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FAQ: Lohnverrechnung

Was ist ein Datenbestand?
Das Vorhandensein eines Datenbestandes ist die Grundvoraussetzung für die Durchführung der Lohnverrechnung. Er enthält alle globalen Daten wie Lohnarten, Tarifgruppen, Kollektivverträge usw., die für die Durchführung der monatlichen Abrechnung notwendig sind. Der Datenbestand ist im Programm „Lohn-Basiseinstellungen“ hinterlegt.

 

Wo können das Lohnjahr, der Abrechnungsmonat und der Firmenvorschlag definiert werden?
[Lohn] → [Stammdaten] → [Lohn-Basiseinstellungen]

 

Wie komme ich im Lohnprogramm zum Ausdruck von Stammblättern?
[Lohn] → [Auswertungen] → [Stammblätter]
Hier können Sie ein Firmenstammblatt, Mitarbeiterstammblatt oder auch ein Lohnartenstammblatt ausdrucken.

 

Es kann kein Lohnmitarbeiter neu angelegt oder gelöscht werden. Die Berechtigungen für diese Funktionen sind jedoch vorhanden. Woran kann das liegen?
Kontrollieren Sie die Combobox rechts oben im Programm „Lohnmitarbeiter“. Für die Neuanlage eines Lohnmitarbeiters müssen die Combobox-Ausprägungen „Relevante Mitarbeiter“ bzw. „Relevante Mitarbeiter kompakt“ eingestellt sein. In allen anderen Einstellungen funktioniert eine Neuanlage nicht. 

 

 

Was ist zu tun, wenn die SV-Nummer eines neuen Mitarbeiters nicht bekannt ist?
Ist die SV-Nummer zur Anmeldung eines neuen Lohnmitarbeiters noch nicht bekannt, dann ist das Feld „Versicherungsnummer“ leer zu lassen. Erfassen Sie lediglich das Geburtsdatum. 
Wird für einen Lohnmitarbeiter eine Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung erstellt, bei der keine Versichertennummer hinterlegt ist, dann wird automatisch auch eine Meldung der Art "VSNR Anforderung" (Versicherungsnummernanforderung) erstellt. Auf der Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung ist das Geburtsdatum zwingend anzugeben und wird aus dem Lohnmitarbeiterstamm befüllt. Die Referenznummer der VSNR Anforderung wird in der Versichertenmeldung reduziert - Anmeldung eingetragen. Durch die VSNR Anforderung wird ein Clearingfall ausgelöst, den Sie im Programm „ELDA Clearing“ abrufen und einsehen können. Hier wird Ihnen die (neue) SV-Nummer des Mitarbeiters via Clearing-Meldung mitgeteilt.

 

Warum kann ich die Pendlerpauschale nicht herauslöschen?
Zur korrekten Abrechnung der Pendlerpauschale und des Pendlereuros stehen fünf Felder im Lohnmitarbeiterstamm zur Verfügung, wobei in den meisten Fällen vier benötigt werden. Diese lauten:


Aufgerollt werden kann die Pendlerpauschale wie jede andere Stammdatenaufrollung über die Bruttoerfassung, Funktion „Stamm“. Ist, wie im nachfolgenden Bild, ein Feld rosa umrandet (im untenstehenden Bild Feld Aliq. Pendlerpauschale), dann ist dieses Feld gesperrt. Es kann nicht mit F6 bearbeitet werden. 

 


Grund für die Sperre ist, dass in der Bruttoerfassung die Lohnart 7499 „INFO Pendlertage“ eingegeben oder importiert worden ist. Diese Lohnart wird häufig von der Zeiterfassung in den Lohn übergeleitet bzw. importiert, sodass die Aliquotierung der Pendlerpauschale (Drittelregelung) vom verwendeten Schicht-/Dienstplan bzw. Wochenmodell abhängig ist und somit speziell bei wechselnden Diensten nicht manuell erfasst werden muss.

Löscht man einfach die Lohnart 7499 aus der Bruttoerfassung, können die Felder wie gewünscht manuell aufgerollt werden. 


 

Was bedeutet der Abrechnungsstatus?
Der Abrechnungsstatus zeigt den Zustand, in dem sich die Abrechnung des jeweiligen Mitarbeiters momentan befindet. Dabei steht jedes Zeichen für einen Monat und zwar von Jänner bis Dezember. Quartale sind übersichtlich durch einen senkrechten Strich | gekennzeichnet. Folgende Kennzeichen werden für den Abrechnungsstatus verwendet:

 

.     Es wurde noch keine Erfassung durchgeführt.
0    Der Mitarbeiter wurde in der Bruttoerfassung angesprochen, es wurden Bezüge erfasst bzw. aktiviert oder Stammdatenänderungen vorgenommen.
L    Das Programm „Abrechnung durchführen“ wurde bereits gestartet.
A    Es wurde eine Stammdaten-od. Lohnartenaufrollung getätigt.
F    Der Mitarbeiter wurde im jeweiligen Monat bereits endverspeichert.
M    Die Mitarbeiterin befindet sich in Mutterschutz (Monat ist endverspeichert).
K    Der Mitarbeiter befindet sich in Karenz (Monat ist endverspeichert).
P    Der Mitarbeiter leistet Präsenzdienst (Monat ist endverspeichert).
D    Diverse Ruhezeiten (Monat ist endverspeichert).
U    Unbezahlter Urlaub länger als ein Monat (Monat ist endverspeichert).

 

Ich erhalte bei Einstieg in die Bruttoerfassung eine Meldung, dass bei diversen Kollektivverträgen die Referenzlohnart fehlt. Was ist zu tun?
Erhält man beim Einstieg in die Bruttoerfassung die Meldung, dass die Referenzlohnarten bei den Kollektivverträgen fehlen, so muss wie folgt vorgegangen werden.
In diesem Beispiel ist bei der Hinweismeldung ersichtlich, dass bei den Kollektivverträgen 1, 2 und 9999 keine Referenzlohnarten hinterlegt sind und somit definiert werden müssen:
 

 

Steigen Sie unter [Lohn] → [Stammdaten] → [Kollektivverträge] ein. Wählen Sie den ersten, auf der Hinweismeldung erschienenen, Kollektivvertrag aus und stellen Sie sich auf den Reiter „L/G-Tabelle“. In diesem Reiter finden Sie die Felder „Referenzlohnart“ und „Referenzlohnart für Lehrlinge“. Diese beiden Felder müssen mit den entsprechenden Lohnarten befüllt werden. 

 

 

Die Referenzlohnarten-Felder müssen bei allen Kollektivverträgen definiert werden, welche auf der Hinweismeldung aus der Bruttoerfassung aufgeschienen sind. 
Information zur Referenzlohnart: Damit bei der Neuanlage eines Mitarbeiters und bei KV-Vorrückungen der KV-Lohn bzw. das KV-Gehalt automatisch in den Fixwertspeicher des Mitarbeiters gestellt werden kann, muss in diesen Feldern die entsprechende Lohnart hinterlegt werden (z. B. Monatslohn oder Gehalt beziehungsweise Lehrlingsentschädigung).

 

Wie kann ich Lohnarten vor Änderungen in der Bruttoerfassung schützen?
Wird eine vom Programm errechnete Lohnart (z. B. Urlaubszuschuss, Überstunden, ...) mit einem anderen Wert überschrieben, dann gilt grundsätzlich der manuell abgeänderte Wert. Er gilt jedoch nur, solange in der Bruttoerfassung keine Änderungen mehr vorgenommen werden, d. h. keine Lohnarten neu erfasst, geändert oder durchbestätigt werden und keine Stammänderung durchgeführt wird. Ist das der Fall, stellt das Programm die Lohnart auf den ursprünglich errechneten Wert zurück. 


Um dies zu vermeiden, haben Sie die Möglichkeit, den von Ihnen manuell erfassten Wert zu fixieren bzw. zu schützen und eine automatische Rückstellung der Lohnart auf den errechneten Wert zu verhindern. Hierfür stehen im Kontextmenü zwei unterschiedliche Funktionen zur Verfügung: 

Vor Neuberechnung schützen
Wollen Sie eine manuell geänderte Lohnart vor automatischen Änderungen, die aufgrund einer Neuberechnung ausgelöst werden, schützen, können Sie den Wert über die Funktion "Vor Neuberechnung schützen" fixieren. Die Lohnart wird in der Spalte "Kennzeichen" mit einem Schloss markiert. 
Wird jetzt eine Neuberechnung ausgelöst (z. B. aufgrund einer Stammdatenänderung (Monatsteiler und Überstundenteiler ändern sich) oder einer Änderung des Grundbezugs (Gehaltserhöhung), bleibt der überschriebene Wert (in diesem Beispiel der Überstundensatz) bestehen. 

 

Hinweis: Diese Funktion schützt nicht vor manuellen Änderungen (F6 - Bearbeiten) oder Änderungen durch Import. Diese können weiterhin jederzeit vorgenommen werden. 

 

Vor Änderungen schützen
Wenn Sie die Funktion "Vor Änderungen schützen" wählen, die Kennzeichnung erfolgt durch einen Schlüssel mit rotem X, ist die Lohnart nicht nur vor Neuberechnung geschützt, sondern auch vor jedem anderen Änderungsversuch. Das bedeutet, die Lohnart kann weder mit F6 bearbeitet noch über Importpufferwerte, Termin-Lohnarten oder einen CSV-Import geändert werden. Der Schutz ist allumfassend und kann nur über die Funktion "Schutz aufheben" zurückgestellt werden.

 

 

Wo wird ein Alleinverdienerabsetzbetrag oder ein Familienbonus Plus hinterlegt?
Im Lohnmitarbeiterstamm werden alle abrechnungsrelevanten Personaldaten eingegeben. Unter [Lohn] → [Stammdaten] → [Lohnmitarbeiter] können Sie beim gewünschten Dienstnehmer mit F6 Bearbeiten einsteigen und am Reiter „Finanzamt“ die Felder für Fabo+ und Alleinverdiener befüllen.

 

Wie kann ich Überstunden einfach und schnell in der Bruttoerfassung erfassen?
Für die Abrechnung von Überstunden verwenden Sie am besten unsere Standard-Lohnartenschablone „2999 Überstundenschablone“. In dieser Eingabehilfe ist nur die Menge der Überstundenzuschläge einzutragen. Die Aufspaltung in lohnsteuerfreie und lohnsteuerpflichtige Überstunden ermittelt das Programm selbstständig.

 

Wo kann man die Nettoberechnung am besten nachvollziehen?
Direkt in der Bruttoerfassung können Sie über die Netto-Vorschau alle Schritte vom Brutto bis zum Auszahlungsbetrag und Lohnnebenkosten detailliert kontrollieren. Weiters können Sie im Programm „Abrechnung ansehen“ die diversen Bemessungsgrundlagen, Be- und Abzüge pro Monat auswerten.

 

Mit welchem Programmpunkt werden die monatlichen Auswertungen kumuliert gedruckt?
Unter dem Knoten Abrechnung finden Sie „Auswertungsstapel durchführen (Stap2)“. Standardmäßig werden hier das Auszahlungsjournal, der Buchungsbeleg, die Hinweisliste und noch einige weitere Monatsauswertungen gedruckt.

 

Am Buchungsbeleg wird auf ein FIBU-Konto gebucht. Wie kann ich herausfinden, von welchem Mitarbeiter und welcher Lohnart die Beträge stammen?
Starten Sie das Programm „Buchungsbeleg drucken“ mit den Einstellungen „Lohnartenjournal drucken“ „Ja, sortiert nach Kontonummer“ und Verbuchung je Mitarbeiter „Ja“.
Vor dem Buchungsbeleg wird nun das Lohnartenjournal angedruckt. Auf diesem können Sie nach dem entsprechenden FIBU-Konto suchen. In eigenen Spalten sind die Mitarbeiternummer sowie Dienstverhältnisnummer und Name des Mitarbeiters angegeben, sodass eine Zuordnung zur Lohnart und einem Mitarbeiter erfolgen kann. 

 

Können die erstellten mBGMs ausgedruckt werden?
Ja, für den Listendruck steht das Programm „mBGM drucken“ zur Verfügung. Sie finden es unter [Lohn] → [Auswertungen] → [Monatsauswertungen] → [mBGM] drucken. 

 

Wie erfasse ich einen Austritt?
Wird das Dienstverhältnis beendet, muss die Funktion „Austritt“ im Lohnmitarbeiterstamm oder in der Bruttoerfassung erfasst werden. Diese Funktion hat den Vorteil, dass automatisch die LST-/SV-/BV- und Kalendertage gekürzt und alle Fixbezüge neu berechnet werden. Weiters kann man gleich die offenen Urlaubstage für die Urlaubsersatzleistung ergänzen und eine ÖGK-Abmeldung anstoßen.

 

Wo findet man alle Jahresauswertungen gesammelt?
Unter dem Knoten „Jahresende“ findet man alle Auswertungen, welche am Jahresende gemacht werden müssen. Sie können einzeln die jeweiligen Programme starten oder über den Programmpunkt „Jahresendestapel durchführen“ alle Jahresauswertungen auf Knopfdruck durchführen.

 

Wo findet man die Lohnkonten?
Das Programm „Mitarbeiter-Lohnkonto drucken“ finden Sie unter den Auswertungen bei Austritt oder im Knoten „Jahresende“. Dort finden Sie auch „Firmen-Lohnkonto drucken“.. Natürlich können diese Programme auch über den Programmaufruf links unten gesucht werden.

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