Správa kancelárie a klientsky monitoring

Organizácia kancelárie

Práve tu je pre podporu organizácie kancelárie nevyhnutné využitie softvéru BMD Business. Organizácia kancelárie zaručuje, že s Vami ako s daňovým poradcom bude zaobchádzané čo najodbornejšie a že splníte určité nariadenia. Jedna z najdôležitejších úloh je pritom vyhnúť sa chybám a s nimi spojeným škodám pre klientov.

Kmeňové údaje, centrálne funkcie

• správa všetkých kmeňových údajov klienta, spoločníkov, príslušníkov a ostatných kontaktných osôb s ľubovoľným množstvom adries, telefónnych čísiel, e-mailových adries
• správa kontaktných osôb pri zákazníkoch, ktoré vyplývajú z označenia pracovnej pozície
• správa zodpovedných pracovníkov podľa klienta, resp. podľa oblasti činnosti s variabilnou definíciou jednotlivých oblastí pôsobnosti (účtovník zodpovedný za závierkové práce, ...)
• správa inštitúcií (daňové úrady, obce, inštitúcie zdravotného a sociálneho zabezpečenia, …)
• generátor zostáv s množstvom filtrovacích, triediacich a porovnávacích možností vrátane exportu a výtlačkov náhľadov obrazovky. Možnosť variabilného nastavenia polí za každého uživateľa
• tlač adresných štítkov s možnosťou ich individuálnej tvorby a výberu
• správa skupín zákazníkov, zoznam adresátov pre spoločné vyhodnotenia a hromadné dopisy
• update kmeňových údajov pre finančné účtovníctvo, vlastné účtovníctvo a evidenciu výkonov a následnú fakturáciu zákazníkovi
• viaceré možnosti definovania oprávnení obmedzených na jeden okruh užívateľov – zmeny v systémových nastaveniach, náhľad, resp. prístup k citlivým údajom, spracovanie veľkého množstva hromadných údajov (archív, firmy, kategórie údajov).

Termíny

Správa termínov umožní zakladanie a kontrolu termínov podľa:

• spolupracovníkov
• skupín spolupracovníkov
• zákazníkov / dodávateľov
• inštitúcíí
• atď.

Výhody správy termínov BMD

Termíny je možné rozdeliť viacerým spolupracovníkom a napr. delegovať iným kolegom. K jednotlivým termínom je možné integrovať zdroje, napríklad vhodné miestnosti na rokovanie, služobné vozidlo na cestu ku klientovi. Synchronizácia termínov so smartfónom / handhelds je možná obojsmerne - termín sa smartfónom integruje do systému alebo obdržíte prostredníctvom synchronizácie termín zo systému na Váš smartfón. Dokumentáciu termínov môžete hocikedy prepojiť, napríklad ponuku s termínom predaja atď. Prostredníctvom úplnej integrácie do softvéru BMD je možné preniesť termíny aj do evidencie výkonov.

Pomocou praktického termínového plánu služieb koordinujete Vašich spolupracovníkov. Využívate ho ako plánovač dovoleniek alebo rozvrh zákaziek. Vaše plánovanie dovolenky zobrazíte pomocou správy termínov, schválenia vybavíte elektronicky a všetci majú perfektný prehľad!

Úlohy

Správa úloh obsahuje všetky zaevidované úlohy. Úlohy sa využívajú na rozdeľovanie práce zodpovedným spolupracovníkom. Nesporná výhoda pri používaní úloh oproti e-mailom spočíva v tom, že úlohy sú jednoznačné a prostredníctvom priradenia ku klientovi a spolupracovníkovi je tiež jednoducho možný prehľad pripadajúcich úloh.

Prostredníctvom workflow úloh je okamžite zreteľné, v akom štádiu sa jednotlivé úlohy nachádzajú. Tým je jasné, ktoré už sú vybavené, čo je ešte potrebné vybaviť atď.

Telefónna zápisnica

Pohodlne evidujete všetky prichádzajúce a odchádzajúce hovory. Obchodný partner a obsah ostanú vždy vystopovateľné v kontaktnom žurnáli. Telefónne zápisnice je možné automaticky prevziať do evidencie výkonov. V prípade integrovaného Call Interface disponujete automatickou identifikáciou hovorov. Týmto spôsobom sú k dispozícii všetky informácie o zákazníkovi a vy profitujete vďaka s tým spojeným informačným náskokom.

Správa pošty

• Správa prijatej a odoslanej pošty s automatickým založením lehoty pri prijatej pošte (pokiaľ je to žiadúce) a správa projektu, ktorá sa týka konkrétneho zákazníka. Táto zahŕňa všetky termíny, ako aj prijatú a odoslanú poštu.
• Pri evidencii jednotlivej pošty je možné zadať všetky potrebné údaje ako sú napr. klient, spoločník, dátum dopisu, výdavky v hotovosti, predmet pošty, atď. Výdavky v hotovosti sa pritom dajú pri ich evidencii previesť na ťarchu klienta a prevziať do zúčtovania výkonov, tzv. EVZ.
• Úplná integrácia s BMDDMS, s elektronickým archívom, resp. s Vaším pracovným miestom pre skenovanie.
• Automatické založenie lehôt (platobný, resp. daňový výmer, odvolanie), automatické pridelenie úloh a dokumentov v elektronickej podobe na príslušných referentov.
• Nástroje hromadného odoslania, ktoré Vám umožnia rýchle spracovanie rovnakých hromadných dopisov. 

Lehoty

• Správa lehôt v spojení so správou pošty Vám umožňí naplno rozvinúť Vaše silné stránky. Založenie nových, resp. vybavenie existujúcich lehôt sa uskutoční na základe prijatej a odoslanej pošty. Týmto spôsobom vzniká silný nástroj, ktorý zabráni, aby dôležité lehoty (vytvorenie závierky, lehoty na podania voči daňovému úradu atď.) neboli zmeškané.
• Náhľad a vyhľadávanie lehôt podľa zamestnanca, druhu lehoty a zákazníka.
• Vybavenie, delegovanie, pridelenie lehôt na iných zamestnancov, sledovanie pracovného postupu vo funkcii „priebeh“ (kto a kedy vykonal...)
• Lehoty sa zakladajú pri prijatej pošte a vybavujú pri odoslanej pošte.
• Určité lehoty pri odoslanej pošte umožnia zároveň aj vybavenie založenej kvóty!
• Prostredníctvom funkcie upozornenia, e-mailom alebo SMS, bude príslušný referent včas upozornený a tým sa zabráni, aby sa dôležité lehoty prehliadli.
• Možnosť zasielania automatického, týždenného prehľadu lehôt cez server každému zamestnancovi! 

Správa kvót a okresné súdy

• kontrola termínov podania okresným súdom
• evidencia postupu s rozlišovaním podľa druhu veľkosti
• zoznam podaných ročných závierok podľa rozličných kritérií 

Predĺžovanie lehôt a kvóty

• evidencia plánu, dokončenia, plánu podania a dátumu podania
• evidencia predĺženia lehoty
• náhľad na obrazovke podľa daňového úradu s aktuálnou štatistikou jednotlivých kvót a upozornenie pri poklese plánovanej kvóty
• zoznam kvót s rôznymi kritériami výberu
• zoznam predĺženia lehôt s alebo bez udania dátumu podania a možnosť triedenia podľa oblasti fakturácie a podľa referenta.

Kvóty

Správa kvót Vám umožní kontrolu pri napĺňaní kvót v rámci lehoty na jednotlivých daňových úradoch. Zodpovední pracovníci ich spravujú buď v klientskom kmeni, alebo v zodpovednostiach. Daňové priznanie NTCS súvisí so správou kvót. Pomocou priradenia daňového priznania ku kvóte je možné evidovať polia ,,podanie", ,,plánované podanie" atď. Vďaka tomu sa zobrazia v správe kvót. Kvóty je možné automaticky mesačne porovnať s elektronickým systémom daňového úradu.

Klientsky spis

Klientsky spis sa využíva v kanceláriach daňových poradcov ako nástroj na organizáciu. Funguje ako navigátor medzi pre daňového poradcu relevantnými programovými funkciami voči klientovi a referenčným rokom. Údaje sa v spise zobrazia iba zvolenému klientovi. Je možné otvoriť viacero spisov naraz a vy máte prehľad. Týmto spôsobom sa programy BMD ideálne prispôsobia činnostiam praktizovaným v kancelárii.

Dlhodobý spis

Klientsky spis je rozdelený do registrov. V dlhodobom spise sú zahrnuté všetky programy, funkcie a údaje k organizácii kancelárie ako CRM/DMS/EVZ.

Ročný spis

V ročnom spise sa oddelene zobrazia za každý rok programy, funkcie a údaje jedného klienta, ktoré majú pre jednotlivý hospodársky rok význam. V prípade, že údaje z jedného roka nie sú dostupné, tak sa Vám táto oblasť programu ani neponúkne.

Klientsky monitoring

Klientsky monitoring je TEN nástroj na vyhodnocovanie, pokiaľ ide o prehľad stav úloh a zodpovedanie nasledovných otázok:

• Ktoré účtovníctvo je už ukončené?
• Sú odvody kompletne zaplatené?
• Kedy bol vybavený ktorý pracovný postup?

Prehľad stavu úloh

Klientsky monitoring predstavuje úžasný nástroj na vyhodnocovanie, ktorý sa stará o prehľad stavu úloh v kancelárii, špeciálne čo sa týka účtovníctva.

Nástroj môže ovládať jeden referent, zodpovedný vedúci oddelenia / prevádzky alebo vôbec z centrálnej pozície za všetkých klientov kancelárie.

Výhody

Ručne vedené zoznamy sú minulosťou, kedže výhody klientského monitoringu sú také očividné. V prípade choroby spolupracovníka okamžite vedia zodpovedé vedúce osoby, kde je potrebné konať. Pracovné postupy už nemusia byť manuálne zapisované do zoznamov, ale sú pomocou jednotlivých programov automaticky zaslané klientskému monitoringu, odkiaľ ich je možné vyvolať.

Jednoduché alebo detailné zadanie: aplikácia prostredníctvom voľby polí

Či jednoduché alebo detailné, paleta siaha od celkom jednoduchých (mesačné účtovníctvo vybavené Áno/Nie) až po detailné zadania (kedy bol vybavený ktorý pracovný postup). Prostredníctvom voľby polí je možné raz nastaviť pre kanceláriu relevantné polia a potom ich zobraziť v mesačných opakovacích stĺpcoch

Klientsky monitoring dodatočne prináša k informáciam z NTCS FIÚČ aj stav vyúčtovania z NTCS EVZ

Program je úplne integrovaný do plánovania (PLZ pre daňových poradcov) a je ho možné vyvolať zo správy kancelárie, plánovania a účtovníctva. Aj licencovanie prebieha cez tieto balíčky automaticky. Klientsky monitoring má veľmi jednoduché ovládanie a je ho možné využívať bez dodatočnej potreby školenia.