Sind Registrierkassen auch ein Thema bei der Betriebsprüfung?

Die RKSV ist nun schon über drei Jahre in Kraft. Nach anfänglicher Panik gibt es kaum mehr offensichtliche Probleme. Allerdings mag dies durchaus täuschen, denn gerade bei Betriebsprüfungen geraten Registrierkassen immer mehr in den Fokus der Prüfer.
 

Anforderung Datenerfassungsprotokoll ist Usus

Während vor Einführung der RKSV die Registrierkasse bei Betriebsprüfungen meist nur bei den sogenannten Risikobranchen (z. B. Gastronomie, Friseure, …) näher betrachtet wurde, ist es mittlerweile fast schon Usus, das sogenannte Datenerfassungsprotokoll (DEP) vor der Prüfung anzufordern und auszuwerten. Dabei handelt es sich um ein von der Kasse mitzuführendes Protokoll, das jeden einzelnen Barumsatz mit Datum und Uhrzeit, Belegnummer, Betrag nach Umsatzsteuer getrennt, etc. beinhaltet. Das Protokoll ist genormt, d. h. alle Kassensysteme müssen das gleiche – sogenannte – JSON-Format erzeugen.
 

Standardisierte Prüfungen

Dies ermöglicht natürlich standardisierte Prüfungen, bislang wurde dabei vor allem die RKSV-konforme Implementierung der Registrierkasse überprüft. Mit einem speziellen Prüfprogramm des BRZ konnten hier Fehler entdeckt werden. Meist handelt es sich dabei „nur“ um kleine Programmierfehler der Hersteller, manchmal auch um Anwenderfehler. Echte Manipulationen sind hier wohl eher nicht aufzufinden, wenngleich etwaige Fehlerprotokolle schon zu unangenehmen Fragen bei den Prüfungen führen können; immerhin gibt es bei nahezu jeder zweiten Prüfung derartige Beanstandungen.
 

Unterstützendes Prüfprogramm

Aus diesem Grund hat BMD schon seit längerem im Rahmen des Paketes Kanzleiinformation ein entsprechendes Prüfprogramm (DEP-Analyse) entwickelt, das diese Datenerfassungsprotokolle – völlig unabhängig vom Kassenlieferanten – nicht nur in lesbarer Form anzeigen (siehe Abb. 1), sondern auch prüfen kann. Die wesentlichen Kontrollen des BRZ-Programms sind dabei abgedeckt und es können notwendige Abklärungen daher schon vor der Prüfung erfolgen.
 

Mit Analysen nicht erfasste Barumsätze aufdecken

Nach Informationen aus dem Finanzministerium werden diese Protokolle in naher Zukunft aber auch vermehrt genutzt werden, um das Problem des Nichterfassens von Barumsätzen in den Griff zu bekommen. So manipulationssicher die Registrierkassen auch sein mögen, das ist vor allem dann wirkungslos, wenn der Umsatz erst gar nicht eingegeben wird. Sehr wohl können aber statistische Analysen dies aufdecken, etwa Analysen dieser Art:

• An welchen Tagen wurde welcher Umsatz generiert; gibt es hier zeitliche Auffälligkeiten?
• Werte außerhalb der Öffnungs- bzw. Dienstzeiten
• Vollständigkeit der Rechnungsnummern
• Statistische Tests, wie Benford (siehe Kasten) oder Lognormalverteilung 

Natürlich müssen diese Analysen erst richtig interpretiert werden und nicht selten könnten ungeübte Prüfer hier durchaus Fehleinschätzungen unterlaufen. Dies zeigt auch eine Vielzahl von BFG-Entscheidungen, die immer wieder – auch in Stammrechtssätzen – festhalten, dass statistische Auffälligkeiten für sich allein nicht ausreichen, um die Richtigkeitsvermutung einer formell ordnungsmäßigen Buchführung zu wiederlegen.

Umso wichtiger ist es daher, sich darauf gut vorzubereiten. Auch dafür bietet BMD entsprechende Programmunterstützung an, da die Daten mittels des Moduls ARS digital analysiert werden können. Die verschiedenen Tests, wie Zeitreihenvergleiche, Benford-Analyse oder Endziffernkontrollen stehen hier zur Verfügung und damit können die Daten gut auf ihre Plausibilität überprüft werden. Neu ist dabei, dass die Daten auch automatisch aus der DEP-Analyse in das Modul ARS übernommen werden können (siehe Abb. 2).