Menej analógovo, viac efektivity: BMD v Centron Europe

Viac štandardizácie a automatizácie

Ako zabehnutá spoločnosť v oblasti rozhlasovej a mediálnej technológie sa spoločnosť Centron Europe potýkala so stále rastúcou administratívnou záťažou. Oceňovanie položiek nebolo transparentné, správa dokumentov bola neprehľadná a nákladové účtovníctvo neposkytovalo dostatočný priestor pre detailné analýzy. Správa sériových čísel a kmeňových údajov neboli ideálne organizované a zaberali veľa času.

Doterajší používaný softvér už nedokázal potreby spoločnosti dostatočne pokryť. Centron Europe si želal systém, ktorý by mal vysoký stupeň automatizácie a procesy by nielen štandardizoval, ale aj zvyšoval ich transparentnosť. Nový program mal byť navyše prispôsobený potrebám svojich pobočiek v Rakúsku aj na Slovensku.
 

Jeden systém pre všetko

S BMD našiel Centron Europe systém, ktorý spĺňa všetky požiadavky.

Počas projektu bolo päť rakúskych a jedna slovenská firma prevedená z pôvodného systému na BMD. Prevzali sa dáta vrátane relevantných finančných údajov. Všetky moduly od účtovníctva cez skladové hospodárstvo až po CRM boli prispôsobené podľa lokálnych požiadaviek.
 

Centrálne dáta, viac efektivity

Vďaka BMD dosiahol Centron Europe viacero zlepšení. Vysoký stupeň digitalizácie umožnil výrazne zredukovať manuálne pracovné kroky a zrýchliť procesy. Prostredníctvom BMD CRM pracujú zamestnanci teraz z centrálnej databázy, kde sú nielen spravované základné údaje, ale aj dokumenty, ktoré sú uložené prehľadne.

Všetky informácie možno centrálne udržiavať a spravovať, čím sa prakticky eliminuje duplicitné zadávanie dát alebo existencia viacerých verzií toho istého dokumentu. Flexibilný koncept oprávnení zaručuje, že len oprávnení zamestnanci môžu prezerať alebo upravovať určité údaje. Tak sú citlivé informácie nielen dobre chránené, ale systém poskytuje celkovo lepší prehľad. V rámci ERP‑systému sú teraz výrazne lepšie funkcie vyhľadávania a filtrovania. Vysoká transparentnosť v správe dát umožňuje lepšie rozhodnutia a urýchľuje každodennú prácu.
 

Nové účtovníctvo v praxi

Účtovanie dnes prebieha úplne digitálne, čo prácu robí flexibilnejšou a omnoho pohodlnejšou. Digitalizovaná kontrola prijatých faktúr umožňuje bezpapierové schvaľovanie prichádzajúcich dokladov, ktoré sú transparentne riadené workflowom. Systém automaticky informuje zamestnancov e‑mailom o čakajúcich faktúrach.

Vďaka automatickému zaúčtovaniu bankových výpisov a inteligentne riadeným platobným postupom sú kľúčové oblasti finančného toku digitalizované. Upomienky sú generované systémom samy. Rozličné automatizácie uľahčujú agendu zamestnancov, pričom BMD vždy zohľadňuje slovenské daňové požiadavky a pravidlá DPH.
 

Rýchlo vytvorené reporty

V účtovníctve aj v skladovom hospodárstve možno z nového systému rýchlo generovať správy a reporty. Nová štruktúra nákladového účtovníctva napríklad umožňuje detailné analýzy na úrovni celej skupiny pri súčasne zredukovanom počte účtovných položiek. V rámci skladového hospodárstva je možné spracovať presný reporting na úrovni projektov aj na úrovni jednotlivých artiklov, čo uľahčuje rozhodovanie v bežnej prevádzke.

Skladové hospodárstvo BMD: zásoby pod kontrolou

V skladovom hospodárstve teraz obe prevádzky — v Rakúsku aj na Slovensku — pracujú s centrálnym katalógom artiklov, ktorý umožňuje jednotné procesy naprieč oboma krajinami. Digitálne workflowy prinášajú väčšiu transparentnosť: proces schvaľovania sortimentu zabezpečuje, že artikle sa nahrajú do systému a odtiaľ sa následne spravujú.

Manažment ponúk bol tiež zdigitalizovaný a teraz má jasnú kontrolu verzií, takže aktivity sú ľahko sledovateľné. Správa skladu je v BMD centrálne riadená, takže aktuálne stavy sú vždy dostupné. Všetky procesy v predaji a nákupe sa odohrávajú bez papierov cez BMD DMS, čo zvyšuje rýchlosť a prehľadnosť. Nákupné procesy sa teraz realizujú projektovo a sú plynulo integrované do ERP systému.

Ďalšími výhodami sú automatizované Intrastat‑hlásenia a možnosť generovať všetky relevantné formuláre priamo zo systému – aj v rôznych cudzích jazykoch.
 

Spolupráca na rovnakej úrovni, ktorá funguje

Pri implementácii softvéru bola spoločná metodika viac ako presvedčivá. „Komplexné na realizáciu, úspešné vo výsledku: Naša spolupráca s oddelením projektového manažmentu BMD ukazuje, čo je možné dosiahnuť tímovou prácou. Práca BMD bola konštruktívna a efektívna, pričom chceme najmä vyzdvihnúť rýchlu reakciu pri otázkach. Sme veľmi spokojní, celkovo išlo o kompetentnú a bezproblémovú realizáciu.“

Toto potvrdzuje aj tím BMD pod vedením Lenky Binding: „Projekty, ktoré zahŕňajú viaceré krajiny, sú spojené s vyššou komplexnosťou, a preto sú pravidelné stretnutia a štruktúrované projektové riadenie nevyhnutné. S profesionálnymi a vysoko angažovanými tímami na oboch stranách môžu byť aj tie najzložitejšie projektové ciele úspešne dosiahnuté. Ďakujeme za vynikajúcu spoluprácu!“

Zľava doprava: Jaroslava Valkova, Michal Vorcak, Eva Racakova, Thomas Kleindessner, Lenka Binding, Regina Rennhofer, Rudolf Remetei, Michael Heneckl, Goran Hantschel