V súčasnosti je udržateľnosť čoraz viac komunikovanou témou v každodenného živote všetkých oblastí podnikania, vrátane kancelárskej sféry. Zníženie množstva použitého papiera by mohlo byť jedným z kľúčových aspektov tohto úsilia, z ktorého môže v krátkodobom horizonte profitovať nielen naša planéta, ale aj podnikatelia. Tu sú niektoré z výhod zníženia spotreby papiera v kanceláriách spolu s dostupným a rýchlym riešením, ako to dosiahnuť. Začnime jedným z najdôležitejších argumentov.
Jednou z obrovských výhod bezpapierových kancelárií je zníženie nákladov. Rastúce ceny surovín a spotrebného materiálu dnes drasticky zvýšili náklady na tlač, od tonerových kaziet cez papier do tlačiarne až po servisné náklady, ktoré sa z času na čas vyskytnú, pretože od čias Murphyho vieme, že "čo sa môže pokaziť, sa pokazí" a zdá sa, že tento zákon exponenciálne platí pre kancelárske tlačiarne.
V priemernej kancelárii v ktorej manažment a správa dokumentov nie sú založené na papieri môže byť ušetrená suma naozaj významná. Digitalizácia (napr. bezpapierové účtovníctvo) môže ušetriť až 50 % kancelárskeho spotrebného materiálu, nehovoriac o fyzickom skladovaní, nábytku atď. A to nás privádza k ďalšej veľkej výhode.
Tí, ktorí sa vydajú na cestu digitalizácie a vytvoria bezpapierovú kanceláriu, sa nemusia zaťažovať ukladaním dokumentov, teda ich uchovávaním vo "fyzickom priestore". Podľa zákona sa určité dokumenty a doklady musia uchovávať mnoho rokov, takže digitálne ukladanie môže byť významnou úľavou.
V bezpapierovej kancelárii už regály a police nie sú plné zaprášených a ťažko dostupných šanónov, ktoré boli roky uchovávané, a robustný nábytok už viac nemusí byť súčasťou vašej kancelárie.
Pre fungovanie úspešných a moderných firiem a inštitúcií je nevyhnutné, aby sa údaje uchovávali, sprístupňovali a prenášali rýchlo, spoľahlivo a bezpečne. Kancelária, ktorá spravuje dokumenty na digitálnej báze, vyniká vo všetkých týchto smeroch.
Elektronický systém manažmentu dokumentov BMD ponúka práve tieto výhody. Vyhľadávanie je možné rôznymi spôsobmi, buď pomocou kľúčových slov alebo fulltextovým vyhľadávaním. Rovnako je možné dokumenty vyhľadať podľa akýchkoľvek jeho meta-dát, napr. dátum, obsah, dodávateľ/odberateľ, projekt.
„Bezpapierová“ kancelária je nielen efektívna, ale v 21. storočí je trendovou a vysoko komunikovateľnou vlastnosťou spoločnosti.
Zodpovední klienti, investori, partneri a dodávatelia, ale aj súčasní i budúci uvedomelejší kolegovia ocenia tieto "maličkosti", ktoré môžu priniesť priame výhody v oblasti budovania partnerstiev, brandingu a HR.
Kto by dnes nechcel pracovať pre kanceláriu, ktorá ide príkladom aj v tejto dôležitej oblasti?
BMD vo veľkej miere podporuje svojich partnerov komplexnými softvérovými riešeniami prostredníctvom správy digitálnych dokumentov. Od došlej pošty až po bezpapierové účtovníctvo sú u nás všetky relevantné informácie okamžite a rýchlo dostupné, bez ohľadu na to, kto a kedy archivoval dokument, ktorý stačí uložiť raz a na jednom mieste.
Systém manažmentu dokumentov BMD je optimálnym riešením, ak chcete modernizovať ukladanie vašich dokumentov a posunúť sa smerom k bezpapierovej budúcnosti vašej kancelárie.
BMD Österreich
BMD Deutschland
BMD Schweiz
BMD Magyarország
BMD Slovensko
BMD Česko
BMD International
