BMD DMS – dokumentumkezelés és archívum

A bejövő postától a papír nélküli könyvelésig, az összes fontos információ azonnali elérésével a BMD dokumentum nyilvántartó rendszere optimális megoldás jelent az Ön számára, ha nyilvántartását modernizálni szeretné vagy az iratszekrényeiben már nincs több hely. Használja a BMD Archív rendszerét beérkező és kimenő dokumentumai nyilvántartására, amelyeket gyorsan megtalálhat, rendezhet és akár magával is vihet.

Archiválás

Sikeres és modern vállalkozások csak akkor tudnak hatékonyan működni, ha az információk megőrzése, tárolása és elérése gyorsan, megbízhatóan és biztonságosan történik. A BMD szoftverrel ez biztosított.

Teljesen automatizált archiválás a BMD alkalmazásokból

Az egyes BMD modulokban létrehozott dokumentumokat (számlák, szállítólevelek, felszólítások...) automatikusan archiválhatja.

Office-dokumentumok archiválása

A Microsoft Office Add In-ek segítségével az archiválás kényelmes és egyszerű. Az NTCS telepítése során ez a lehetőség az Excel, Word és Powerpoint alkalmazásokban automatikusan telepítésre kerül. Az Outlook-ban az archív oszlopban az „OK” jel jelzi, hogy az adott e-mail archiválásra került.

E-mail archiválás

Az e-mail folyamatok és e-mail kommunikációs adatok egyre összetettebbé válnak. A követelmények, amelyeket egyik oldalról a törvény, másik oldalról a vállalkozások és magányszemélyek várnak el az archiválással kapcsolatban, ennek megfelelően szintén egyre komplexebbek. A hangsúly az e-mailek hosszú távú, változatlan és biztonságos nyilvántartására irányul, és erre a célra különböző archiválási lehetőségek állnak rendelkezésünkre. A bejövő és kimenő e-maileket manuálisan vagy automatikusan is archiválhatja, hozzárendelheti ügyfelekhez, munkatársakhoz és a jogosultsági rendszer segítségével korlátozhatja a hozzáférhetőségüket is.

Különösen praktikus az adatátvitel a többszintű, szabadon alakítható workflow-k révén. Így egy feladatot vagy határidőt nem csak egy felelős munkatárs kapat meg, hanem tetszőleges számú érintettnek van lehetősége az elektronikus engedélyezésre.

BMDSCAN és postakönyv

A BMD-be integrált, OCR- és QR-felismerővel illetve XMl-interfésszel rendelkező szkennelési felület a következő lehetőségeket nyújtja Önnek:

közvetlen szkennelés
grafikai optimalizálás
dokumentumok összefűzése és felosztása
automatikus tagelés és archiválás a BMD DMS-rendszerében illetve a postakönyvben.

Az emlékeztető funkció segítségével biztosított, hogy a dokumentumok módosítása ne merüljön feledésbe.

Négy szem elv

Szervezze meg a bejövő dokumentumok feldolgozási folyamatát workflow segítségével. A különböző dokumentumok – szerződések, határozatok, levelek – szkennelést követően az illetékes munkatárshoz kerülnek a vállalat meghatározott belső munkafolyamatai szerint. A workflow-val a bizalmas dokumentumokat a négy szem elve szerinti ellenőrzésnek vethetik alá, a felelős személyek jóváhagyásával. Végül a dokumentumok az az ügyfeleik számára is elérhetővé tehetik a BMD COM ügyfélportálon keresztül. Emellett bármikor betekintést nyerhet abba, hogy az adott dokumentummal kapcsolatban ki, mikor, milyen funkciót, feladatot hajtott végre.

Jogosultságok

A jogosultságok határozzák meg, hogy mely adatokat láthatja illetve melyik funkciókat használhatja. Jogosultság állítható be az archívumokhoz, a vevőkhöz/szállítókhoz, a kategóriákhoz és az egyes funkciókra is (pl. dokumentumok törlése). Ezen felül bizonyos adatmezőkhöz is beállítható írási és olvasási jog.

Keresés és szűrés

A fő rendezési elemek a vevők, szállítók, munkatársak és projektek. Minden dokumentumot főkategória, kategória, alkategória, kulcsszó és tartalom megadásával lehet menteni és visszakeresni. A teljes szövegre történő keresést az OCR-funkció is segíti, így a képfájlok (TIF, PDF..) is kiértékelhetők. Számos további kritérium, mint pl.: a bizonylatszám, tárgy, dátum…. megadása segítheti a dokumentumok minél gyorsabb megtalálását.

Forrásadatok megnyitása

A BMD más programpontjaiból archivált dokumentumok esetében közvetlenül elérheti az adott dokumentum alapadatait. Pl: archivált számlák esetén egy kattintással elérheti a vevői megrendelés adatait.

Küldés

A BMD archívumból az összes dokumentumot ki lehet nyomtatni és e-mail mellékleteként el lehet küldeni; akár jelszóval védett PDF fájlként is.

Dokumentumok exportálása és importálása

Ezzel a funkcióval a vevők/szállítók dokumentumait egyszerűen és gyorsan exportálhatja és importálhatja.

További lehetőségek

A fő archivum mellett létrehozhat egyéb irodalomjegyzékeket, tudásbázist stb. Tetszés szerint aktiválhatja a verzionálási funkciót is, aminek köszönhetően minden egyes módosítás nyomon követhető lesz a dokumentumokon.