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Kassennachschau: Panik völlig unnötig

Wie sieht die ideale Vorbereitung auf eine Kassenprüfung aus? Die BMD Software und ein neues Seminarangebot unterstützen Sie in diesen Belangen. Beispielsweise können Sie Datenerfassungsprotokolle selbst prüfen.

Über zwei Jahre ist nun die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Kraft und abgesehen von einigen – eigentlich für jeden erkennbar - schwarzen Schafen, die Belege immer noch per Hand oder gar nicht ausstellen, gibt es keine offensichtlichen Probleme damit. 

Ganz anders sieht dies aber bei den häufig durchgeführten Kassenprüfungen aus. Laut Angaben aus dem Ministerium wurden dabei im vergangenen Jahr 34.133 derartige Prüfungen vorgenommen. Bevorzugte Branchen waren dabei natürlich die Gastronomie und der Handel, aber auch ein Schwerpunkt auf freiberufliche Dienstleister ist feststellbar.  

Und bei diesen Prüfungen ist eine Vielzahl von Fehlern feststellbar: Sind es bei Belegen in etwa ein Drittel, die fehlerhaft sind, konnten bei den Datenerfassungsprotokollen (DEPs) gar bei mehr als der Hälfte der geprüften Unternehmen Fehler festgestellt werden. 

Während die häufigsten Fehler bei den Belegen schnell ausgebessert sind, meist fehlt etwa nur die Kassenidentifikationsnummer oder die Uhrzeit am Ausdruck, schaut dies bei den DEPs leider völlig anders aus. Hier erhält der Betriebsprüfer eine Excel-Datei mit den Fehlermeldungen aus dem Bundesrechenzentrum und möchte diese nun vom Steuerpflichtigen aufgeklärt haben.

Abgesehen davon, dass dieser aber mit Fehlermeldungen, wie „3.2.7 Belege des verarbeitenden DEP weisen Fehler bei der Entschlüsselung des Signaturwerts auf“ oder „3.2.13 Belege des verarbeitenden DEP weisen eine durchbrochene Belegverkettung auf“ ohnehin wenig anfangen kann, fehlt ihm aber sowieso jede Möglichkeit die Problematik aufzuklären, da meist schon technisch das DEP nicht angesehen werden kann. Auch dem Steuerberater geht es hierbei oft nicht besser.

Das DEP wird nämlich im JSON-Format abgespeichert, das für den Menschen nicht lesbar ist. So muss in vielen Fällen der Kassenhersteller kontaktiert werden, was oft gar nicht so einfach ist, nicht alle haben ja entsprechende Supportmannschaften in Österreich, und teilweise auch Geld, aber vor allem Zeit kostet. Zeit in der, der Betriebsprüfer oft auch noch weitere unerfreuliche Nachfragen stellt.
 

Original-Darstellung des DeP im JSON-Format
Original-Darstellung des DeP im JSON-Format


Um dem Abhilfe zu schaffen bietet BMD im Lizenzmodul Kanzleiinformation ein Prüfprogramm mit dessen Hilfe Datenerfassungsprotokolle selbst geprüft werden können. Unter Angabe des AES-Schlüssels wird das Protokoll syntaktisch und bezüglich aller Verkettungen und Umsatzzählerberechnungen kontrolliert. Dies ist völlig unabhängig von FinanzOnline-Zugangsdaten und vom Kassenhersteller möglich. Somit werden abgesehen von Analysen im Zusammenhang mit der Registrierkassendatenbank des BMF (etwa wurde die Kasse rechtzeitig angemeldet, etc.), die technisch dem Ministerium vorbehalten sind, wohl alle möglichen Fehler in einem Datenerfassungsprotokoll überprüft. 
 

Visualisierung des RKSV-DEPs in der NTCS-Klienteninformation
Visualisierung des RKSV-DEPs in der NTCS-Klienteninformation


Die Registrierkasse betreffend ist das die ideale Vorbereitung auf eine anstehende Kassenprüfung. Es kann nämlich schon vorab geklärt werden, ob der Prüfer etwaige Beanstandungen haben wird. Idealerweise werden diese dann bereits vor der Prüfung analysiert und es kann gleich mit Übergabe des Protokolls hinzugefügt werden, dass Probleme aus diesem und jenem Punkt bekannt sind, und diese aber keine Auswirkung auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung haben.

Dazu passend wird im Jänner gemeinsam mit dem Leiter der Finanzpolizei im BMF Wilfried Lehner, MLS wieder das Seminar zum Thema „Hilfe – Kassennachschau durch die Finanzpolizei“ angeboten. Dabei wird genau darauf eingegangen was bei diesen Kassennachschauen (oder auch Kassenprüfungen im Rahmen der Betriebsprüfung) geprüft wird und wie Sie sich darauf vorbereiten können. Insbesondere werden auch viele Praxisfälle mit Fehlern aus verschiedensten Kassenprogrammen behandelt

Auch wird eine App (nur für Android) vorgestellt, die die Kassenbeleginhalte in strukturierter Form anzeigt (inkl. Anzeige des Umsatzzählers) und den Teilnehmern gratis zur Verfügung gestellt wird. Folgendes Beispiel zeigt etwa einen (vollkommen korrekten) Kassenbeleg und die entsprechende Handy-Anzeige. Wäre der AES-Schlüssel bekannt würde selbstverständlich auch der Umsatzzähler entschlüsselt werden.
 

Kassennachschau - Belegprüfung


Das Seminar ist für alle im Einsatz befindlichen Kassenprogramme geeignet. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.
 

Tipp: Handbuch Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Buchtipp

Dr. Knasmüller hat gemeinsam mit Prof. Ritz (Fachexperte für Verfahrens- und Organisationsrecht im BMF i.R.), Dr. Koran (Richterin am BFG) und Dr. Kutschera (Leiter des Fachsenates für Datenverarbeitung der KSW) das neue Standardwerk Handbuch Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht geschrieben. Das Buch ist im Linde Verlag erschienen und kann online bestellt werden.

Handbuch Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
Ritz/Koran/Kutschera/Knasmüller
2. Auflage 2018, 352 Seiten, kart.
ISBN 978-3-7073-3591-0
EUR 49,00
Dezember 2018

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