu nahrávať doklady pomocou súhry aplikácie BMD Go a platformy BMD Com ešte rýchlejšie a flexibilnejšie.

Používajú na to svoj tablet alebo smartfón, pomocou ktorého všetky dokumenty a doklady jednoducho odfotia pomocou kamery zariadenia, alebo vyberú z už uložených obrázkov alebo PDF súborov v zariadení. V aplikácii je možné tieto snímky dokladov automaticky vyrovnať a orezať. Dokumenty je možné kategorizovať a pridať k ním poznámky ešte predtým ako ich posledným kliknutím odošlete do účtovnej kancelárie.

Pre zamestnancov v účtovnej kancelárii sú následne všetky doklady k dispozícii v BMD Databoxe. Pomocou Drag & Drop je možné tieto dokumenty ďalej kategorizovať a automaticky archivovať.

Upozorňujeme, že na prevádzku aplikácie BMD Go je nevyhnutná licencia Microsoft SQL named (pre každého užívateľa), resp. Microsoft SQL procesorová licencia. 

Používajte aj vy nástroje od BMD a optimalizujte vaše rutinné procesy

Výkonné nástroje od BMD zaručujú, že tok informácií ako aj prenos dokumentov a údajov medzi kanceláriou a klientmi bude prebiehať výrazne rýchlejšie a efektívnejšie ako doteraz. Elektronická výmena údajov a dokladov teraz prebieha tak rýchlo ako ešte nikdy a umožňuje flexibilný prehľad oboch strán. Výsledkom je teda omnoho lepší prehľad o dokumentoch, informáciách a úlohách.

Je možné si ušetriť mnohé doposiaľ fyzicky vykonávané procesy. To šetrí náklady a tiež čas. Klienti a zamestnanci účtovnej kancelárie budú mať dostatok síl a kapacít venovať sa ich profesionálnej agende a úlohám, zatiaľ čo administratívu vybavia popri tom s minimálnym zaťažením.

Prejdite teraz aj vy na silné nástroje a funkcie BMD: Kontaktujte nás a zistite konkrétne, ktoré pracovné rutiny a procesy je možné vo vašom podniku, resp. vo vašej kancelárii pomocou BMD digitalizovať a zlepšiť.

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Ob Ein-Personen-Unternehmen, KMU oder Betrieb mit ausgelagerter Lohnverrechnung: Die BMD Tools für Steuerberater und Mandanten lassen sich unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche allerorts einsetzen. Darüber hinaus ist es möglich, diese flexibel auf unterschiedlichen Geräten zu nutzen.

Einfachere und schnellere Prozesse für Steuerberatungskanzleien

Kernstück für Steuerberater/innen ist die BMD Com-Mandantenplattform, welche die Betreuung von Mandanten optimiert und Arbeitsschritte für beide Seiten vereinfacht. Dadurch, dass Mandanten digital in Informations- und Kommunikationsprozesse eingebunden sind, lassen sich Routinen beschleunigen und Zeit einsparen.

Über BMD Com geben sowohl Mandanten als auch Steuerberater/innen Dokumente frei. Berechtigte Mitarbeitende auf beiden Seiten können Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt online abrufen. Sie sind somit nicht mehr länger von spezifischen Terminvereinbarungen abhängig, haben einen besseren Überblick und agieren weitaus flexibler.

Bei offenen Fragen können Chats über den in die BMD Com-Mandantenplattform integrierten, sicheren Messenger-Dienst ausgetauscht werden. Damit ist es nicht mehr notwendig, andere – teilweise unsichere – Messaging-Programme oder externe Informationsaustauschkanäle zu verwenden. Nachrichten landen direkt im BMD Chat des zuständigen Kanzleimitarbeiters. Umgekehrt kann auch die Kanzlei Mandanten kontaktieren und z. B. eine Aufgabe zur Übermittlung eines bestimmten Dokuments erstellen.

Belege digital hochladen und unterschreiben 

Über BMD Com oder BMD Go können Mandanten Belege rasch und einfach einscannen bzw. abfotografieren und per Knopfdruck an die Kanzlei weiterleiten. Der langwierige Papierkram bzw. ständige Telefonate auf beiden Seiten sind nicht mehr notwendig. Auch ist es möglich, dass Kanzleimitarbeitende und Mandanten Dokumente digital unterschreiben und gleich im Anschluss daran bereitstellen.

Der digitale Upload von Dokumenten kann insbesondere dann effektiv Zeit einsparen, wenn Mandanten ihre Lohnverrechnung oder Buchhaltung an die Kanzlei auslagern.

Vereinfachungen in der Lohnverrechnung

Wer bereits den Komfort des digitalen Beleguploads zu schätzen weiß, wird im Zusammenspiel von BMD Com und der BMD Lohnverrechnung von noch vielfältigeren Vereinfachungen profitieren. So können Mandanten über die Lohnartenvorerfassung unkompliziert variable Gehaltsbestandteile, z. B. Überstunden, Prämien oder Provisionen, monatlich im System vorerfassen und auf Knopfdruck an die Kanzlei übermitteln. Gleiches gilt für Nichtleistungszeiten wie Urlaube, Krankenstände oder Zeitausgleich, die Mandanten ebenfalls selbstständig in BMD Com eintragen und weiterleiten können. Auch lassen sich Änderungen von Mitarbeiterstammdaten jederzeit direkt im System vornehmen. Die Erfassung erfolgt auf der gewohnten BMD Oberfläche und lässt sich dank der vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten schnell erledigen. Die Vorteile für die Kanzlei liegen auf der Hand: Ohne Medienbrüche, Formatierungsprobleme oder das zeitaufwändige und fehlerbehaftete händische Abtippen stehen die digitalen Daten sofort bereit.

Umgekehrt kann die Kanzlei finalisierte Lohnsets digital an Mandanten übermitteln, die für berechtigte Personen 24/7 abrufbar sind. Außerdem können berechtigte Anwender/innen wie z. B. Vorgesetzte jederzeit auf relevante Auswertungen zugreifen, um einen strategischen Überblick über die Prozesse in der Lohnverrechnung zu erhalten. All das schafft Übersichtlichkeit, spart Papierchaos und reduziert unnötige Kommunikationsschleifen auf beiden Seiten. 

ELDA-Anmeldung leicht gemacht 

Gerade für Branchen wie Tourismus, Gastronomie oder Eventmanagement, wo Mitarbeitende oft außerhalb der Bürozeiten angemeldet werden müssen, war der Anmeldeprozess in ELDA bislang umständlich. So musste man entweder bei der ELDA-Hotline anrufen oder die Daten in die ELDA-App eingeben. Im zweiten Schritt war es notwendig, alle Infos nochmals separat an die Steuerberatung zu übermitteln. In BMD Com ist die Anmeldung zu jeder Zeit und ohne doppelte Informationsweitergabe möglich. Einmal eingegeben erhalten sowohl ELDA als auch die Kanzlei automatisch alle notwendigen Daten. Nicht nur für Kanzleien sondern auch für Mandanten ist dieser Task also wesentlich effektiver und ohne Wartezeiten zu bewerkstelligen. Voraussetzung für die Nutzung der Funktion ist die BMD Version 28.25 oder 28.26. Ab voraussichtlich Februar 2026 stellt die ELDA auf Webservice um. Danach geht die ELDA-Meldung ohne den Umweg über den ELDA Client noch einfacher vonstatten. Voraussetzung dafür wird das Jahresupdate Version 29.01 sein.

Die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant lässt sich bis hin zur Zeiterfassung erweitern. Dabei steht Mandanten in BMD Com eine vollwertige Zeiterfassung samt Workflows z. B. für Urlaubsanträge zur Verfügung. Die Daten aus der Zeiterfassung lassen sich direkt in die Lohnverrechnung übernehmen und so kann auch hier wertvolle Zeit eingespart werden.

my BMD Com: Von der Belegerfassung bis zur Überweisung alles aus einem Guss

Mit „my BMD Com“ steht insbesondere Kleinunternehmen bzw. EPUs ein weiteres Tool bereit, das alle Prozesse der Belegerfassung, Bezahlung und Übermittlung an die Steuerberatungskanzlei in einem einzigen, integrierten Programm abwickelt.

Über my BMD Com laden Mandanten per Drag & Drop bequem gleich mehrere Belege, Anhänge und Dokumente hoch. Diese lassen sich für die an die Kanzlei ausgelagerte Buchhaltung vorkategorisieren. Dank der praktischen OCR-Erkennung werden relevante Beleg- bzw. Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und zugeordnet. Im nächsten Schritt können Mandanten die dazugehörige Überweisung direkt in my BMD Com durchführen, sofern ihre Bank bzw. der jeweilige Kontotyp diesen Prozess unterstützt.

Mit my BMD Com haben Mandantinnen und Mandanten nicht zuletzt auch einen ausgezeichneten Überblick über ihre Bankkonten, Buchhaltungskennzahlen und den Status aller offenen Aufgaben und Chats. Es erfolgt eine reibungslose und automatisierte Übertragung von Informationen an den Steuerberater.

BMD Go: Steuerunterlagen direkt vom Smartphone via App hochladen

Mit „BMD Go“ können Kundinnen und Kunden auch eine App nutzen, die komplett in die BMD Systemlandschaft integriert ist und sich ganz einfach über den iPhone App Store bzw. Google Play für Android auf das Smartphone downloaden lässt. In Kooperationsprozessen zwischen Mandanten und Steuerberatungskanzleien ist insbesondere relevant, dass Mandanten ihre Steuerunterlagen im Zusammenspiel von BMD Go einerseits und der BMD Com-Mandantenplattform andererseits nun noch schneller und flexibler übermitteln können.

Sie verwenden dazu ihr Tablet oder Smartphone und fotografieren alle Dokumente bzw. steuerlich relevanten Unterlagen mit der Kamera ihres mobilen Geräts ab. Alternativ verwenden Sie bereits vorhandene Bild- bzw. PDF-Dateien, die über die App automatisch entzerrt und ausgeschnitten werden. Auch können sie diese mit Anmerkungen versehen und kategorisieren, bevor sie auf Knopfdruck an die Steuerberatungskanzlei weitergeleitet werden.

Für Sachbearbeiter/innen der Kanzlei stehen die Dokumente anschließend in der Belegablage Databox bereit. Via Drag & Drop können sie diese der entsprechenden Steuererklärung bzw. Kennzahl zuordnen und automatisch archivieren.

Optimieren Sie Ihre Routinen

Die leistungsfähigen Werkzeuge von BMD garantieren, dass der Informationsfluss bzw. die Dokument- und Datenübertragung zwischen Kanzleien und Mandanten wesentlich rascher und reibungsloser funktioniert als bisher. So ergibt sich ein wesentlich besserer Überblick über Dokumente, Informationen und Aufgaben bei reduziertem Zeitaufwand.

Eine Übersicht zur BMD Com-Produktwelt finden Sie hier: BMD Com-Produktwelt

Setzen Sie jetzt auf die leistungsstarken BMD Tools

Erfahren Sie konkret, welche Arbeitsroutinen sich in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Kanzlei durch BMD digitalisieren und verbessern lassen.