V současnosti je udržitelnost stále více komunikovaným tématem ve všech oblastech podnikání, včetně kancelářské sféry. Snížení množství použitých papírů by mohlo být klíčovým aspektem tohoto úsilí, z něhož může v krátkodobém horizontu profitovat nejen naše planeta, ale i podnikatelé. Zde jsou některé výhody snížení spotřeby papíru v kancelářích spolu s dostupným a rychlým řešením, jak toho dosáhnout. Začněme jedním z nejdůležitějších argumentů.
Jednou z obrovských výhod bezpapírových kanceláří je snížení nákladů. Rostoucí ceny surovin a spotřebního materiálu dnes drasticky zvyšují náklady na tisk, od tonerových kazet přes papír do tiskárny až po servisní náklady, které se občas objevují, protože, jak říká Murphyho zákon, „co se může pokazit, to se pokazí“ a tento zákon se zdá exponenciálně vztahovat na kancelářské tiskárny.
Ve standardní kanceláři, kde není správa dokumentů založena na papíře, může být úspora skutečně významná. Digitalizace (např. bezpapírové účetnictví) může ušetřit až 50 % kancelářského spotřebního materiálu, nemluvě o fyzickém skladování, nábytku atd. A to nás přivádí k další velké výhodě.
Ti, kteří se vydají na cestu digitalizace a vytvoří bezpapírovou kancelář, se nemusí zatěžovat ukládáním dokumentů, tedy jejich uchováváním ve „fyzickém prostoru“. Podle zákona se určité dokumenty a doklady musí uchovávat mnoho let, takže digitální ukládání může být významnou úlevou.
V bezpapírové kanceláři už regály a police nejsou plné zaprášených a těžko dostupných šanonů, které byly roky uchovávány, a robustní nábytek již nemusí být součástí vaší kanceláře.
Pro úspěšné a moderní firmy a instituce je nezbytné, aby byly údaje uchovávány, zpřístupňovány a přenášeny rychle, spolehlivě a bezpečně. Kancelář, která spravuje dokumenty na digitální bázi, vyniká ve všech těchto směrech.
Elektronický systém správy dokumentů BMD nabízí právě tyto výhody. Vyhledávání je možné různými způsoby, buď pomocí klíčových slov, nebo fulltextovým vyhledáváním. Dokumenty lze vyhledat podle jakýchkoliv meta-dat, například datum, obsah, dodavatel/odběratel, projekt.
„Bezpapírová“ kancelář je nejen efektivní, ale v 21. století je trendy a vysoce komunikovatelnou vlastností společnosti.
Zodpovědní klienti, investoři, partneři a dodavatelé, ale i současní i budoucí uvědomělejší kolegové ocení tyto „maličkosti“, které mohou přinést přímé výhody v oblasti budování partnerství, brandingu a HR.
Kdo by dnes nechtěl pracovat pro kancelář, která jde příkladem i v této důležité oblasti?
BMD v široké míře podporuje své partnery komplexními softwarovými řešeními prostřednictvím správy digitálních dokumentů. Od došlé pošty až po bezpapírové účetnictví jsou u nás všechny relevantní informace okamžitě a rychle dostupné, bez ohledu na to, kdo a kdy archivoval dokument, který stačí uložit jednou a na jednom místě.
Systém správy dokumentů BMD je optimálním řešením, pokud chcete modernizovat ukládání vašich dokumentů a posunout se směrem k bezpapírové budoucnosti vaší kanceláře.
BMD Österreich
BMD Deutschland
BMD Schweiz
BMD Magyarország
BMD Slovensko
BMD Česko
BMD International
