BMD DMS – elektronikus irat- és dokumentumkezelő

Archiválás

Archiválja a bejövő- és kimenő dokumentumait a BMD DMS-rendszerével, ha szeretné azokat gyorsan rendszerezni, visszakeresni vagy akár magával vinni. A sikeres és modern vállalkozások, intézmények működéséhez elengedhetetlen, hogy az adatok tárolása, elérése és továbbítása gyorsan, megbízhatóan és biztonságosan történjen. Ezt nyújtja a BMD elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszere. 

Teljesen automatikus archiválás a BMD-alkalmazásokból

A BMD-ben előállított dokumentumok (számlák, ajánlatok, felszólítások...) automatikusan archiválhatóak, és a program automatikusan ellátja ezeket kulcsszavakkal illetve metaadatokkal.  A dokumentumból kiindulva bármikor visszaléphet azokhoz az adatokhoz, melyekből az létrejött pl.: kimenő számla esetén a számlázási felülethez.  

Archiválás Office-dokumentumokból

A fő alkalmazási terület az Outlook. Kényelmesen archiválhat a Microsoft Office bővítményekkel, melyek az NTCS telepítésével automatikusan átvételre kerülnek az Excel-be, Word-be, Outlook-ba vagy Powerpoint-ba. Az Outlook-ban az archivált e-maileket könnyen felismerheti az archív-oszlopban található "OK" jel alapján.

E-Mail archiválás

Az email-folyamatok és az email-kommunikációs adatok egyre összetettebbé válnak. A jog, a vállalatok és a magánszemélyek részéről az archiválásra támasztott követelmények lépést tartanak ezzel a komplexitással. Azonban a középpontban továbbra is az elektronikus üzenetek hosszú távú, változatlan és biztonságos tárolása áll.

BMDSCAN

A teljesen az NTCS programkörnyezetbe integrált, OCR-, QR-Code felismeréssel és XML-adatátvétellel rendelkező szkenner-alkalmazás az alábbi funkciókat teszi lehetővé az Ön számára
•    a program felütéről történő szkennelés
•    grafikai optimalizálás
•    dokumentumok összefűzése és felosztása
•    automatikus kulcsszó hozzárendelések és archiválás a BMD DMS-rendszerébe.
Az emlékeztető funkciók segítségével nem merül feledésbe az egyes dokumentumok feldolgozása.
A dokumentumokat más Windows-alkalmazásokból egyszerűen, a  Drag&drop funkció segítségével átemelhetjük a dokumentumkezelő rendszerbe vagy visszamásolhatjuk onnan. 

Négy szem elv: BMD dokumentum-workflow

Szervezze meg a bejövő dokumentumok feldolgozási folyamatát workflow segítségével. A különböző dokumentumok – szerződések, határozatok, levelek – szkennelést követően az illetékes munkatárshoz kerülnek a vállalat meghatározott belső munkafolyamatai szerint. A workflow-val a bizalmas dokumentumokat a négy szem elve szerinti ellenőrzésnek vethetik alá, a felelős személyek jóváhagyásával. Végül a dokumentumok az az ügyfeleik számára is elérhetővé tehetik a BMD COM ügyfélportálon keresztül. Emellett bármikor betekintést nyerhet abba, hogy az adott dokumentummal kapcsolatban ki, mikor, milyen funkciót, feladatot hajtott végre.

Jogosultságok

A jogosultságok segítségével meghatározhatja, hogy ki rendelkezhet írási- és olvasási joggal az egyes dokumentumokat illetően. A verzionálás funkció gondoskodik a módosítási előzmények nyilvántartásáról. A jogosultságok szabályozzák, hogy hozzáférhet-e egy dokumentumhoz vagy sem, illetve milyen funkciók megengedettek vagy tiltottak. Kioszthat jogosultságokat teljes dokumentum-állományokra, vevőkre/szállítókra és kategóriákra vagy akár egyedi funkciókra (dokumentumok törlése). Az olvasási- vagy írási jogokat akár törzsadatmezők szintjén is meghatározhatja.