Digitálny Workflow pre vyššiu efektivitu

27.06.2023 | News | Michal Vorčák

Každá spoločnosť postupuje v implementácii digitálnych procesov rôznymi spôsobmi a rôznym tempom. Workflow pomáha vašim zamestnancom venovať viac času strategicky a prevádzkovo dôležitým úlohám.

Workflow ponúka Vášmu podniku tieto výhody

Práca s papierovými dokumentmi je v mnohých spoločnostiach stále súčasťou každodenného pracovného života. Spracovanie faktúr, prihlášok, žiadostí o dovolenku alebo iných papierových dokumentov je však ťažkopádne a zaberá veľa času. Vďaka inteligentným pracovným postupom je možné nahradiť manuálnu papierovú prácu tak, že sa pri každodenných a opakujúcich sa činnostiach využíva automatizácia procesov. Výhody digitálnych pracovných postupov sú rôzne:

vyššia transparentnosť
efektivita
úspora času a finančných prostriedkov
menej opakujúcich sa úloh
znížená chybovosť vďaka automatizácii
analýza procesov v reálnom čase

Venujte sa digitálnemu manažmentu svojich obchodných procesov už teraz a využívajte Workflow na zvýšenie efektivity v celej spoločnosti.

Zrýchlite svoje procesy schvaľovania a spracovania prijatých faktúr

V časoch mobility alebo home office je dôležité byť flexibilný a prehodnotiť obchodné procesy. Digitalizáciou procesov v oblasti prijatých faktúr môžete ušetriť čas a náklady, keď vaša prijatá faktúra prechádza digitálnou cestou k jej schváleniu. Týmto spôsobom je možné zabezpečiť rýchlejší priebeh procesov, ako je kontrola a schválenie faktúry, pričom tieto procesy budú plynulé a zdokumentované. Najmä v prípade, keď zamestnanci pracujú na diaľku, ponúka mobilné používanie značný potenciál na optimalizáciu.

Prijatú faktúru je možné odoslať na jej digitálnu cestu pomocou Outlook doplnku alebo pomocou PDF súboru naskenovaného cez textové rozpoznanie, OCR alebo QR. Vo Workflowe je definované, aký schvaľovací proces sa má vo firme vykonať. Môže sa použiť napríklad zásada dvojitej kontroly, alebo tiež ohraničenie čiastky. Okrem toho je možné doklad odoslať na rôzne cesty v závislosti od jeho obsahu. Buď existujú predpripravené Workflowy pre jednotlivé oddelenia, oblasti a skupiny v závislosti od zodpovednosti, alebo jednoducho vyberiete ďalšieho zodpovedného zamestnanca ručne.

Kontrola DF ponúka predovšetkým účtovníkom dokonalý prehľad o stave všetkých faktúr v priebehu celého schvaľovacieho procesu.

Schvaľovanie dovolenky digitálne a bez papierového chaosu

Nadriadení môžu schvaľovať žiadosti o dovolenku priamo v softvéri alebo na cestách prostredníctvom mobilnej aplikácie BMD. Môže pritom ísť o jednostupňový alebo viacstupňový proces spracovania. Zabezpečuje, aby sa žiadosť o dovolenku doručila jednému alebo viacerým nadriadeným, prípadne tiež centrálnej osobe. Vedúci oddelení, vedúci tímov alebo sekretariát môžu rýchlo a jednoducho schváliť žiadosti o dovolenku a mať vždy úplný prehľad o stavoch a zostatkoch dovolenky zamestnancov. Vďaka digitálnemu schvaľovaciemu procesu sa už žiadne žiadosti o dovolenku nestratia.

Schvaľovanie dovolenky nadriadeným cez BMD Web

Efektívny Workflow v oblasti ERP

V mnohých podnikoch prebieha interné schvaľovanie ponúk, aby sa zabezpečila správnosť údajov. Sú hodiny, rozpočty a časti cenovej ponuky skutočne úplné a primerané, alebo je potrebné vykonať nejaké úpravy? Vďaka individualizácii Workflow v BMD je možné zapojiť napríklad aj vedúcich špecializovaných oddelení.

Workflow je možné použiť aj na schvaľovanie vystavených faktúr. Aj tu je možné kedykoľvek zobraziť stav Workflow a tak získať prehľad o tom, ktorá faktúra už bola odoslaná zákazníkovi a ktorá ešte čaká na schválenie.

Korešpondencia od daňového úradu cez Workflow

Externým účtovným kanceláriám prichádza častokrát veľké množstvo korešpondencie od daňových úradov ich klientov. Použitím BMD Workflow sa proces spracovania tejto korešpondencie výrazne urýchli a zefektívni. BMD Workflow pracuje s oblasťami zodpovednosti a tak dokáže posunúť dokument na kontrolu a schválenie konkrétnemu účtovníkovi alebo zamestnancovi, ktorý je konkrétnemu zákazníkovi pridelený. Na začiatku stačí archivovať dokument a o celý proces sa následne postará BMD Workflow.

Výhodou je najmä automatizácia procesu a možnosť dohľadania aktuálneho stavu konkrétneho procesu.

Mnohé oblasti využitia, v ktorých môžete šetriť Vaše zdroje

Či už ide o DMS Workflow alebo Workflow zmien v časovej dochádzke, existuje nespočetné množstvo ďalších príkladov využitia, ktoré ukazujú, kde je možné BMD Workflow použiť. Časová náročnosť a náchylnosť na chyby manuálnych procesov sú často podceňované. Vo výsledku ušetríte vďaka mnohým malým schvaľovacím Workflow drahocenný čas a starosti a zvýšite kvalitu svojich procesov.

Chceli by ste tiež pripraviť svoje obchodné procesy na budúcnosť? Radi vám ukážeme možnosti pre vašu spoločnosť.