BMD DMS – Manažment dokumentov a archív

Archivácia

Archivujte s BMD DMS prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty, ktoré potrebujete rýchlo zatriediť, nájsť alebo si zobrať so sebou. Spoľahnite sa na bezpečnosť BMD DMS. Je overená a potvrdená uznávanými inštitúciami. Úspešné a moderné podniky sú schopné pracovať len vtedy, keď uchovávanie, sprístupnenie a príprava informácií prebieha rýchlo, spoľahlivo a bezpečne. Systém manažmentu dokumentov od BMD Vám s tým pomôže.

Plne automatická archivácia z aplikácií BMD

Dokumenty vytvorené v aplikáciách BMD (faktúry, vyhodnotenia a veľa ďalších) je možné archivovať automaticky. Tie sa zároveň plne automaticky zaindexujú. Z dokumentu je vždy možné prejsť na pôvodný dátový záznam. Napríklad z archivovaného dokumentu faktúry sa dostanete na prehľad výkonov v návrhu honorára.

Archivácia dokumentov MS Office

Najčastejší prípad využitia je Outlook. Archiváciu môžete komfortne vykonať pomocou Microsoft Office Add-Inov. Tie sa pri inštalácii BMD NTCS automaticky preberú z Excelu, Wordu, Outlooku a Powerpointu. V programe Outlook rozpoznáte archivované e-maily podľa príznaku ,,OK" v stĺpci archív.

Archivácia E-mailov

E-mailové procesy a komunikačné údaje sa stávajú neustále komplexnejšími. Požiadavky, ktoré sú kladené na archiváciu zákonom, podnikmi a súkromnými osobami zohľadňujú túto komplexitu. Tu sa sústredíme na dlhodobé, nemenné a bezpečné uchovávanie elektronických správ.

BMD Scan

Skenovacie prostredie plne integrované do oblasti programu NTCS s preberaním údajov pomocou OCR a XML (ebInterface, ZUGFeRD) a rozpoznávaním QR kódov Vám umožňuje

• súčasné skenovanie
• grafickú optimalizáciu
• spájanie a rozdeľovanie dokumentov
• automatický zápis metadát a uloženie v BMD DMS.

Vďaka funkcii pripomienok je nemožné zabudnúť vykonať úpravy dokumentu.
Dokumenty je možné jednoducho prevziať do archívu aj z iných aplikácii Windows, ako Windows-Explorer pomocou Drag & Drop. Drag & Drop funguje aj opačným smerom.

Princíp štyroch očí: BMD workflow dokumentov

Organizujte spracovanie prichádzajúcej pošty pomocou workflowu dokumentov. Po naskenovaní sa zmluvy, rozhodnutia, listy, atď. priradia zodpovednému zamestnancovi a taktiež sa priradí interný workflow vo Vašom podniku. So sytémom workflowu dokumentov sa dôverné dokumenty interne skontrolujú ,,kontrolou štyroch očí" a zodpovedný zamestnanec ich schváli. Prostredníctvom nášho klientského portálu BMD Com je možné nakoniec automaticky sprístupniť dokumenty klientom. V každom prípade máte prehľad, kto, kedy a ako s dokumentom pracuje, resp. pracoval.

Oprávnenia

Pomocou oprávnení určujete, kto má oprávnenia na čítanie a zápis pre jednotlivé dokumenty. Verziovanie sa postará o históriu úprav. Prostredníctvom oprávnení sa určuje, či ku konkrétnemu objektu máte prístup alebo nie, resp. ktoré funkcie s ním môžete vykonávať a ktoré nie sú povolené. Môžete zadať oprávnenia k archívom, zákazníkom/dodávateľom alebo kategóriám, prípadne aj k funkciám (odstraňovanie dokumentov). Zadávanie oprávnení na zápis a čítanie je možné aj pre jednotlivé polia.