Irodai nyilvántartás és ügyfélmonitoring

Irodai szervezés

A BMD Business Software használata tökéletes az irodai szervezésben, mivel az irodai szervezés biztosítja, hogy Ön, mint adótanácsadó a lehető legszakszerűbben járjon el. Az egyik fő feladat az, hogy elkerüljük az ügyfelekkel kapcsolatos hibákat.

Törzsadatok, központi funkciók

Az ügyfelek, munkatársak és egyéb kapcsolattartók összes adatának kezelése bármilyen címmel, telefonszámmal, e-mail címmel
Az ügyfél kapcsolattartóinak kezelése, személyes adatok gyűjtése szerep-azonosítón keresztül
Ügyfelenként vagy tevékenységi területenként felelős munkatársak kezelése változó beállításokkal (felelős könyvelő, ki végzi el a könyvelést).
Az intézmények nyilvántartása (adóhivatalok, önkormányzatok, regionális egészségbiztosítási pénztárak és társadalombiztosítási intézmények,…)
Listagenerátor számos szűrővel, rendezési és összehasonlítási lehetőséggel, beleértve az exportálást és a kinyomtatást minden képernyőnézetből. Változó, felhasználó által beállítható meződefiníciók
Cím-etikettek nyomtatása egyedileg beállítható címkével és szűrési lehetőséggel
Ügyfélcsoportok adminisztrációja, címzettlisták a közös kiértékelésekhez és körlevelekhez
Törzsadatfrissítés a főkönyvi könyveléshez, belső teljesítményelszámoláshoz
Számos engedélyezési opció, amely korlátozza a rendszerbeállítások módosítását, az érzékeny adatok megtekintését vagy elérését, a teljes adatmennyiségek (archívumok, cégek, adatkategóriák) szerkesztését egy felhatalmazott felhasználói csoporthoz.

Időpontok

Az időpont-nyilvántartásban Önnek lehetősége van az időpontok rögzítésére és ellenőrzésére:

Munkatársak szerint
Munkatárs-csoportok szerint
Vevők/szállítók szerint
Intézmények szerint, stb.

A BMD időpont-nyilvántartás előnyei

Önnek lehetősége van időpontok megosztására vagy delegálására a munkatársak között. Erőforrásokat lehet hozzárendelni az adott időpontokhoz, például a megfelelő tárgyalótermet egy találkozóhoz, céges autót a találkozóra történő utazáshoz. Az időpontok szinkronizálása okostelefonokkal mindkét irányban lehetséges – az időpontot az okostelefon szinkronizálja a rendszerben, vagy szinkronizálással az időpont a rendszerről megérkezik az okostelefonra. A találkozóhoz szükséges dokumentumot bármikor megnyithatja, például az értékesítésre vonatkozó ajánlatot, stb. A BMD szoftver teljes integrálásának köszönhetően az időpontok továbbíthatók a teljesítményrögzítésbe is.

Koordinálja a munkatársak időpontjait a praktikus időbeosztás funkcióval. Használja ezt a szabadságok tervezéséhez vagy a megrendelések ütemezéséhez. Alakítsa ki a szabadág-tervet az időpont-nyilvántartással, az engedélyezést intézze el digitálisan és mindenki tökéletes áttekintést kap!

Feladatok

A feladatnyilvántartás magában foglalja az összes rögzített feladatot. A munka elosztása a felelős munkatársnak történik. A feladatok így nyomon követhetők. Ezen kívül a feladatok egyszerűen áttekinthetők az ügyfélhez és munkatárshoz történő hozzárendelések által. A feladat-nyilvántartás tartalmazza az összes rögzített feladatot, melyek a felelős munkatárshoz lettek hozzárendelve.

Feladat-workflow segítségével azonnal felismerhető, hogy a feladat éppen milyen státuszban van. Így átláthatóvá válik, melyik feladat van már elintézve és melyikkel van még teendő.

Telefonprotokoll

Ön kényelmesen rögzítheti az összes kimenő és bejövő telefonhívást. A beszélgetőpartner és a tartalom mindig nyomon követhető a kapcsolati naplóban. A telefonprotokollok automatikusan importálhatók a teljesítményrögzítésbe. Az integrált Call Interface segítségével rendelkezésére áll az automatikus hívó fél felismerő. Így az ügyféllel kapcsolatos összes adat elérhető és Ön élvezheti az ehhez kapcsolódó információs előnyöket.

Postanyilvántartás

Bejövő és kimenő posta kezelése automatikus határidő-létrehozással (ha szükséges) és ügyfélspecifikus projektmenedzsment, amely összekapcsolja az összes időpontot, valamint a bejövő és kimenő postát.
Az e-mailek rögzítésekor minden szükséges adat, mint például ügyfél, üzlettárs, levél dátuma, tárgy stb. rögzíthető.
Teljes integráció a BMD dokumentum-nyilvántartásával, az elektronikus archívummal illetve az Ön szkennerével.
A határidők (adóbevallások, kifizetések ) automatikus létrehozása, a feladatok és elektronikus dokumentumok automatikus felosztása a felelős ügyintéző (k) számára
Tömeges levelezőeszközök, amelyek az Ön számára lehetővé teszik, hogy néhány egyszerű lépésben feldolgozza ugyanazokat a leveleket (körlevél).

Határidők

A határidő-nyilvántartás megkönnyíti a postai nyilvántartással kapcsolatos adminisztrációt. A bejövő és kimenő postai küldeményekhez határidőket lehet beállítani. Ezáltal biztosított a fontos határidők ( mérlegkészítés , adóbevallások leadási határideje, jelentések stb.) betartása.
Határidők megtekintése és keresése az alkalmazottak, a határidők típusa és az ügyfél szerint
Az időpontok elintézése és átadása más alkalmazottaknak, a folyamat nyomon követése ( ki mikor mit csinált)
A határidők a beérkező postánál vannak rögzítve és a kimenő postával lesznek elintézve
Bizonyos határidők a kimenő leveleknél egy kvóta elintézését is előidézik!
Az emlékeztető funkciók időben értesítik az ügyintézőt e-mail-ben vagy SMS-ben és megakadályozzák a fontos határidők figyelmen kívül hagyását
Heti rendszerességgel teljeskörű, automatikus határidő-áttekintés küldése a szerverről minden munkatársnak!

Határidő-hosszabbítás és kvóták

Tervezés, gyártás, leadási terv és átadás dátumának rögzítése
Határidő-hosszabbítás rögzítése
Képernyős kimutatás adónemenként az aktuális kvóták statisztikájáról és figyelmeztetés a lemaradásról
Kvótalista különböző szűrési kritériumokkal
Határidő-hosszabbítási lista leadási dátummal vagy anélkül és szűrési lehetőség munkatársak szerint

Ügyfélakta

Az ügyfélaktát szervezeti eszközként használják az adótanácsadók és könyvelőirodák. Navigátorként működik az adózási szempontból releváns programfunkciók között egy cégre és egy évre vonatkozóan. Minden program, dokumentum, adat és információ a kiválasztott ügyfélre vonatkozóan jelenik meg az ügyfélaktában. Egyszerre több fájl is megnyitható, és megtartja az áttekintést. Így a BMD programok kiválóan alkalmazkodnak a könyvelőirodák munkavégzéséhez.

Rendszeres akták

Az ügyfélakta regiszterekre oszlik. A rendszeres akta tartalmazza az összes olyan programot, funkciót és adatot, mint a CRM, archívum, teljesítmény elszámolás.

Éves akták

Az éves aktában az egyes pénzügyi évekre vonatkozó programok, funkciók és adatok minden egyes évre külön-külön jelennek meg az ügyfél számára. Ha bizonyos adatok egy évre nem állnak rendelkezésre, akkor ez a programterület sem lesz felajánlva.

Ügyfélmonitoring

Az ügyfélmonitoring AZ értékelési eszköz a feladat állapotának áttekintéséhez és az alábbi kérdések megválaszolásához:

Melyik könyvelés készült már el?
Az összes díj maradéktalanul elszámolásra került?
Mikor, melyik munkafolyamat készült el?

Feladat státuszának követése

Az ügyfélmonitoring egy kiváló eszköz, amellyel nyomon követhetjük a könyvelőirodák ügyfelekkel kapcsolatos feladatainak állapotát.
Az eszközt az egyes ügyintézők, a felelős csoportvezetők, ügyvezető stb. kezelhetik akár egy központi helyről az összes ügyfél számára.

Előnyök

A kézzel vezetett lista a múlté, mert az ügyfelek felügyeletének előnyei nyilvánvalók: egy alkalmazott megbetegedése esetén a felelős vezetők azonnal tudják, hol kell beavatkozni. A munka előrehaladását többé nem kell kézzel beírni a különböző listákba, hanem az egyes programok automatikusan jeleznek az ügyfélmonitoringban és a listák ott könnyen lekérhetők.

Egyszerű vagy részletes információk: végrehajtás mezőválasztással

Hogy egyszerű vagy részletes? A paletta igen széles, a nagyon egyszerűtől (havi elszámolás igen /nem) a részletes információkig terjed (mikor volt a munkafolyamat befejezése). A mezőválasztás segítségével beállíthatja a cég megfelelő mezőit, majd megjelenítheti azokat havi ismétlődő oszlopokban.

Az NTCS főkönyvi információin kívül az ügyfélmonitoring az NTCS teljesítmény elszámolás számlázási állapotát is tartalmazza.

A program teljes mértékben beilleszkedik a tervezésbe (személyi erőforrás tervezés az adótanácsadók számára) és elérhető az irodai nyilvántartásból, tervezésből és könyvelésből. A licencelés ezeken a csomagokon is automatikusan fut. Az ügyfélmonitoring nagyon könnyen kezelhető és további képzés nélkül is használható.