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Sind Registrierkassen auch ein Thema bei der Betriebsprüfung?

Immer mehr steht auch die Registrierkasse im Fokus der Betriebsprüfung und das nicht nur bei den diesbezüglichen „Risikobranchen“. Die BMD Business Software und ein entsprechendes Seminarangebot sind sehr hilfreich in diesen Belangen. Insbesondere Wirtschaftsprüfer können damit auch unterstützt werden.

Aktuelle Informationen zum Thema Registrierkassen-Prüfungen finden Sie auch im entsprechenden SWK-Artikel von Dr. Knasmüller, den wir auf Grund unserer Kooperation mit dem Linde Verlag gerne kostenfrei zur Verfügung stellen können.

Wie sieht die ideale Vorbereitung auf eine Kassenprüfung aus? Die BMD Software und ein neues Seminarangebot unterstützen Sie in diesen Belangen. Beispielsweise können Sie Datenerfassungsprotokolle selbst prüfen.

Die RKSV ist nun schon über drei Jahre in Kraft. Nach anfänglicher Panik gibt es kaum mehr offensichtliche Probleme. Allerdings mag dies durchaus täuschen, denn gerade bei Betriebsprüfungen geraten Registrierkassen immer mehr in den Fokus der Prüfer.
 

Anforderung Datenerfassungsprotokoll ist Usus

Während vor Einführung der RKSV die Registrierkasse bei Betriebsprüfungen meist nur bei den sogenannten Risikobranchen (z. B. Gastronomie, Friseure, …) näher betrachtet wurde, ist es mittlerweile fast schon Usus, das sogenannte Datenerfassungsprotokoll (DEP) vor der Prüfung anzufordern und auszuwerten. Dabei handelt es sich um ein von der Kasse mitzuführendes Protokoll, das jeden einzelnen Barumsatz mit Datum und Uhrzeit, Belegnummer, Betrag nach Umsatzsteuer getrennt, etc. beinhaltet. Das Protokoll ist genormt, d. h. alle Kassensysteme müssen das gleiche – sogenannte – JSON-Format erzeugen.
 

Standardisierte Prüfungen

Dies ermöglicht natürlich standardisierte Prüfungen, bislang wurde dabei vor allem die RKSV-konforme Implementierung der Registrierkasse überprüft. Mit einem speziellen Prüfprogramm des BRZ konnten hier Fehler entdeckt werden. Meist handelt es sich dabei „nur“ um kleine Programmierfehler der Hersteller, manchmal auch um Anwenderfehler. Echte Manipulationen sind hier wohl eher nicht aufzufinden, wenngleich etwaige Fehlerprotokolle schon zu unangenehmen Fragen bei den Prüfungen führen können; immerhin gibt es bei nahezu jeder zweiten Prüfung derartige Beanstandungen.
 

Unterstützendes Prüfprogramm

Aus diesem Grund hat BMD schon seit längerem im Rahmen des Paketes Kanzleiinformation ein entsprechendes Prüfprogramm (DEP-Analyse) entwickelt, das diese Datenerfassungsprotokolle – völlig unabhängig vom Kassenlieferanten – nicht nur in lesbarer Form anzeigen (siehe Abb. 1), sondern auch prüfen kann. Die wesentlichen Kontrollen des BRZ-Programms sind dabei abgedeckt und es können notwendige Abklärungen daher schon vor der Prüfung erfolgen.
 

Mit Analysen nicht erfasste Barumsätze aufdecken

Nach Informationen aus dem Finanzministerium werden diese Protokolle in naher Zukunft aber auch vermehrt genutzt werden, um das Problem des Nichterfassens von Barumsätzen in den Griff zu bekommen. So manipulationssicher die Registrierkassen auch sein mögen, das ist vor allem dann wirkungslos, wenn der Umsatz erst gar nicht eingegeben wird. Sehr wohl können aber statistische Analysen dies aufdecken, etwa Analysen dieser Art:

  • An welchen Tagen wurde welcher Umsatz generiert; gibt es hier zeitliche Auffälligkeiten?
  • Werte außerhalb der Öffnungs- bzw. Dienstzeiten
  • Vollständigkeit der Rechnungsnummern
  • Statistische Tests, wie Benford (siehe Kasten) oder Lognormalverteilung 


Natürlich müssen diese Analysen erst richtig interpretiert werden und nicht selten könnten ungeübte Prüfer hier durchaus Fehleinschätzungen unterlaufen. Dies zeigt auch eine Vielzahl von BFG-Entscheidungen, die immer wieder – auch in Stammrechtssätzen – festhalten, dass statistische Auffälligkeiten für sich allein nicht ausreichen, um die Richtigkeitsvermutung einer formell ordnungsmäßigen Buchführung zu wiederlegen.

Umso wichtiger ist es daher, sich darauf gut vorzubereiten. Auch dafür bietet BMD entsprechende Programmunterstützung an, da die Daten mittels des Moduls ARS digital analysiert werden können. Die verschiedenen Tests, wie Zeitreihenvergleiche, Benford-Analyse oder Endziffernkontrollen stehen hier zur Verfügung und damit können die Daten gut auf ihre Plausibilität überprüft werden. Neu ist dabei, dass die Daten auch automatisch aus der DEP-Analyse in das Modul ARS übernommen werden können (siehe Abb. 2).

Visualisierung des RKSV-DEPs in der NTCS-Klienteninformation
Abbildung 1: Visualisierung des RKSV-DEPs in der NTCS-Klienteninformation
Benford-Test mit Echtdaten aus der Franchise-Gastronomie
Abbildung 2: Benford-Test mit Echtdaten aus der Franchise-Gastronomie

Die Registrierkasse betreffend ist mit der Hilfe der BMD Business Software somit eine ideale Vorbereitung auf eine anstehende Betriebsprüfung gegeben. Es kann nämlich schon vorab geklärt werden, ob der Prüfer etwaige Beanstandungen haben wird. Idealerweise werden diese dann bereits vor der Prüfung analysiert und es kann gleich mit Übergabe des Protokolls hinzugefügt werden, dass Probleme aus diesem und jenem Punkt bekannt sind, und diese aber keine Auswirkung auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung haben.

Dazu passend werden wir im Jänner gemeinsam mit dem Leiter der Finanzpolizei im BMF, Wilfried Lehner, MLS, wieder das Seminar zum Thema „Hilfe – Kassennachschau durch die Finpol“ anbieten. Dabei wird genau darauf eingegangen, was bei diesen Kassennachschauen (oder auch Kassenprüfungen im Rahmen der Betriebsprüfung) geprüft wird und wie Sie sich darauf vorbereiten können. Insbesondere werden auch viele Praxisfälle behandelt. Das Seminar ist für alle im Einsatz befindlichen Kassenprogramme geeignet

Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Buchtipp

Dr. Knasmüller hat gemeinsam mit Prof. Ritz (Fachexperte für Verfahrens- und Organisationsrecht im BMF i.R.), Dr. Koran (Richterin am BFG) und Dr. Kutschera (Leiter des Fachsenates für Datenverarbeitung der KSW) das Standardwerk Handbuch Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht geschrieben. Das Buch ist im Linde Verlag erschienen und kann online bestellt werden.

Handbuch Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
Ritz/Koran/Kutschera/Knasmüller
2. Auflage 2018, 352 Seiten, kart.
ISBN 978-3-7073-3591-0
EUR 49,00
Dezember 2018

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