Quelle: © BMD - Gabor BOTA

BMD Projektmanagement

Ein professionelles Projektmanagement sorgt für reibungslose Abläufe und optimal eingesetzte Ressourcen, sollten Softwareeinführungen und neue Projekte eine hohe Komplexität aufweisen.

Das BMD Projektmanagement-Team unterstützt Sie dabei, Ressourcen und Abläufe effizient zu planen. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld.

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Quelle: © BMD - Gabor BOTA

"Es war die richtige Entscheidung, im gesamten Prozess auf BMD zu setzen. Auch die zu Beginn diskutierte Frage, ob es denn eine Projektleitung braucht, kann im Nachhinein ganz klar mit JA beantwortet werden. Es hat sich gezeigt, dass die Koordination und Organisation durch die Projektleitung perfekt umgesetzt wurde. Die Teams von BMD und OBERNDORFER haben die Einführung der BMD Software samt aller benötigten Auswertungen und Schnittstellen in Rekordzeit bewältigt."
Mag. Christian Nussbaumer, PAG, Oberndorfer

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"Ich kann mich noch an die Einführung unseres alten Systems erinnern und das Projekt mit BMD war im Vergleich dazu von Grund auf besser strukturiert und vorbereitet. Vielen Dank an BMD für das professionelle Projektmanagement. Man hat einfach gemerkt, dass BMD irrsinnig viel Erfahrung bei der Projekteinführung hat."
Karl Waser, Senior Partner, ICON Wirtschaftstreuhand GmbH

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So funktioniert das BMD Projektmanagement

Worauf muss ich bei der Planung eines Projekts in Bezug auf Timeline, Ressourcen, Umfang oder Risiken achten? Stehen in unserem Unternehmen die notwendigen Ressourcen und Best Practices zur Verfügung, um nicht nur das Projekt, sondern auch die Terminplanung und das Projektcontrollling erfolgreich durchzuführen? Welche Rahmenbedingungen braucht es dafür? Wie sichere ich das Projektergebnis und standardisiere die Prozesse?

Dies sind nur einige der Fragen, die im Rahmen eines Softwareprojekts abzuklären sind. Mit dem BMD Projektmanagement greifen Sie auf vielfach erprobte Abläufe zurück, die auf die individuelle Situation Ihres Unternehmens angepasst werden:

Unternehmens-Check

Am Beginn des Projekts steht der Unternehmens-Check: Dabei handelt es sich um ein Gespräch zwischen der BMD Projektleitung und dem/der Projektverantwortlichen des Kunden mit dem Ziel, vorab eine Übersicht zur bestmöglichen Planung zu schaffen.

Im Rahmen des Unternehmens-Checks werden auch die Erwartungshaltungen aller Beteiligten geklärt und konsolidiert. Weiters ist es notwendig, die relevanten Umgebungen, Unternehmensstrategien, etwaige Zusammenhänge mit anderen Projekten und den Business Case der Investition, die durch das Projekt initiiert wurde, zu berücksichtigen.

Auch startet mit dem Unternehmens-Check bereits eine tiefgehende Projektkoordination, die im späteren Verlauf die Umsetzung des Projekts deutlich erleichtert.

Konzepterstellung

In der Konzepterstellungsphase werden die BMD Softwaremodule mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang gebracht und auch mögliche Sonderentwicklungen festgehalten. Eingeschätzt und definiert werden Termine, Projektziele, Ressourcen, Projektleistungen, Kosten, mögliche Risiken, die Projektorganisation, Projektkultur und der Kontext. Darüber hinaus werden auch die Vor- und Nachprojektphasen mit eingeplant.

Den Abschluss bildet die Konzeptabnahmeveranstaltung, in deren Verlauf das Zielbild der neuen Softwarelösung vorgestellt und durch den Kunden beschlossen wird. In der Abnahmeveranstaltung erfolgt eine Verifizierung des zu Beginn festgelegten Projektbudgets. Das Ende der Konzepterstellungsphase bildet gleichzeitig den Startschuss für den Kick-Off des Projekts.

Projektumsetzung

Im Rahmen der Umsetzung werden die Software sowie die dafür notwendige Hardware – wie z. B. Server, MDE-Geräte oder Zeiterfassungsterminals – betriebsbereit gemacht. Darüber hinaus findet die Konfiguration der BMD Business Software gemäß den im Konzept enthaltenen Anforderungen statt.

Basierend auf der langjährigen Erfahrung des BMD Projektmanagement-Teams hat es sich bewährt, Key-User bereits in die Phase der Systemkonfiguration mit einzubeziehen. Dadurch werden Ressourcen eingespart, während Schlüsselmitarbeitende gleichzeitig bereits wichtige Lerneffekte erzielen.

In der Phase der Datenaufbereitung und Datenübernahme wird das System mit den relevanten Stamm- und Bewegungsdaten laut Konzept befüllt. Wo möglich, werden Importe durchgeführt, ansonsten erfolgt die Datenaufbereitung manuell. BMD stellt die dafür notwendigen Importroutinen bereit. Je nach Abstimmung bereitet entweder BMD oder der Kunde selbst die Dateien nach dem BMD Standard vor. Die tatsächliche Datenübernahme erfolgt je nach Projekt zu einem oder zwei bestimmten Zeitpunkten, da man in der Schulungsphase bereits Echtdaten im System benötigt.

Auch werden im Verlauf der Projektumsetzung alle Formulare, Auswertungen und Reports auf Grundlage der in der Konzepterstellungsphase designten Vorlagen umgesetzt.

Das BMD Team sorgt darüber hinaus für eine zielorientierte und reibungslose Projektkoordination.

Projektcontrolling

Während der Planungs- und Umsetzungsperioden finden regelmäßige Projekt-Controllings statt. Diese dienen einer umfassenden Analyse des jeweiligen Status Quo und der zukünftigen Meilensteinplanung.

Mit einem professionellen Projekt-Controlling ist es möglich, etwaige Diskontinuitäten im Rahmen des Projekts vorab zu erkennen und entsprechende Vorsorgemaßnahmen so früh wie möglich zu treffen. Dies spart Kunden in der Regel nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Kosten.

Bei Projekten mit hoher Komplexität finden die Controlling-Sessions monatlich statt. Im Verlauf von Projekten mit mittlerer Komplexität gibt es während der Projektlaufzeit zweimal die Möglichkeit für Projekt-Controllings.

Projektdokumentation & Schulung

Die Schulungsphase startet mit dem Training der Key-User. An diese übergibt BMD auch die bis dato entwickelte Dokumentation, die in der Regel aus allen Konzepten sowie Beschreibungen für das konfigurierte System besteht. Gemeinsam mit der verfügbaren Dokumentation aus dem Hilfesystem und den Zusammenfassungen der Key-User wird die Dokumentation für alle Anwender/innen vorbereitet, die von BMD nochmals auf ihre Richtigkeit überprüft wird.

Parallel dazu übergibt BMD auch Testfälle bzw. Testaufgaben, die von den Key-Usern gegebenenfalls noch verfeinert und auf weitere, kundenspezifische Anforderungen zugeschnitten werden können. Diese Testfälle kommen oftmals im Zuge der Anwenderschulungen zum Einsatz und werden von den Teilnehmenden besprochen bzw. in der Testumgebung bearbeitet. Damit ein erfolgreicher Echtbetrieb gewährleistet ist, sollten darüber hinaus weitere, selbstständige Tests in ausreichneder Qualität und Quantität durchgeführt werden.

Auf Wunsch unterstützt BMD gerne auch Ihre Schulungen. Unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass in den vergangenen, erfolgreich abgeschlossenen Projekten die BMD Trainer bei der ersten Anwenderschulung unterstützend zur Seite standen, während die Schulungen selbst bereits von den Key-Usern durchgeführt wurden. Dies bietet Key-Usern die Möglichkeit, noch mehr Sicherheit aufzubauen und vertieft gleichzeitig deren Expertise.

Test- & Echtbetrieb

Der Testbetrieb findet in der Regel zwischen BMD und Key-Usern einerseits sowie zwischen Key- und End-Usern andererseits statt. Die von BMD übergebenen Dokumentationen und Testaufgaben bieten dafür eine wertvolle Unterstützung.

In der Testphase wird großer Wert auf modulübergreifende Integrationstests bzw. Prozesstests gelegt. Es findet hier auch der „Code Freeze“ statt, d. h. es werden keine Erweiterungen bzw. Änderungen durch Entwicklungen und Updates mehr eingespielt. Erst knapp vor dem Echtbetrieb werden jene Datenmengen nachimportiert, die zwischen dem Zeitraum des letzten Imports und dem nun anstehenden Echtbetrieb in den Vorsystemen entstanden sind. Dieser Prozess ist bereits seit der Konzepterstellungsphase klar festgelegt, da er im Zuge der Analyse der Datenmengen eruiert wurde.

Im Anschluss erfolgt der Echtbetrieb des Systems, wobei das BMD Projektteam zu vorab definierten Zeiten unterstützend zur Seite steht. Darüber hinaus werden auch To-Do-Listen erstellt, die auf beiden Seiten synchron bearbeitbar sind.

Projektabschluss & Nachbetreuung

Zuletzt erfolgen der Projektabnahme-Workshop und die Übergabe an die Linienorganisation des BMD Supports. Im Wartungsvertrag können auch Reaktionszeiten und andere Sonderregelungen festgelegt werden. Für Kunden mit Team- oder Gold-Wartungsvertrag steht ein spezielles Supportteam bereit, das nicht nur mit allen Besonderheiten der spezifischen Kundenlösung, sondern auch mit den relevanten Abläufen bekannt ist.

Eventuelle Restaufgaben – wie z. B. die Unterstützung beim ersten Monats- bzw. Jahresabschluss – werden im Zuge der Nachprojektphase abgearbeitet. Auch die Dokumentation wird dabei finalisiert. Sollten weitere Anforderungen an die BMD Software existieren, die eine gewisse Größe überschreiten, kann ein Folgeprojekt initiiert werden.

Das BMD Projektmanagement in der Praxis

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