BMD DMS - Manažment dokumentov & archív

Od doručenej pošty až po bezpapierové účtovníctvo. Všetky relevantné informácie sú rýchlo a okamžite dostupné. Systém manažmentu dokumentov od BMD je optimálne riešenie, ak chcete modernizovať Váš úložný priestor alebo už nemáte miesto vo Vašich regáloch na spisy. Archivujte s BMDDMS prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty, ktoré chcete rýchlo zatriediť, nájsť alebo si zobrať so sebou. Spoľahnite sa na bezpečnosť revízie BMDDMS. Toto potvrdzuje aj certifikát nemeckého TÜV.

Archivácia

Úspešné a moderné podniky ako i správy sú schopné pracovať len vtedy, keď uchovávanie, vytváranie a poskytovanie informácií prebieha rýchlo, spoľahlivo a bezpečne. Tak ako v prípade softvéru na archiváciu a manažment dokumentov BMD.

Plne automatická archivácia z aplikácií BMD

Dokumenty vzniknuté v aplikáciách BMD (faktúry, honoráre a veľa ďalších) je možné archivovať automaticky.

Archivácia dokumentov Office

Komfortne sa Vám podarí archivácia s Microsoft Office Add-Ins. Tie sa plne automaticky inštaláciou NTCS preberú z Excelu, Wordu, Outlooku a Powerpointu. V programe Outlook rozpoznáte archivované e-maily podľa znaku ,,OK" v stĺpci archív.

E-mailová archivácia

E-mailové procesy a komunikačné údaje sa stávajú stále komplexnejšími. Požiadavky, ktoré sú kladené na archiváciu jednak zákonom, jednak podnikmi a súkromnými osobami, zohľadňujú túto komplexitu. Tu sa sústredíme na dlhodobé, nemenné a bezpečné uchovávanie elektronických správ. Pritom sú k dispozícii rôzne varianty archivácie. Doručené ako aj odoslané e-maily je možné selektívne alebo automaticky archivovať. Tým pádom je možné e-maily priradiť klientom / zákazníkom a sú k dispozícii oprávneným spolupracovníkom.

Extra praktické je postúpenie prostredníctvom viacstupňových, úplne variabilne definovateľných Workflows. Tak je možné elektronicky postúpiť úlohu alebo lehotu nielen jednému zodpovednému spracovateľovi, ale aj ľubovoľnému množstvu otvorených postov na prebehnutie.

Sken BMD a doručená pošta

Do oblasti programu NTCS plne integrovaný sken pracoviska s preberaním údajov OCR, rozpoznávanie kódu QR und XML (ebInterface, ZUGFeRD) Vám umožní

súčasné skenovanie
grafickú optimalizáciu
spájanie a rozdeľovanie dokumentov
automatické indexovanie a zakladanie v BMDDMS a v doručenej alebo odoslanej pošte.

Vďaka pripomienkovej funkcii nie je možné zabudnúť vykonať zmeny dokumentu.

Prinzíp štyroch očí

Organizujte vykonávanie zmien prichádzajúcej pošty s workflow dokumentov. Po skenovaní budú zmluvy, rozhodnutia, listy, atď. priradené zodpovednému spolupracovníkovi a predurčený interný workflow vo Vašom podniku. So sytémom workflow dokumentov sa dôverné dokumenty skontrolujú interne ,,medzi štyrmi očami", vedúci kancelárie ich schváli a skončia nakoniec plne automaticky na klientskej platforme BMD.Com u klienta alebo pre klienta. V každom prípade máte prehľad, kto, kedy, ako pracuje resp. pracoval na dokumente.

Oprávnenia

Pomocou oprávnení sa určí, či máte prístup na objekt alebo nie, resp. ktoré funkcie s ním môžete vykonávať a ktoré nie sú dovolené. Zadávajte oprávnenia k archívom, zákazníkom / dodávateľom alebo funkciám (odstraňovanie dokumentov). Zadávanie práv na písanie a čítanie je možné aj pre jednotlivé polia.

Hľadať a nájsť

Priečinok (zákazník, dodávateľ, spolupracovník, projekt) je hlavným prvkom organizácie. Každý dokument je možné pomocou hlavnej kategórie, kategórie, podkategórie, hesla a plnotextového obsahu vyvolať a nájsť. Plnotextové vyhľadávanie je podporované OCR, takže je možné vyhodnocovať aj súbory obrázkov (TIF, PDF, ...). Početné kritériá ako číslo dokladu, predmet, dátum a veľa ďalších môžu vyhľadávanie v rámci jedného priečinka ďalej optimalizovať.

BMD Business Software – správna voľba pre Váš podnik!

Získať teraz

+421 220 861 990

BMD Business Solutions s.r.o.

Nám. 1. mája 7991/9

SK-81106 Bratislava - Staré Mesto

+421 220 861 990

bratislava@bmd.com

Partner